Las organizaciones proactivas reconocen que uno de los factores críticos del éxito para lograr un programa de confiabilidad de mejores prácticas es desarrollar un sólido programa de piezas de repuesto para mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO). Esta noción es seguida rápidamente por la comprensión de que hay posiblemente cientos de oportunidades de mejora que en general podrían estar relacionadas con un esfuerzo de gestión de materiales. Como tal, determinar por dónde empezar se torna abrumador.

Este artículo aborda el proceso práctico y metódico de identificar y buscar las 10 áreas principales para centrar sus esfuerzos de mejora de la gestión de materiales. Comparte ideas sobre la ejecución de una revisión exitosa de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) en su instalación al buscar los siguientes elementos claves:

1EVALUACIÓN: el primer asunto a tratar es evaluar el programa actual de piezas de repuesto y determinar las áreas de mejora en las cuales enfocarse. Aunque un típico depósito de mantenimiento puede beneficiarse de varias mejoras diferentes, la magia radica en identificar qué mejoras de MRO realizar y en qué orden cumplirlas.

2MÉTRICA: con el fin de medir la efectividad de su programa de gestión de materiales de MRO, es imprescindible que haya indicadores clave de resultados (KPI). Al identificar y utilizar indicadores de liderazgo y retraso, estará equipado para medir de manera objetiva y precisa el nivel actual de efectividad del programa y garantizar que las áreas deficientes se encaminen hacia una dirección positiva.

Al establecer el método y la lista de distribución para comunicar las métricas del depósito, asegúrese de compartir la información de manera oportuna y visible. Ante todo, asegúrese de hacer algo con los conocimientos obtenidos de esta información. Nada mata más rápido la credibilidad de una iniciativa de recopilación de información que no revisar, no analizar o no hacer nada con la información. Por último, asegúrese de celebrar el éxito a lo largo del camino. Reconocer los logros individuales y del equipo puede contribuir en gran medida a activar la moral positiva, especialmente en medio de un esfuerzo de mejora largo y arduo.

3PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR: es importante identificar los procedimientos operativos estándar (SOP) que seguirá el programa de gestión de materiales. Las organizaciones de vanguardia desarrollan mapas de flujo de procesos visuales que ilustran los pasos de los diferentes procesos de MRO, así como la documentación narrativa asociada para capacitación y proporcionar apoyo.

Los temas a tratar incluyen:

• descripciones de posiciones, roles funcionales y responsabilidades;
• procesos, tales como:
  • solicitud y aprobación para agregar al inventario;
  • solicitud, aprobación y compra de partes que no están en el inventario;
  • recepción, almacenamiento y notificaciones;
  • solicitud de inventario;
  • transferencia y retiro;
  • notificación de existencias agotadas;
  • devoluciones y reservas;
  • lista de materiales (BOM);
  • establecer y ajustar el nivel de inventario;
  • estandarización y control de cambios;
  • recuento de ciclos y varianzas de inventario;
  • identificación y disposición de obsolescencia.

Es importante comunicar y capacitar a todo el personal pertinente sobre los procesos y procedimientos de MRO. Esto incluye tanto al personal departamental como a los “clientes” del almacén.

Al igual que con muchas iniciativas de mejora, un factor crítico de éxito es garantizar que sea dinámico. Asegúrese de revisar y actualizar periódicamente los procedimientos y las mejoras procesales requeridas. Este paso ayuda a satisfacer las necesidades actuales de la organización y evita la trampa de seguir con procedimientos operativos estándar (SOP) antiguos y desactualizados, lo que es frustrante para todos los involucrados.

4DATOS: en la lucha para cargar los datos de las partes antes de la fecha límite del Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS), muchas organizaciones admiten que la calidad y exactitud de los datos de sus partes es bastante inferior a lo que debería ser. Aunque hay muchos atributos en lo que constituye buenos datos de piezas de repuesto, esta lista corta capta los puntos principales:

• utilizar una taxonomía estandarizada de convenciones de nomenclatura y numeración;
• asegurar que todas las partes pertinentes en el inventario y que no están en el inventario sean identificadas y cargadas en el sistema;
• identificar cualquier duplicación que deba eliminarse del sistema;
• captar los datos de atributos claves como fabricante, número de modelo, proveedor, precio, plazo de entrega, dónde se utiliza, etc.

5GESTIÓN DE INVENTARIO: uno de los elementos claves en el almacén MRO que contribuye a la confiabilidad de la planta es tener la parte correcta disponible en el momento adecuado. La ciencia de revisar y ajustar continuamente los niveles mínimos y máximos y los puntos de reposición es una disciplina clave con la que luchan muchas organizaciones. La práctica de revisar con frecuencia las rotaciones de inventario y modelar los niveles óptimos de inventario requiere tiempo y compromiso con el proceso.

Ya sea que utilice su Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) o una herramienta de terceros para analizar el uso y optimizar los niveles de inventario, asegúrese de tener en cuenta el tiempo de entrega, la criticidad y el impacto del artículo en el proceso y la organización. Este debe ser un esfuerzo continuo. Por último, resista la tentación de eliminar el artículo del inventario solo por inactividad. Recuerde, a medida que su esfuerzo de mantenimiento mejora, la confiabilidad del equipo aumenta, por lo tanto, la frecuencia de las fallas y la necesidad de reemplazar repuestos críticos disminuye.

