Como desarrollar y poner en práctica un exitoso Programa de Formación en conocimientos Técnicos

30 January 2011

En muchas areas del país (EEUU) las empresas están compitiendo por personal con conocimientos técnicos en mantenimiento. Tammy Bodack del Charlotte's Central Piedmont Community College afirma que la tasa de paro total de la ciudad es menor del 2% y que la tasa de desempleo de la mano de obra cualificada es menor aún.

El conocimiento técnico del personal de mantenimiento está bastante por debajo de lo que la industria dice ser aceptable. Life Cycle Engineering ha evaluado el nivel de aptitud de miles de personas en mantenimiento en los Estados Unidos y Canadá encontrando que el 80% de la gente evaluada obtuvo menos de un 50% de lo que debería para tener los conocimientos técnicos básicos para llevar a cabo sus trabajos. El nivel de educación del personal de mantenimiento es también un problema. En algunas zonas de los Estados Unidos encontramos que hasta un 40% del personal de mantenimeinto de una planta posee menos de un “octavo curso”(Sistema Estadounidense NT). Tras calcular el índice FOG, encontramos que el nivel educativo del personal de mantenimiento debería ser de un duodécimo año y del personal de mantenimiento eléctrico de un decimocuarto año (a nivel de asociado, Sistema Estadounidenes NT ).

El Ministerio de Educación aportó fondos para una encuesta junto con la Oficina del Censo para determinar cómo afecta la formación a la productividad. Los resultados de la encuesta son los siguientes:

Si se incrementa el nivel educativo de un individuo un 10% se incrementa la productividad un 8.6%
Si se incrementan las horas de trabajo de un individuo un 10% se incrementa la productividad un 6.0%
Si se incrementa el capital social un 10% se incrementa la productividad un 3.2%.

Así pues, ¿cuál es la respuesta? Un programa de evaluación de conocimientos técnicos y de formación correctamente desarrollado y llevado a la práctica es la solución. La formación se debe enfocar a lograr resultados tan pronto como sea posible pero también a alcanzar los objetivos de la planta a largo plazo. No debemos aceptar otra cosa que no sea un programa que funcione. Una compañía y su personal deben comprometerse al ciento por ciento con un programa de formación en conocimientos técnicos para que éste tenga éxito. Las compañías con éxito en la formación en conocimientos técnicos tienen tanto compromisos económicos como paciencia por parte de sus cuadros directivos.

La formación en mantenimiento, desarrollada y puesta en práctica correctamente, puede ayudar a las compañías a ahorrar dinero, incrementar la calidad del producto y mejorar la moral de los empleados

Hay cierta preocupación de que un programa de formación en mantenimiento tenga éxito sólo desde una perspectiva de la formación y que de hecho no logre los cambios necesitados en la planta. Mejoras en los conocimientos técnicos que no se usan correctamente no tendrán como resultado cambio alguno. Una vez que a un individuo se le forma en una disciplina se le debe dotar del tiempo y las herramientas para llevar a cabo esta disciplina y debe rendir cuentas en sus acciones.

HECHOS SOBRE CONOCIMIENTOS TECNICOS DE MANTENIMIETO

Afrontemos los hechos sobre conocimientos técnicos de mantenimiento:

La mayoría de las compañías no tienen personal completamente cualificado.
No puedes despedir a todo aquel que es incompetente.
Contratar a personal cualificado es difícil.
La mayoría de los problemas repetitivos en los equipos les cuestan a las compañías miles de millones de dólares cada año como resutlado directo de deficiencias en conocimientos técnicos.
Una persona que se sienta competente es un mejor trabajador y se motiva más fácilmente.
A menudo al personal de mantenimiento se le sanciona por su falta de conocimientos y no por una falta de interés o compromiso.
La gente se frustra o está bajo tensión cuando no sabe la manera correcta de hacer una tarea concreta.
Las compañías se gastan millones de dólares al año en formación en mantenimiento sin importar los resultados obtenidos de ello o sin tener una manera de medir los resultados.

El desarrollo y puesta en práctica de un programa de formación en conocimientos técnicos en mantenimiento ha de ser parte de una estrategia bien desarrollada. En primer lugar debemos entender que cada planta tiene diferentes equipos, personal, clima social y niveles de conocimiento técnico. No debes asumir nada.

Ahora estamos preparados para comenzar a desarrollar un programa de formación con éxito. Estos son los pasos para lograr un programa de formación con éxito:

1. Se debe obtener el compromiso de la dirección de la planta, de producción y de mantenimiento. Se les debe hacer comprender que este proceso no da resultados inmediatos. También se les debe hacer comprender que han de contribuir al éxito del programa, así por ejemplo:

El director de planta: con el dinero gastado en el programa de formación (posiblemente en horas extra, costes de mano de obra, coste de formadores y coste de materiales).
El jefe de producción: con paradas más largas para reparar las máquinas correctamente.
El jefe de mantenimiento: intentando hacer encaje de bolillos con las paradas, organizando el trabajo y la formación con el personal.

