Usted puede entender mucho sobre el mantenimiento de una organización con solo observar cómo compra y utiliza partes de repuesto en su maquinaria. Las organizaciones reactivas parecen solo tener tiempo para mantener la maquinaria “funcionando”, pero no tienen tiempo para comprar repuestos a las mejores tarifas. Por el contrario, estas organizaciones mandan las mismas órdenes de compra no competitivas a los mismos proveedores de siempre y les pagan lo que sea que estos les cobren. Así mismo, sus áreas de recibo o descarga parecen talleres de servicio de grandes transportistas, llenas de envíos de emergencia. Los cálculos cíclicos son misteriosamente altos ya que los repuestos recibidos no siempre se incluyen en el inventario. De la misma manera, los cálculos cíclicos son misteriosamente bajos ya que no siempre se marca la salida de repuestos del inventario o los repuestos han sido robados.

Muchas de estas organizaciones tienen políticas sólidas de servicios de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO, por sus siglas en inglés). En estas políticas se hace énfasis en:

• negociar inicialmente los precios para un volumen elevado de repuestos;
• obtener múltiples cotizaciones para repuestos de alto costo;
• revisar frecuentemente los niveles del inventario para evitar la escasez y exceso de existencias disponibles; y
• marcar la entrada y salida de inventario para prevenir la disminución de cantidades disponibles.

Estas políticas incluyen flujos de trabajo que muestran información de transferencia entre los departamentos de mantenimiento, compras y contabilidad sin contratiempos. Todo funciona bien en papel, pero la realidad es mucho más compleja y desordenada.

Estas organizaciones tal vez tengan un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) o un sistema de gestión empresarial de activos (EAM, por sus siglas en inglés). Sin embargo, estos sistemas no siempre cierran los ciclos de compra MRO. Muchos de los usuarios de sistemas CMMS y EAM se ven forzados a usar procesos de compra manuales para superar estas limitaciones.

Si estas descripciones tienen algún parecido con lo que ocurre en su organización, entonces usted hace parte de la mayoría de organizaciones. Este grupo reúne organizaciones con procesos de compra MRO deficientes y sistemas que no soportan una gestión de compra de repuestos MRO con ciclo cerrado.

Los sistemas de gestión de compra de repuestos MRO con ciclo cerrado ofrecen múltiples beneficios como:

• reducir la escasez de partes, lo que resulta en el aumento del tiempo de funcionamiento además del incremento de activos y maquinaria confiables;
• restringir los envíos de emergencia, que se traduce en la reducción de costos de envío;
• disminuir los niveles de inventarios, lo que resulta en un menor costo de gastos por depreciación y utilización de capital circulante;
• reducir los precios de compra, que deriva en un menor gasto total en mantenimiento; y
• ahorrar tiempo y aumentar la información acertada de inventarios a través de la eliminación del tedioso trabajo manual.

Todo esto suena bien, ¿a quién no le gustaría conseguir esto? Sin embargo, ¿cómo puede usted llegar a obtener estos beneficios? El método para conseguir estos beneficios se divide en dos componentes esenciales: un sistema CMMS o EAM y un sistema de gestión de adquisiciones. Si está leyendo este artículo, usted tal vez ya tenga un sistema CMMS o EAM. Lo que ahora necesita es elegir un sistema de gestión de adquisiciones, con varias características claves, que le permita habilitar una gestión de compra de repuestos MRO con ciclo cerrado y al que pueda sacarle el mayor provecho.

Capacidad de integración

La capacidad de integración es la característica clave más importante en un sistema de gestión de adquisiciones. Este debe permitir una integración fácil a su sistema CMMS o EAM. Ambos sistemas deben poder trabajar juntos para poder conseguir los beneficios descritos en la sección anterior. Por tanto, busque un sistema de gestión de adquisiciones que tenga una interfaz bien definida de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés). En el mejor de los casos, este sistema debería tener un servicio API en línea para que la comunicación con su sistema CMMS o EAM se dé simultáneamente. Esto posibilita que exista una mejor gestión de inventario de repuestos, además de generar actualizaciones oportunas y precisas sobre su inventario a la mano. Pero ¿por qué debería importarle esto a usted? Pregúntese: ¿cada cuánto tiene que pedir el envío de un repuesto, con entrega al día siguiente, para asegurar que no se detenga la producción, ya que este repuesto estaba agotado en su almacén?; ¿tuvo que pagar tarifas extras para los envíos de aquellos repuestos?; ¿las tarifas de gastos de envío fueron desorbitantes?

