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La buena información es el santo grial de la gestión de activos. Todos están buscando información completa, precisa y actualizada para tomar decisiones de negocios informadas que mejoren el desempeño de los activos, reduzcan el riesgo y bajen los costos.
Es esta búsqueda, muchas organizaciones que hacen uso intensivo de los activos han invertido fuertemente en sistemas de información de activos (por ejemplo, EAM/ERP/CMMS) durante los últimos 20 años. Aun así, a pesar de los gastos considerables, las organizaciones se quejan de que los beneficios han sido lentos en materializarse y son difíciles de medir. Los gerentes dicen que todavía no pueden acceder a la información que necesitan.
Si todos la persiguen, ¿Por qué la buena información es todavía tan difícil de conseguir? ¿Qué es lo que falta?
La buena información de gestión de activos es un producto de muchas cosas. Usted a menudo escucha a la gente, procesos y tecnología citados como impulsores claves de la información. Eso es cierto, pero hay una cuarta pieza que es esencial para crear buena información de gestión de activos, sin embargo a menudo es pasada por alto. Esa pieza es contenido.
Figura 1: Capas de información en un sistema de información de activos
¿Qué es el Contenido?
Contenido se refiere a estructuras estáticas de datos que están almacenadas en el sistema de información. Incluye a la información maestra, tal como el registro maestro de equipamiento, catálogo de materiales y el registro maestro de vendedores, y estructuras de codificación, tales como los tipos de órdenes de trabajo, códigos de fallas y clases de equipo. (En el uso general, el contenido a veces incluye información transaccional, tal como registros de las transacciones llevadas a cabo en el sistema de software, o información no estructurada, tal como documentos como manuales, dibujos y contratos. En este artículo, sin embargo, contenido se refiere específicamente a información fija y estructurada que está precargada dentro del sistema de información).
La información maestra proporciona una librería estandarizada de información sobre los activos, materiales, vendedores y otros objetos de negocios de una organización. Las estructuras de codificación son usadas para ordenar, agrupar y filtrar la información. Estos dos tipos de contenido son distintos, pero comparten una característica clave: ambos están cargados dentro del sistema en lugar de ser creados por el sistema.
Un sistema de información de activos contiene varias capas de información. Estas incluyen contenido, información transaccional e informes generados por el sistema a partir de esta información. El contenido es la capa inferior, la base sobre la cual los registros de transacción y los informes son construidos.
El contenido es fundacional porque debe ser referenciado cuando el sistema completa otras tareas. Así, desarrollar buen contenido es crucial si usted quiere sacar información útil de su sistema.
El Contenido y el Flujo de Información
El contenido interactúa con las personas, procesos y tecnologías para crear datos transaccionales, tales como órdenes de trabajo, boletos de recogida y órdenes de compra. Cada vez que se crea un registro de transacción, el sistema debe referenciar al contenido existente del sistema. Las órdenes de trabajo son creadas sobre registros de equipo, por ejemplo, y las partes son emitidas a partir de catálogos de materiales.
A medida que se crean registros de transacciones, el sistema construye un historial de información sobre eventos relacionados con los activos. Esta información transaccional es la base para las mediciones y el análisis del desempeño. El tiempo medio entre fallas (MTBF), análisis de fallas de equipo, análisis de puntos de reordenamiento y muchas otras herramientas analíticas dependen de la información transaccional para ofrecer sus conclusiones.
Además de su papel en la creación de información transaccional, el contenido también juega un papel clave en la generación de informes, analíticas y usabilidad del sistema. Es por eso que el contenido malo es tan letal para la buena información; el contenido es el punto de inicio para todo lo que el sistema de software hace.
Desafíos del Contenido
Muchas organizaciones gastan muy poco tiempo en desarrollar contenido para sus software de gestión de activos. Esta omisión puede manifestarse a sí misma en varias formas:
- La información maestra es incompleta, contiene entradas duplicadas, tiene errores ortográficos o de sintaxis, o no sigue las convenciones de nomenclatura estándar a lo largo de la organización.
- La jerarquía maestra de equipo no está estructurada para que los costos aparezcan apropiadamente.
- No existen estructuras de codificación, o si existen, los conjuntos de códigos están incompletos o pobremente diseñados.
Desafíos como estos crean problemas grandes para el uso y el desempeño del sistema. La información faltante, entradas duplicadas y malos códigos causan caos en la información transaccional. Hacen que sea difícil encontrar registros, forzando a los usuarios a navegar lentamente a través de una base de datos para encontrar la información que necesitan. También crean problemas con la producción de información descendente. Un conjunto pobremente diseñado de códigos de problemas y fallas, por ejemplo, hace imposible analizar las razones específicas de las fallas del equipo.
En resumen, si usted no establece su contenido apropiadamente por adelantado, esto arruinará su habilidad de sacar información rica y procesable del sistema de software.
Soluciones del Contenido
Debido a que el contenido es tan crítico, las actividades de desarrollo de contenido, tales como la construcción de un maestro de equipo y el establecimiento de las estructuras de codificación de órdenes de trabajo, deberían ser un paso fundamental en la implementación de todo sistema de información de activos. Con eso en mente, esta sección proporciona guías para el desarrollo de varios tipos clave de contenido.