También se les debe hacer entender las recompensas del programa:

Al director de planta: menores tiempos de parada, menores costes de mantenimiento y mayor moral del personal .
Al jefe de producción: mayor tiempo de funcionamiento y rendimiento de los equipos.
Al jefe de mantenimiento: menores paradas, menos pánico, menor tensión y mayor moral de los empleados.

Charles Black es el director de organización de desarrollo y formación de Georgia-Pacific Eastern Wood Products Group. El Señor Black es responsable de la incorporación de formación en más de cien plantas. Dice se debe identificar una necesidad del negocio antes de comenzar a desarrollar un porgrama de formación en ninguna instalación. Cuando el director de planta identifica en el negocio una necesidad de un programa de formación en mantenimiento entonces él se compromete con ese programa.

2. Establecer las líneas de base para hacer un seguimiento de si la formación está teniendo éxito o no. Una línea de base ha de proceder de una zona de la que se haya hecho un seguimiento durante al menos doce meses para que esté probada como un método de seguimiento de progreso válido. La línea de base que uses se ha de seguir en un gráfico y se debe explicar a todo el personal de mantenimiento. Normalmente no se ve un cambio durante al menos seis meses. Las diferentes líneas de base de zona que se pueden establecer son:

Horas extra de mantenimiento.
Coste de aprovisionamiento y piezas de mantenimeinto.
Tiempo de parada y tiempo de funcionamiento.
Seguimiento de las horas de mantenimiento preventivo, programado y correctivo.
Otros varios.

3. Llevar a cabo una evaluación de la educación. El nivel de educación de su personal de mantenimiento se debe determinar para asegurarse de que todos son al menos capaces de leer y entender el programa de formación.

Muchos directores de mantenimietno con los que he hablado han dicho no preocuparse por si alguien puede leer, escribir o hacer cálculos bien siempre y cuando puedan hacer su trabajo. Hoy en día debemos mirar más allá de que el personal haga bien su trabajo. Si alguien tiene un problema de educación y no ayudamos a esa persona a resolverlo, entonces están destinados a fracasar más adelante en la vida. Al cambiar la tecnología también lo harán las demandas de todos de leer, escribir y hacer cálculos matemáticos en un medioambiente de mantenimiento.

4. Calcular el índice FOG. Esta es una de varias maneras de determinar el nivel de lectura del material que una persona está leyendo para llevar a cabo su trabajo. Habitualmente esto implica tomar muestras del material de lectura en un trabajo específico e identificar el número de palabras polisílabas en una oración y la longitud de las oraciones. Se necesita esta información para identificar los requisitos educativos del trabajo de una persona de mantenimiento.

5. Llevar a cabo un análisis de tareas en el trabajo. Esto identifica exactamente cuales son las dotes y conocimientos de un área específica de conocimientos técnicos. El análisis de tareas se lleva a cabo usando personal de mantenimiento y con el visto bueno de la dirección.

6. Desarrollo de una evaluación de aptitudes. Una evaluación de aptitudes debería estar basada en la tarea crítica del análisis de tareas. Cada área de conocimientos debería tener tres componentes:

Escrita: ésta identifica el conocimiento requerido en una disciplina específica.
De identificación: este área evalúa el conocimiento en áreas de disciplinas específicas.
De rendimiento: este área evalúa los conocimientos técnicos requeridos.

7. Llevar a cabo una evaluación de conocimientos técnicos. La evaluación de conocimientos la deben llevar a cabo asesores acreditados para asegurar la validez de los resultados. Deberías tener una agencia externa o una escuela politécnica para controlar la evaluación. Esto asegura que el asesor no tenga una noción preconcebida sobre lo que uno sabe. Por ejemplo,, durante una evaluación en una papelera el director de mantenimiento se dirigió a mí. Señaló a uno de sus empleados y dijo, “ves ese hombre, es el técnico más tonto que tengo”. Los resultados demostraron lo contrario. De doscientos cincuenta técnicos fué el quinto más cualificado.

8. Identificar el plan de formación. La dirección y su formador deberían determinar el plan de formación basado en los resultados de la evaluación. Normalmente tenemos en cuenta las notas medias de los individuos en cada área y comenzamos la formación en las áreas con menores medias primero.

9. Revisión de los resultados de la evaluación. Una tercera persona debería revisar los resultados con cada individuo de manera privada y confidencial. Esta persona debería concentrarse en los puntos fuertes que el individuo tiene y en las áreas en las que necesita mejorar.

