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¿Por qué las organizaciones desperdician dinero?

¿Por qué las organizaciones desperdician dinero?

por Kevin R. Strader

¿La cultura de su planta busca entender por qué algo falló o es una cultura en la que se necesita volver a funcionar lo más rápido posible?

¿Por qué las organizaciones desperdician dinero al no investigar las fallas que les cuestan dinero? Uno se atrevería a decir que todas las empresas manufactureras tienen fallas cada año que reducen sus ingresos. La pregunta predominante sería, ¿qué hacen las organizaciones cuando ocurre una falla? A partir de ésta se generan otras preguntas: ¿simplemente arreglan el equipo, lo ponen a funcionar y vuelve a trabajar en lo que hacía al momento de fallar?; ¿detienen lo que se está haciendo, diligentemente tratan de entender por qué se produjo la falla y toman medidas apropiadas para evitar la recurrencia?; ¿la cultura de su planta busca entender por qué algo falló o es una cultura en la que se necesita volver a funcionar lo más rápido posible?; ¿qué pasa con el equipo comercial y la gerencia externa a su planta?; ¿se percibe presión y falta de comprensión que han llevado a su organización a una situación en la que las fallas no se entienden por completo?

Considere este escenario: supongamos que usted estaba trabajando en sus impuestos el día 14 de abril (el último día para declarar impuestos en los Estados Unidos de América es el 15 de abril). Con el objetivo de aprovechar al máximo cada deducción, usted quería asegurarse que contabilizó todas las contribuciones benéficas. Por lo tanto, inició una sesión en su cuenta bancaria para obtener un registro de estas contribuciones y, para su horror, observa que se han transferido $10 mil dólares desde su cuenta sin su consentimiento. ¿Qué va a hacer?; ¿va a seguir declarando sus impuestos o va a parar, llamar al departamento de fraudes y hacer que se ocupen de atender el problema? Lo más probable es pensar que tomaría la segunda opción y probablemente usted pasaría algún tiempo investigando por su cuenta. Claro está, usted también podría seguir con sus impuestos para poder declararlos antes del 15 de abril y así evitar multas. Sin embargo, una vez que termine con la declaración de impuestos, usted probablemente volvería al asunto de los $10 mil dólares. Es posible que usted se mantenga en contacto con el banco en relación con lo que sucedió y cómo evitar que suceda de nuevo.

Esto es exactamente lo que los trabajadores no están haciendo con las fallas que le cuestan dinero a sus empresas cuando los trabajadores no investigan las fallas para tratar de entenderlas. Ellos no se detienen a investigar estas fallas y determinar los tres tipos de causas raíz: físicas, humanas y sistémicas. ¿Por qué los trabajadores no hacen esto?; ¿por qué nadie ha expuesto la importancia de este problema para la organización y el valor que tiene aprender de las fallas e impedir su recurrencia?

Supongamos un momento que no hizo nada acerca de los $10 mil dólares perdidos. ¿Qué cree que sucedería unos meses más adelante? ¡Adivinó! El delincuente regresaría y robaría otros $10 mil dólares. Así mismo sucede en las plantas cuando no se investigan a fondo las fallas de producción. Al no eliminar los defectos del sistema de su organización, empezando por las causas sistémicas que producen estos defectos, se da pie a que más adelante ocurra una falla similar.

Entonces, ¿qué se debe hacer cuando ocurre una falla?

Primero, se debe preservar la evidencia. La evidencia es la clave de cualquier investigación. Sin evidencia, no hay investigación.

Segundo, se debe analizar la evidencia. Si usted es responsable de investigar una falla, es imperativo que haga un seguimiento oportuno para analizar la evidencia. No es correcto pedirle a los departamentos de operaciones o mantenimiento que preserven la evidencia, si usted no las analiza oportunamente.

Tercero, se debe hacer todo lo posible para comprender la causa raíz física de la falla antes de poner el equipo otra vez en servicio. Esto es difícil ya que siempre habrá presión para que el equipo vuelva a funcionar cuanto antes. Esto significa que la cultura de la organización debe tener como esencia que el personal examine prontamente el equipo que ha fallado. Usted debe tener un sentido de urgencia en re­lación al análisis de las evidencias; además de pensar en las posibilidades de cómo fue que falló el equipo y confirmarlas o rechazarlas en base a la evidencia observada. Una vez que tenga una buena idea acerca de la causa raíz física de la falla, usted necesitará hacer su mejor esfuerzo para no reintroducir ese defecto en el equipo cuando lo vuelva a armar. También es necesario que usted tenga una filosofía de gestión. De esta manera si usted es rápido en atender una falla, la organización le dará el espacio necesario para profundizar en el problema y así evitar su recurrencia. Esto generalmente equivale a unas pocas horas extras… ¡no días!

Cuarto, se debe conformar un equipo para investigar la falla. Realizar investigaciones de fallas con una sola persona es sencillamente ser descuidado. Llevar a cabo esta tarea con una sola persona es básicamente fingir una investigación para cubrir un requisito y no tomar en serio este proceso. Usted no puede investigar adecuadamente una falla si le encarga el trabajo al ingeniero de confiabilidad únicamente. El equipo para investigar la falla debe contar por lo menos con un representante de operaciones, un representante de mantenimiento y un ingeniero de confiabilidad.

Quinto, usted necesita un proceso para conducir la investigación. Por lo general, es suficiente utilizar un árbol de fallas y un análisis de “los cinco ¿por qué?”. Una vez más, la evidencia impulsa la investigación. Una forma práctica de conducir la investigación es preguntar “por qué” o “cómo” y luego usar la evidencia para decidir o descartar las posibilidades.

Sexto, se deben identificar los tres tipos de causas raíz: físicas, humanas y sistémicas. Las investigaciones a menudo se quedan en la identificación de las causas raíz físicas. ¿Por qué? Porque es fácil parar ahí. Las causas raíz físicas identifican qué defecto causó la falla en particular. Sin embargo, identificar solo esta causa no elimina necesariamente las fallas futuras.

Usted debe identificar la causa raíz humana: ¿qué fue lo que alguien hizo para producir la falla en el sistema? Este tema es delicado ya que nadie quiere culpar a un compañero de trabajo. Es por eso que es vital no detenerse allí. La mayoría de la gente no va a trabajar para hacer una mala labor. Usted debe entender por qué este individuo causó una falla en el equipo. Comprender esto conduce al tipo final y más importante de causa raíz.

Se debe identificar la causa raíz sistémica. Esta causa responde el por qué un individuo tomó esa decisión. Identificar esta causa raíz y tomar las medidas atenuantes correspondientes, no sólo evitará que se produzcan fallas en el equipo que se está investigando, sino que también evitará que se produzcan fallas futuras en otros equipos. La identificación de esta causa raíz tiene consecuencias positivas de largo alcance.

Muchas compañías se han tomado muy en serio la eliminación de imprevistos de seguridad, ya sea de carácter personal o de proceso. Han hecho un gran trabajo en la comprensión de estos eventos y la puesta en marcha de sistemas para eliminar la ocurrencia de eventos futuros. Debido a esta dedicación, la mayoría de las industrias son mucho más seguras.

Es momento de tener esta misma dedicación con la confiabilidad. Es hora de comenzar a aprender de las pérdidas de producción para evitar que se produzcan fallas futuras. De esta manera, las empresas pueden volverse aún más rentables gracias a una mayor confiabilidad.

Recuerde: si su dinero es el que se
pierde, ¿usted qué haría?