Sin un sistema de gestión de compra de repuestos MRO con ciclo cerrado es fácil gastar la cantidad mínima establecida de repuestos a mano antes de ordenarlos de nuevo. La gente siempre está ocupada y, desafortunadamente, revisa los niveles de inventario con poca frecuencia. Los pedidos de partes requeridas se pierden en el limbo y no se envían a los proveedores. Para contrarrestar esta situación, la cantidad mínima establecida de repuestos a mano tiene que elevarse más allá de la fijada anteriormente o el personal de su compañía debe tener su propia reserva individual de repuestos para usar cuando estos escaseen. Sin embargo, este exceso de inventario aumenta los costos de repuestos, utiliza capital circulante de forma excesiva y aumenta los gastos por depreciación.

¿Alguna vez un miembro del personal de su organización ha enviado una orden de compra para un repuesto, pero ha olvidado actualizar la cantidad pedida en su sistema CMMS o EAM? Lo grave es que después venga otro miembro del personal, vea que la cantidad de ese repuesto está por debajo del mínimo establecido y que “nadie ha hecho un pedido”, por lo que decide hacer otro pedido.

¿Alguna vez un miembro del personal de su organización ha recibido un envío y ha decidido hacer la actualización del inventario en su sistema CMMS o EAM más tarde, pero al final se le olvidó hacerlo?; ¿o será que actualizar la información en el inventario es simplemente una tarea molesta, por lo que el personal de su organización prefiere no hacerlo?

Sin importar las razones que existan, si las compras y adquisiciones que su organización hace no se integran con su sistema CMMS o EAM, entonces gestionar el inventario de repuestos va a ser significativamente más complicado.

Averigüe por un sistema de gestión de adquisiciones que tenga capacidades de integración que realice las siguientes funciones:

• revisar automáticamente los niveles del inventario varias veces al día;
• notificar automáticamente al equipo de compras cuándo tiene que pedir repuestos nuevamente; y
• actualizar automáticamente la cantidad de repuestos pedidos y la cantidad de repuestos disponibles.

Aunque la capacidad de integración es la característica más importante de un sistema de gestión de adquisiciones, no es la única característica crítica necesaria. Usted necesita un sistema de gestión de adquisiciones que le ofrezca muchas más características.

Análisis proactivo de precios

Los mejores sistemas de gestión de adquisiciones le permiten obtener las partes más costosas y que necesita en menor cantidad, mercancía de alto volumen y todo lo demás ¡al mejor precio! Tal vez se presente el caso en que algunos de los repuestos solo pueden conseguirse a través de un proveedor específico. En ese caso, usted tiene que pagar lo que le pidan y no hay espacio para negociación de precios. Sin embargo, la gran mayoría de los repuestos que necesita puede conseguirlos a través de diferentes proveedores. Su sistema de gestión de adquisiciones debe ayudarle a mantener competitivos a esos proveedores. Esto se logra por medio del análisis de precios de cada repuesto incluido en cada cotización solicitada y cada una de las órdenes de compra realizadas.

Busque un sistema de gestión de adquisiciones que compare, de manera automática, los precios a los que recibió la última mercancía y los precios que pagó anteriormente por las mismas partes o partes similares. ¿Subieron los precios?; ¿cuál es la diferencia entre ellos?; ¿puede hacer algo su proveedor con respecto al aumento de precios o es algo que no puede controlar directamente? Averigüe por un sistema de gestión de adquisiciones que ponga toda la información de precios en un solo lugar, de manera cronológica, con el fin de establecer precios máximos con alertas automáticas que le ayuden a identificar oportunidades de ahorro.