10. Darle al personal de mantenimeinto el plan de formación. Este plan ha de incluir lo siguiente:

Plan detallado de formación.
Horas de formación.
Puestos y responsabilidades de cada persona.
Cómo se realizará la formación, por ejemplo 10% teoría, 90% práctica.

11 a formación debería desarrollarse en el análisis de tareas y estar basada en las disciplinas.

12. A cualquiera que no cumpla con estas disciplinas se le debe dar formación correctiva.

13. El personal se resposnabilizará de usar sus conocimientos técnicos mejorados que ha aprendido en la disciplina identificada.

Formatos de formación. ¿Cómo conseguimos el entrenamiento que queremos?

1. Escuelas técnicas e institutos politécncios: las escuelas técnicas y los institutos politécnicos son buenas fuentes para proporcionar la formación de conocimientos técnicos en mantenimiento. La compañía se ha de asegurar de que la escuela o el instituto le proporcione la formación que necesita y como la necesita. Las escuelas técnicas e institutos politécnicos muchas veces tienen fondos disponibles por parte de organismos estatales o por becas del gobierno. La clave del éxito en este programa es que la compañía sea completamente responsable y que rinda cuentas por la formación. No esperes que la escuela o el instituto sea responsable del éxito o fracaso del programa de formación. A continuación se presentan dos casos reales:

Compañía A: la compañía A pidió al instituto politécnico de la zona que les proporcionase un programa de formación en mantenimiento. El instituto acordó que ellos proporcionarían la formación en conocimientos técnicos de mantenimiento y que un organismo estatal daría fondos para el programa. Todo le parecía fenomenal al director de planta. Su único requisito era que se diera a su personal de mantenimeinto el tiempo para asistir a los programas de formación. El instituto politécnico comenzó la formación y pensó que todo iba bien hasta que el director de planta decidió que quería ir a una sesión de formación. Fué a la clase final de alineamiento de acoplamientos por relojes. A la semana siguiente el director de planta se dió cuenta de que dos técnicos estaban alineando un motor eléctrico y vió que no lo estaban haciendo como se les había enseñado. Se molestó mucho y canceló el programa de formación con el politécnico citando que ellos no habían formado a su personal adecuadamente. El problema real encontrado más adelante fué que el instituto formó a los técnicos en un procedimiento para el que la planta no tenía las herramientas adecuadas. El jefe de mantenimiento también les dijo a sus mecánicos que cuando volvieran de las clases olvidaran todo lo aprendido y que sólo llevaran a cabo el alineamiento como él les había enseñado. Esta es una situación típica que ocurre muchas veces cada año en todos los Estados Unidos. Una compañía se debe involucrar en el desarrollo de un programa de formación en mantenimiento y verse implicada en cómo una materia se enseña, qué se enseña y asegurarse de que se enseña para las necesidades de sus equipos.

Compañía B: A Russell Vandiver, el vicepresidente de desarrollo económico del Lanier Technical Institute en Gainesville, Georgia, le pidió una compañía que proporcionase formación en mantenimiento a sus técnicos. El Señor Vandiver le preguntó a la compañía cuál era el resultado exacto que esperaba obtener del programa de formación en mantenimiento. Ellos dijeron que querían un programa de formación para mejorar el nivel de cococimientos técnicos de su personal. Siguiendo estas guías el Señor Vandiver obtuvo primeramente el compromiso de la dirección para proceder con el desarrollo y la puesta en práctica de la formación. Seguidamente, hizo que su personal realizase un análisis de las tareas en el trabajo. El personal del Señor Vandiver modificó la evaluación de conocimientos técnicos desarrollada por el estado de Georgia. Una evaluación de mantenimiento fué llevada a cabo para calificar el conocimiento y el nivel de aptitud de los mecánicos de mantenimiento. Los resutlados de la evaluación de aptitudes fueron examinados con la direción y el plan de formación fue desarrollado basándose en las necesidades identificadas. Después, los resultados de la evaluación fueron revisados con cada técnico comenzando por sus puntos fuertes y las áreas que necesitan mejora. La formación establecida fué basada en el plan y la formación se basó en el rendimiento teniendo presentes los equipos y problemas de la planta. La compañía examinaba con Russell frecuentemente las tareas y responsabilidades en las que cada persona sería formada, cómo sería dada la formación y cualesquiera equipos que la compañía quería para destacar en esta formación. Este programa de formación creció al oir más compañías sobre el programa. Este es un programa con éxito no sólo porque el instituto politécnico se comprometió a proporcionar una formación de calidad sino porque también las compañías se involucraron en todo momento. Yo era la persona que trabajaba para el Señor Vandiver quien desarrolló y puso en práctica este programa. Me enseñó que una compañía ha de rendir cuentas de su propia formación con el formador. Aprendimos que desarrollando y poniendo en práctica correctamente la formación puedes tener éxito.