Figura 2: Flujo de información de activos
Maestro de Equipo
El maestro de equipo es la tabla que contiene todos los registros de equipo de un sitio. La mayoría del software de gestión de activos permite distintos niveles de equipamiento:
- Los Sistemas son colecciones de posiciones y/o activos que trabajan juntos para entregar una función o servicio requerido del negocio. (Un sistema de recolección y tratamiento de aguas residuales es un buen ejemplo).
- Las Posiciones identifican una localización en la cual el activo reside. Las posiciones están en el reino de la ingeniería y son identificadas en diagramas de instrumentación y tuberías (P&IDs). La convención de nomenclatura de la posición normalmente describe lo que la posición hace, por ejemplo, “Bombea (A) para el Sistema de Carga de Unidad Cruda”.
- Los Activos son objetos físicos mantenibles, tales como bombas y compresores. Los activos son la unidad de básica de la información del equipo y la unidad de rastreo más pequeña para las inversiones de capital. Un método útil para describir activos es el sistema de valoración sustantivo, modificador, atributo; como se muestra en la Figura 3.
Figura 3: Sistema de valoración sustantivo, modificador, atributo
La mayoría del software de gestión de activos soporta el desarrollo de una jerarquía de equipo. Una jerarquía de equipo es una manera lógica de clasificar los sistemas de la planta, posiciones de ingeniería y activos. Una jerarquía bien diseñada soporta la aparición de costos. Por ejemplo, si la jerarquía de equipo ha sido estructurada apropiadamente, los costos de mantener una cierta bomba llegará a la posición de ingeniería y al sistema al cual esa bomba pertenece.
Figura 4: Una jerarquía de equipo de prueba
Figura 5: Un extracto de prueba de un catálogo de materiales
Catálogo de Materiales
El catálogo de materiales contiene registros para todos los materiales que la organización compra. Algunos de estos materiales son manejados en el almacén, mientras que otros son comprados a demanda para trabajos específicos.
Implementar un catálogo limpio y estructurado hace fácil la tarea de encontrar partes y desarrollar acuerdos de compra. Reducir el tiempo medio de reparación (MTTR) y los costos de artículos son ahorros de dinero grandes para una organización. Como dice el dicho, el dinero está en el MRO.
Las entradas en el catalogo de materiales tienen ciertos campos requeridos. Cada uno de estos campos es usado para un propósito diferente y tiene diferentes requerimientos de datos.
- El Número de Ítem debería ser simple y secuencial. (Deje la inteligencia para los otros campos en la base de datos).
- La Descripción debe ser limpia y sin sintaxis innecesaria y estandarizada. La misma debe emplear un sistema de valoración sustantivo, modificador, atributo.
- La Clase proporciona una manera de agrupar ítems para una búsqueda y reportes mejorados.
- Mercancía proporciona un agrupamiento de alto nivel para el análisis de gastos de proveedores.
- Productos Estándares y Códigos de Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC ) es un estándar abierto, mundial, multisectorial para clasificar productos y servicios. Permite la visibilidad en toda la instalación del análisis de gastos, desarrollo de contratos rentables y explotación de lleno de las capacidades del comercio electrónico.
Figura 6: Una selección de problema, falla y códigos de causa
Códigos de Confiabilidad
Los códigos de confiabilidad (por ejemplo, problema, falla, acción, causa) son el corazón de los informes de la confiabilidad de activos. Permiten a los usuarios generar informes sobre el costo y frecuencia de diferentes tipos de fallas para diferentes piezas de equipo. Vea la Figura 6 para ejemplos de esos códigos.
- Los códigos de problema definen el problema específico con una pieza de equipo. Se asocian mejor con una clase específica de equipo, tal como bombas, motores, intercambiadores de calor y así.
- Los códigos de fallas definen aún más lo que falló en la pieza de equipo, permitiendo que se conduzca un análisis más profundo sobre la parte o componente que falló.
- Los códigos de acción identifican la acción que el técnico de mantenimiento tomó para rectificar el problema del equipo. Estos códigos son generales en naturaleza y aplican a todas las clases de equipo.
- Los códigos de causa son usados para describir aún más la razón por la cual el activo tuvo bajo rendimiento. No están destinados a identificar la causa exacta del problema, pero son capturados para proporcionar un punto de partida desde el cual el análisis de causa raíz puede proceder.
Otro Contenido
Hay muchos otros tipos de contenido que desarrollar además de aquellos mencionados, incluyendo tanto la información maestra (por ejemplo, mantenimiento preventivo, vendedor, trabajo estándar, etc.) como las estructuras de código (por ejemplo, clases de órdenes de trabajo, cómo se encontró, demora del técnico de mantenimiento, etc.). Comprender lo que cada uno hace y cómo cada uno puede ayudar es fundamental para crear excelente información de gestión de activos.
Conclusión
Para tomar buenas decisiones de negocios, los que las toman deben saber qué tan seguido ha fallado una pieza de equipo, si se tienen partes críticas en stock, cuánto mantenimiento preventivo está siendo completado a tiempo y así sucesivamente. Sin buen contenido, es imposible llegar a respuestas confiables a tales preguntas. Así, a pesar de que puede tomar tiempo y esfuerzo, el desarrollo de contenido es esencial para obtener la información que usted necesita.
Si el contenido en el sistema está pobremente desarrollado, el desempeño del sistema va a sufrir, sin importar cuánto usted invierta en software o en prácticas. Las personas, procesos y tecnología son importantes, pero no se olvide del contenido. Puede ser justamente la pieza que le está faltando.