Cuando le pedimos a la gente que evalúe la calidad de sus Listas De Materiales (LdMs) de equipos, los comentarios que obtenemos a cambio es que ya sea, “no existen”, o, “tenemos alguna parte de los datos, pero no sabemos si son precisos”. Cuando indagamos más a detalle del por qué son así las cosas, la respuesta generalmente es, “no tenemos la información”, o más probablemente, “es que no tenemos los recursos para hacer todo ese trabajo”. Así que en lugar de tomarse el tiempo para formular y mantener las LdMs, simplemente siguen adelante sin ellas. Esto quiere decir que los planificadores, ingenieros de mantenimiento y confiabilidad, mecánicos, gerencia de materiales y personal de abastecimientos, y otros, tienen que ir más allá del sistema para hacer cosas como:

  • Determinar los requerimientos de material para el trabajo planificado.
  • Buscar y localizar partes para casos de emergencia y otros trabajos no planificados.
  • Asociar las refacciones críticas a los equipos específicos.
  • Evaluar sustituciones de partes.
  • Evaluar aquellos materiales sin movimiento para su posible obsolescencia.
  • Identificar oportunidades para estandarización de partes.

De alguna manera, siempre hay tiempo para la mayoría de estos rodeos y correcciones, y aunque es difícil de calcular, quizás implique entre 2 a 10 veces el esfuerzo para lidiar con esa falta de información que si se hubiera corregido el problema en primer lugar. Desafortunadamente, el enfoque está en los aspectos reactivos de lo que realmente tiene que hacerse y no en los aspectos pro activos de ingresar la información en el sistema. Si no mantienes el paso, es muy difícil alcanzarlo después. ¿Cuáles son entonces los 5 factores críticos para el éxito en el establecimiento y mantenimiento de LdMs efectivas?

1. No cabe duda que lo primerísimo que debes hacer es ¡ingresar la información en el sistema lo más pronto posible! Apenas hayas hecho el compromiso de comprar un equipo nuevo, debes estar telefoneando al fabricante o proveedor para obtener la información de la LdM. A menos que exista la posibilidad de que algo pudiera cambiar, entonces no existe razón para no tener los datos de la LdM en el sistema incluso ANTES de que se instale el equipo.

2. No te atormentes en tratar de meter cada pequeño objeto en la base de datos. Si tu sistema soporta una carga automática de los datos de la LdM desde un archivo electrónico, entonces aprovéchalo. Pero si tienes que ingresar los datos manualmente, asegúrate de ingresar primero los artículos más importantes. Otra regla básica es: cualquier cosa que esperas razonablemente necesite reparación y/o reemplazo debe incluirse en la LdM con la sola excepción de los consumibles y partes de libre expedición.

3. Asegúrate de tener implementado un proceso robusto para manejar los cambios en la base de activos. Ya sea que los nombres “Gestión del Cambio”, “Gestión de Configuración”, o simplemente “Pepito”, lo importante es que todos los re-diseños, cambios de materiales, sustituciones de partes, o incluso modificaciones significativas al equipo sean evaluadas para determinar su impacto en la LdM.

4. No olvides los activos retirados. ¿Cuántas veces has enviado a alguien a observar a una parte costosísima o supuestamente crítica que no ha tenido movimiento alguno en el almacén y escuchar que te digan, “oh, es que dejamos de usar ésas hace algunos años cuando sacamos el sea lo que sea”. Es mucho más fácil (por no decir también más económico) tratar con ese tipo de situaciones a medida que ocurren.

5. Que forme parte de la cultura. Esto no es algo que pueda hacerse de manera aleatoria ni tampoco impulsarse de abajo hacia arriba. Requiere el compromiso de la alta dirección para convertirlo en una prioridad, con responsabilidades y expectativas claramente definidas para cada persona involucrada en el establecimiento y mantenimiento de la integridad de las LdMs, y también con rendición de cuentas para asegurar que suceda.

¡Esto no es sencillo! Lo fácil es no hacer nada y seguir viviendo con las consecuencias. Aún si no puedes eliminar todos los errores del pasado, por lo menos implementa algo para evitar que la situación empeore aún más. Una vez que puedas mantener el paso, ¡es más sencillo alcanzarlo!

Doug Wallace, CPIM, tiene más de 30 años de experiencia combinada en operaciones de cadena de suministros y consultoría gerencial, especializándose en las áreas de planificación de la empresa global, control de producción e inventarios, y manejo de materiales. Como Experto en Manejo de Materiales para la empresa Life Cycle Engineering, él está enfocado hacia implementar las mejores prácticas en abastecimientos, operaciones de almacén, optimización de inventarios, y utilización de los sistemas asociados tanto de negocios como de información.

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