2. Contrato de formación: Contratar a una empresa de formación para proporcionarle a una compañía formación en los conocimientos técnicos en mantenimiento que necesitan funciona muy bien. Cuando examines a una compañía para que proporcione una formación en mantenimiento pide referencias y visita una planta donde la formación lleve en marcha al menos durante un año. Una vez que estés satisfecho con las referencias de esta empresa entonces mándales una propuesta explicando:

Cómo se desarrollaría la formación.
Qué formato de formación usarían, es decir, práctico (basado en rendimiento) o teórico, etc.
Cómo deterinarán el nivel de aptitud y de conocimiento del personal de mantenimiento
Cuáles son sus papeles y responsabilidades en la mejora del nivel de conocimiento en este programa de formación.
Cómo tratarían con personal con problemas de aprendizaje.

Una compañía dedicada a la formación en conocimientos técnicos en mantenimeinto debería ser capaz de resolver todas estas cuestiones ya que tendrán la experiencia y el conocimeinto para llevar a cabo un programa de formación con gran éxito. Muchas veces a una empresa de formación se la pasa por alto por el coste, pero el coste de tener una formación mal llevada a la práctica es mucho mayor que el pagar a alguien que lo haga bien a la primera. La principal ventaja de una compañía es que ellos deben tener éxito o de otro modo no mantendrían el negocio durante mucho tiempo mientras que una escuela o un instituto no se han de preocupar por este asunto. Piensa en construir tu propia casa comenzando por los cimientos. La pesona inteligente contrata al profesional de mayor reputación para que lleve todo el trabajo y después sigue todo el progreso a lo largo de su duración total. La mayoría de la gente y de las compañías no tiene los conocimientos para llevar a cabo sus propios programas.

3. Formación por comerciales: Hay dos tipos de formación por comerciales. Uno conlleva el uso de un comercial cercano que proporcione cursos gratuitos en su línea de producto. Este tipo de formación puede ser bueno para el examen y comprensión del producto pero no para la mejora del nivel de conocimiento técnico de su personal de mantenimiento. Este tipo de formación se necesita porque hay productos que puede usar el personal de mantenimiento que si no se emplean correctamente podría desembocar en graves problemas. El segundo tipo de formación por comerciales lo porporcionan los fabricantes de los equipos. Este tipo de formación es muy importante para el mantenimiento con éxito de cualquier equipo nuevo. Las preocupaciones que tengo son que el personal de mantenimiento bajo formación pueda no tener los conocimientos previos requeridos para entender la formación que se les da. Si planeas usar formación por comerciales de equipos alguien ha de identificar los conocimientos previos necesarios para entender cómo arreglar y realizar el mantenimiento de un equipo. Posteriormente, un comercial de equipos ha de proporcionar el esquema y objetivos del curso. Esto asegura que la formación sea profesional y no algo que un formador proporcione de memoria.

4. Talleres: Los talleres son buenas fuentes de formación cuando se hacen a medida para satisfacer las necesidades de una compañía. Hacer un taller a medida para una planta específica asegura que los asistentes tengan una mejor oportunidad de adquirir conocimientos y dotes en el taller. Los talleres que no se hacen a medida aún pueden ser útiles si los objetivos se adaptan a las necesidades de los asistentes. Una persona ha de tener los conocimientos técnicos y las aptitudes necesarios previos al taller para que se incremente su conocimiento y aptitud en un área específica.

5. Otros métodos: Hay muchos otros métodos que una compañía puede usar que proporcionarán un programa de formación con éxito. Algunos de estos métodos son preparación/formación por compañeros, formación interna, aprendizaje autónomo. Una combinación de estos programas funciona bien dependiendo de las necesidades específicas de una compañía. Lo que hay que recordar es que cada planta y situación pueden ser diferentes y requerir un programa hecho a medida que satisfaga sus necesidades.

En conclusión, una compañía que busca un programa de formación en mantenimiento ha de comprometerse y comprender que desarrollar y poner en práctica un programa lleva tiempo y cuesta dinero, pero que los beneficios van más allá de los costes asociados con ellos. Recuerde siempre una máxima de educación para adultos, una persona ha de ver o hacer una cosa de siete a veintiuna veces antes de retener la información.

Excrito por

Ricky Smith
Executive Director,
Maintenance Solutions
Life Cycle Engineering, Inc.
Ricky@LCE.com
www.LCE.com

Traducido por
Juan M Gallego Meana
Ingeniero Superior Industrial
jmgmeana@hotmail.com

Nota Actualmente Ricky trabaja para la empresa Allied.

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