Un punto clave a tener en cuenta: usted no debe ejecutar informes para obtener esta información, para luego compararla manual y cronológicamente con los precios que recibió en cotizaciones pasadas. ¿Tiene tiempo para hacer esto? ¡Claro que no! Además, usted no debe ponerse a buscar la información de precios. La información debe encontrarlo a usted cuando usted la necesite.

Poder comparar los precios de una cotización con los precios que ha pagado en el pasado es fantástico. Pero, en verdad, usted necesita más información.

Comparación intuitiva de cotizaciones

Si usted quiere obtener los mejores precios, entonces debe comparar varias posibilidades para encontrar las mejores ofertas. En teoría suena perfecto, ¿pero alguna vez ha intentado comparar cotizaciones de varios proveedores para realizar solo una compra? Es todo un desafío.

¿Imprime usted todas las cotizaciones y se sienta a comparar línea por línea con el fin de encontrar algún error?; ¿le cotizaron rodamientos abiertos cuando usted pidió rodamientos sellados?; ¿le mandaron el costo de solo un ítem cuando usted pidió siete?; ¿le cotizaron un “libre a bordo” (FOB, por sus siglas en inglés) de salida, pero usted pidió un “libre a bordo” de llegada?; ¿le incluyeron los impuestos sobre compra y los gastos de envío? Usted bien sabe que esos dos últimos siempre aparecen en la factura, incluso si no se los incluyeron en la cotización.

Pero tal vez usted prefiera seguir otra ruta. ¿Decide crear usted una hoja de cálculo personalizada para luego copiar y pegar o teclear manualmente la información de los productos y sus precios?; ¿está seguro de que las fórmulas de comparación están bien escritas?

¿Tiene tiempo para hacer esto? Muy seguramente no.

Por el contrario, busque un sistema de gestión de adquisición que automáticamente analice varias cotizaciones, para que pueda resaltar las discrepancias entre la solicitud de propuestas que solicitó (RFQ, por sus siglas en inglés) y las cotizaciones que recibió. Este sistema debe permitirle revisar las discrepancias tanto en los ítems requeridos como en la sección de términos y condiciones. La comparación debe ser visual para que usted pueda descubrir problemas potenciales de manera fácil y rápida.

Tiene que darle puntos bono a aquel sistema que le muestre un análisis y comparación de precios: un sistema que muestre la diferencia entre los costos más altos y más bajos para cada repuesto, tanto en porcentaje como en la moneda que usan en su país. Esto le dirá dónde puede usted negociar con sus proveedores.

Además, si usted ha negociado los precios de partes específicas con anticipación, su sistema de gestión de adquisiciones le alertará si los precios de su proveedor exceden los términos de precios que usted aceptó en un principio.

Análisis comparativo de precios

Comparar los precios de diferentes cotizaciones es estupendo; sin embargo, usted también debe realizar un análisis comparativo de precios entre otros proveedores. ¿Quién le ofrece los mejores precios?; ¿cómo va usted a saberlo?; ¿compara usted los precios de sus proveedores con los precios de las páginas web de compañías distribuidoras?; ¿cuántas pestañas de navegador tiene que abrir para buscar cada ítem que necesita? Es un trabajo tedioso y que consume mucho tiempo. Y hablando de tiempo, ¿dispone de tiempo para realizar esta tarea? La verdad, no.

Su sistema de gestión de adquisiciones debería hacer este análisis comparativo de cada ítem incluido en cada cotización que usted ha recibido. Así usted puede usar esta información para negociar un mejor precio, incluso si no ha comprado mercancía de dichas fuentes. De esta manera, usted podrá reducir, incluso de forma rotunda, los costos de partes.

Implementación rápida

Una vez usted encuentre un sistema de gestión de adquisiciones adecuado para sus necesidades y decida establecerlo, la puesta en marcha debe ser rápida y sin contratiempos. Debe hacerse así, en la medida de lo posible, para evitarle dolores de cabeza a su personal además de permitirles que se enfoquen en sus labores específicas. Usted no puede darse el lujo de esperar seis meses o un año para poner en marcha y empezar a utilizar este sistema. Con esto en mente, busque una solución de software como un Servicio (SaaS, por sus siglas en inglés). Si no lo hace de esta manera, tendrá entonces que comprar, gestionar y mantener hardware y software adicionales. Las soluciones SaaS facilitan la conexión en línea de múltiples locaciones rápidamente.

