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(El cuestionario de la Conveniencia del Mantenimiento y la sección de instalación de sistemas de Mantenimiento Predictivo, ambos del libro Manejando Mantenimiento Industrial, contiene ideas adicionales) Un Software para la Gestión del Mantenimiento o CMMS (Computererized Maintenance Management System por sus siglas en ingles) lleno de funciones debe poder ayudar a su operación en muchas áreas. Muchas organizaciones compran sistemas para solucionar problemas específicos; no necesitan otras funciones ni las consideran importantes a la hora de comprar. Los siguientes 50 conceptos le ayudarán a enfocar su atención en varias áreas. No están en orden de prioridad.

Orden de Trabajo

1. Haga una orden de trabajo fácil de utilizar que permita la conversión futura a códigos de barras, terminales portátiles, y a otros avances tecnológicos.

2. Clasifique todo el trabajo por una cierta clase de código de razón de la reparación: Mantenimiento Predictivo PM (Predictive Maintenance por sus siglas en ingles), correctivo, interrupción, decisión de gerencia, etc.

3. Será más fácil que una sola persona revise las órdenes de trabajo incluidas antes de la autorización para iniciar el trabajo. Algunos sistemas tienen un campo que tiene que ser comprobado por un supervisor o un encargado para liberar la orden de trabajo al siguiente paso del proceso.

4. Impresión inmediata del procedimiento actualizado de aviso de cierre en todas las órdenes de trabajo. Tendrá la habilidad de accesar a un archivo de cierre y de incorporar el esquema de derecho de aviso de cierre (solamente puede haber 10 variaciones para la planta entera). Menos deseable, pero todavía aceptable, será un archivo individual de aviso de cierre para cada equipo.

5. Costeo automático de órdenes de trabajo. Busque el valor de una parte en el inventario y traiga el costo a través de la orden de trabajo de mantenimiento. También verifique la tarifa para el mecánico individual.

6. Proporcione el estado que guardan todas las órdenes de trabajo excepcionales. Permita las clases en diversos códigos de estado. Un ejemplo sería imprimir o exhibir todas las órdenes de trabajo que esperan ingeniería.

7. Registro de llamadas de servicio (quiénes, qué, fecha/hora de registro, donde, cómo), que se pueda imprimir en un formato de registro.

8. Permita que la producción descubra qué sucedió (qué estado) a petición del trabajo sin poder realizar cambios.

9. Calcule la acumulación de trabajo y exhibirla por tema.

10. Ambas órdenes de trabajo abiertas y cerradas se pueden exhibir o imprimir muy fácilmente. Mantenga las órdenes de trabajo disponibles por lo menos 5 años, y preferiblemente desde la puesta en operación del equipo hasta su retiro.

11. Facilite programación del trabajo con estándares de trabajo por tarea, capacidad de clasificar y de recurrir a las órdenes de trabajo abiertas por localización del trabajo, línea, y de otras maneras.

Almacén

12. Facilita el análisis imprimiendo todas las partes mayores a $500. Facilita el análisis del A-F (de mayor a menor importancia) imprimiendo el costo unitario del producto (en orden descendente) multiplicándolo por el uso anual.

13. Parte del almacenaje del Sistema tiene una función de búsqueda que ayuda al mecánico o encargado del almacén para encontrar las partes o piezas menos solicitadas.

14. Genera un catálogo de partes por tipo o por proveedor, con consumo anual para facilitar la negociación combinada del contrato.

15. Recomiende los máximos y mínimos del inventario, lugares de entrega, cantidades.

Reportes e historial del Mantenimiento

16. Mantenga la historia del mantenimiento que es suficientemente detallada, para saber que sucedió en años posteriores.

17. Proporcione el ciclo completo de la información para seguir la petición del servicio -edición de la orden de trabajo de mantenimiento-trabajo completo-cliente satisfecho. Incluya el tiempo transcurrido y otros factores de análisis.

18. Proporcione informes para presupuestos, análisis del personal, evaluación de programa, desempeño.

19. Proporcione información para la planeación, programación y asignación del trabajo. Tenga la capacidad para almacenar y recuperar los planes de trabajo, copiar viejos planes de trabajo, y modificar planes existentes cuando ingrese nueva información.

20. Pueda aislar todo el trabajo realizado (clase, arreglo, analizar, seleccionar, o enlistar) por orden de trabajo, mecánico, activo, edificio, proceso, producto, división, piso, sitio y tipo de equipo o activo.

21. Proporcione la capacidad de estructurar fácilmente informes precisos (inmediatamente) para contestar a las preguntas de los directivos. Esto se llama un escritor de informes.

22. Tenga la capacidad de generar historial del equipo/activo desde su puesta en operación (instalación, construcción, o conexión) al presente con todas las reparaciones mayores y resúmenes de las menores.