6LISTA DE MATERIALES: preparar listas de materiales (BOM) es un trabajo intensivo y algo tedioso que muchas compañías postergan. El valor de proceder a la identificación de listas de materiales (BOM) para su equipo crítico es la certeza de que su almacén tiene solo los materiales que necesita para apoyar una operación altamente confiable. Es común que algunas partes se usen en varios lugares, por lo que es necesario identificar dónde se usa cada una para poder alcanzar niveles de inventario adecuados.

A menudo, hay dos tipos de listas BOM. La primera es la lista de materiales (BOM) del fabricante de equipo original (OEM), que es una lista más exhaustiva de todas las partes relacionadas con el componente. La segunda es una lista BOM para mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO), a veces conocida como BOM del planificador. Esta es una lista más corta y más práctica de los artículos de desgaste o que se sabe que van a fallar. Esta es la lista de materiales (BOM) recomendada.

Es importante identificar un proceso de BOM que incluya:

• número del equipo;
• número del artículo de inventario;
• descripción del artículo de inventario;
• cantidad requerida;
• fabricante, vendedor, proveedor;
• fabricante, número de parte del proveedor;
• clase y subclase de material;
• tiempo de entrega del artículo.

7GESTIÓN DEL ALMACÉN: este es el ABC de la gestión de materiales y, aunque incluye muchas actividades que no son emocionantes, estas actividades son imprescindibles para su programa de gestión de materiales. Algunos de estos elementos fundamentales incluyen:

• diseño, organización y disposición del almacén;
• iluminación, señalización y etiquetado;
• estanterías, gabinetes y máquinas dispensadoras;
• áreas de acceso libre;
• programas de reposición de contenedores;
• desarrollo de funciones y responsabilidades;
• preselección, entrevistas, contratación, capacitación, entrenamiento, revisión, recompensa y disciplina del personal del almacén.

8EMBALAJE: una función real de valor agregado que puede proporcionar el almacén es el embalaje de partes para actividades de mantenimiento planificado. Al trabajar con los planificadores de mantenimiento, las piezas de repuesto requeridas pueden identificarse, reservarse o pedirse, sacarse o recibirse e instalarse. Esta mejora de la productividad ahorra tiempo al personal de mantenimiento para obtener las partes que necesitan y asegura que estén en el lugar y disponibles cuando se las requiera.

Algunos aspectos para elaborar un programa de embalaje de piezas de repuesto incluyen:

• determinar las funciones, por ejemplo, quién realiza qué tareas entre el personal de almacenes y planificación de mantenimiento;
• utilizar la función de reservas dentro del módulo de gestión de materiales de su Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS);
• identificar los lugares óptimos para organizar las partes embaladas;
• desarrollar un proceso de devolución de artículos no utilizados;
• documentar el proceso y crear narrativas de los procedimientos operativos estándar (SOP) relacionados;
• comunicación y capacitación en el proceso.

9OBSOLESCENCIA: al desarrollar y ejecutar una práctica activa para identificar partes dentro de su inventario que admiten equipo de planta que ya no está en funcionamiento, liberará valioso espacio en el estante y dólares sin contar de su inventario para mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO). Otro beneficio proporcionado por el esfuerzo de obsolescencia es que su equipo de conteo de ciclos solo revisará los artículos que deben estar en el inventario y no perderán el tiempo contando los que ni siquiera deberían estar en los almacenes.

Asegúrese de formar un equipo de expertos internos (SME) que estén calificados para someter a revisión las partes posiblemente obsoletas. Un paso importante es tener un proceso que identifique de manera analítica y práctica y luego confirme o rechace los artículos que realmente son obsoletos. ¡Sin este paso, es común ver compañías que desechan una parte solo para tener que luchar para encontrarla unos meses después!

Es importante reconocer que usted tiene varias opciones cuando se trata de descartar inventario obsoleto. Con mucha frecuencia, el primer impulso es simplemente tirar los artículos a la basura. En realidad, hay algunos beneficios financieros y estratégicos para buscar otras opciones primero. Algunas son:

• TRANSFERIR los artículos a un área que pueda usarlos;
• DEVOLVER los artículos al proveedor o a los OEM por dinero en efectivo;
• INTERCAMBIAR los artículos con el proveedor o los OEM por artículos activos que les compra;
• DEVOLVERLOS al proveedor o a los OEM por un crédito en compras futuras;
• TRANSFERIR a una compañía asociada que pueda utilizar los artículos;
• CONSIGNAR PARA VENDER al contratar al proveedor, OEM o tercero para que revenda en su nombre;
• VENTA DIRECTA a través eBay, Craigslist o un sitio web de subastas;
• DONAR a una organización benéfica, escuela, iglesia, etc.;
• ELIMINAR COMO CHATARRA comunicándose con un depósito de chatarra para que los retiren y que paguen por ellos;
• DESECHARLOS; llegó el momento de usar el basurero, ¡pero no olvide darlos de baja!

10REVALUACIÓN: por último, pero no menos importante, incorpore un paso para revisar su programa de MRO e identifique cualquier deficiencia que permanezca en su esfuerzo de gestión de materiales que deba abordarse. En este punto, es probable que se haya dedicado un esfuerzo considerable a mejorar algunas de estas áreas claves de MRO. Pero, el esfuerzo por sí solo no asegura competencia. Por lo tanto, es una buena práctica revaluar periódicamente su programa para medir qué tan efectivo es. Puede ser aconsejable incluir recursos externos durante esta revisión para proporcionar una evaluación objetiva.