Las implementaciones no deben requerir un gran número de consultores, con sueldo elevado, para que hagan la importación de datos, su configuración personalizada y, finalmente, la integración a su sistema. Pero si elige irse por ese camino, verá como los gastos anticipados aumentarán dos o tres veces, incluso antes de que usted pueda usar el sistema por primera vez.

Socio de gestión de adquisiciones

Hasta el momento este artículo ha discutido la importancia de la funcionalidad de compra de una gestión MRO con ciclo cerrado y las características claves que debe tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de adquisiciones. Pero también vale la pena hablar sobre qué tipo de proveedor debe usted asociarse.

Las organizaciones de mantenimiento pueden ser dejadas para lo último cuando se comparan con las organizaciones de operaciones. Por lo general, las primeras funcionan con recursos bastante limitados. Algunos proveedores de gestión de adquisiciones requieren que usted contrate una implementación de software enorme, maneje una gran cantidad de personalizaciones y que usted modernice la forma en que trabaja dramáticamente.

¿Tiene tiempo para ponerse en estas? ¿Cierto que no?

Con esto en mente, busque un socio de gestión de adquisiciones que sea lo suficientemente ágil para realizar cambios, añadir funcionalidades, integrarse con otros sistemas, proveer el soporte y atención que usted necesita para instalar el sistema y, al final, ponerlo en marcha rápidamente. Usted querrá unirse a un socio que use una metodología dinámica de desarrollo de software. De lo contrario, usted tendrá que esperar meses, o incluso trimestres, para realizar cualquier cambio necesario en el sistema.

Estas características son bastante difíciles de encontrar en las grandes compañías de software. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) son notablemente grandes, inflexibles y costosos. Incluso las medianas empresas de software en expansión han perdido contacto con sus clientes.

¿Alguna vez ha llamado a un proveedor de software para preguntar por nuevas funcionalidades y le han dicho que van a agregar su pregunta a la lista de cosas que harán en algún momento?; ¿cuántas veces sus solicitudes han caído en oídos sordos?; ¿cuánto dinero y tiempo le ha costado la espera de respuestas? Si ha tenido la fortuna que alguien le ponga atención, ¿ha recibido exactamente lo que quiere? ¿A cuántos compromisos ha tenido que someterse debido a restricciones de arquitectura del software o que otros clientes han pedido algo similar pero no con la misma funcionalidad?; ¿cuándo podrá ver aquella funcionalidad en acción?; ¿después de un año?

Las grandes empresas de software, e incluso las medianas, que invierten un número indefinido de recursos para asegurar el éxito de sus clientes, no quieren hablar de su frágil legado de código de software ni de la burocracia y las muchas otras prioridades que se interponen entre usted y aquellos recursos. Busque a un socio que quiera colaborarle y que le permita a usted moldear la hoja de ruta de su producto.

Conclusión

Este artículo le ha mostrado algunas cosas que debe tener en cuenta cuando esté comparando opciones de gestión de compra de repuestos MRO con ciclo cerrado. Busque un sistema o socio que ofrezca:

• integrar su producto de forma rápida y sencilla con el sistema CMMS o EAM que su organización tiene;
• detectar de forma automática los repuestos que necesitan ser pedidos y envíe alertas al departamento de compras;
• actualizar la información de inventario automáticamente;
• generar información cronológica basada en datos y análisis comparativo de precios para que usted pueda negociar los mejores precios en todos los repuestos que necesita comprar; y
• ser un sistema o socio lo suficientemente ágil para hacer cambios, añadir funcionalidad y proveer el soporte y atención que su organización necesita.

Si usted puede implantar un sistema como este, usted podrá reducir los gastos de repuestos, gastos de depreciación y el uso de capital circulante de su organización, a la vez que maximiza su tiempo de funcionamiento.