23. Los reportes del sistema se diseñan alrededor de los principios de Pareto, donde el sistema ayuda a identificar los pocos factores importantes que usted maneja y le ayuda a manejar las pocas cosas importantes contra muchas triviales.

24. El sistema proporciona informes sobre contratista contra trabajo interno. El sistema puede seguir el trabajo del contratista con tanto detalle como en el trabajo interno.

25. Proporcione informes que cargan el costo de mantenimiento al departamento o centro de costos.

26. Tiene informes con tiempo entre fallas (MTBF Mean Time Between Failures) que muestra con que frecuencia la unidad a fallado, cuántos días (u horas de la máquina) transcurrieron entre las fallas, y la duración de cada reparación (MTTR).

27. Alerta sobre reparaciones constantes cuando un técnico necesita cierta ayuda.

Sistema de Mantenimiento Predictivo (Predictive Maintenance System PM por sus siglas en ingles)

28. Permita que los mecánicos preparen reportes fácilmente de las deficiencias encontradas en viajes de inspección del PM. El sistema entonces genera y sigue automáticamente una orden de trabajo prevista del mantenimiento.

29. Produce automáticamente órdenes de trabajo del P.M. en el día correcto, lectura correcta del medidor, etc. El sistema del PM puede clasificar órdenes de trabajo por la localización para reducir al mínimo el tiempo del recorrido.

30. Pueda exhibir la cantidad de trabajo del P.M. por un período futuro, tal como un año por semana o mes por cambio.

31. Pueda registrar las reparaciones cortas hechas por el mecánico de PM además del P.M. y del tiempo real ocupado.

32. Soporte niveles múltiples del P.M. en el mismo activo (tal como nivel A de 30 días y un nivel B de 180 días en el mismo activo); reajuste del reloj si se termina el de alto nivel (si usted hace una reconstrucción anual, el reloj mensual del P.M. consigue reajuste). Una característica de reajuste previene que un P.M. de 30 días tendrá lugar en una semana después de una reconstrucción.

33. Los P.M. son generados por la localización por marca para facilitar el uso eficiente del personal y para reducir al mínimo el recorrido.

34. Permite la captura de datos de subsistemas predictivos de mantenimiento. Esto puede incluir tendencias, días para recordar, lineamientos, comparación a las lecturas anteriores.

35. Destaca situaciones donde es más costosa la actividad del P.M. que la interrupción.

36. Tiene informes simples que relacionen el P.M. horas/material con el horas/material correctivo con la emergencia horas/material. Esto demostrará la eficacia del programa del P.M. Estas proporciones se convierten en pruebas para la mejora.

General

37. El sistema pueda manejar 3-4 veces más activos que los que nunca imagino tener. Aun las compañías medianas y más pequeñas van a la caza de la adquisición. Un fabricante pequeño exitoso pudo triplicar (o más) en tamaño durante la noche.

38. El sistema tiene un sistema de localización lógico para localizar activos y donde se hace el trabajo.

39. El sistema sigue la garantía para los componentes, y señala el trabajo en garantía por medio de una bandera para recuperar los fondos.

40. Fácil de utilizar y aprender para los principiantes, y rápido de utilizar para los expertos.

41. El sistema se integra o se puede integrar a software de compras, ingeniería, nómina/contabilidad.

42. El sistema maneja fácilmente una secuencia P.M. tal como una ruta de lubricante, ruta de cambio de filtro.

43. El sistema opera en hardware estándar (no hardware especial incompatible con todo lo demás). El sistema es compatible con las redes de área local existentes (si es un producto de la PC).

44. El vendedor del sistema tiene la capacidad financiera para terminar el contrato (y permanecer en el negocio por varios años después de la instalación).

45. El vendedor tiene personal de soporte para el software que usted puede contactar fácilmente, vía un número 800. Cuando llama, el personal conoce el producto y el mantenimiento de fábricas.

46. El vendedor proporciona adecuaciones particulares por un costo adicional. Tienen actualizaciones en el transcurso. Los programadores son empleados del vendedor o trabajadores bajo contrato.

47. El vendedor tiene una organización local de instalación.

48. El vendedor tiene la experiencia en el manejo de instalación de proyectos del tamaño de su empresa; tienen experiencia con la puesta en operación de proyectos de este tamaño.

49. El personal técnico del vendedor este bien entrenado (software, hardware, desgaste real, como una máquina verdadera trabaja). Es importante que el personal de la instalación tenga experiencia con mantenimiento.

50. El vendedor lleve en el negocio 5 años o más.

Esta información es cortesía reimpresa de Industrial Press. Se extracta de Managing Factory Maintenance.

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