Teniendo en cuenta que las empresas deben cumplir con la función social de aportar bienestar a la comunidad, la gestión del mantenimiento es un instrumento que permite conjugar los anteriores conceptos, mediante la aplicación de técnicas de ingeniería y estrategias que otorgan un margen de contribución a las utilidades de cada empresa.

1. EL MANTENIMIENTO DEL PASADO?

Toda instalación sufre deterioro por su uso normal, operación Inadecuada, defectos en su montaje, especificaciones técnicas mal concebidas y su no utilización. Este proceso obliga a tomar acciones encaminadas a restablecer las condiciones normales de funcionamiento.

Los procesos de cambio por el que atraviesa el país como parte de la apertura económica y la creciente globalización exige mayor productividad, lo cual puede lograrse también mediante la implantación de adecuados esquemas de administración del mantenimiento.

La función mantenimiento está ligada con el incumplimiento, las largas jornadas y la incompetencia, esto se debe a una típica y equivocada concepción tanto de la dirección como de los responsables del Mantenimiento; ese concepto ha cambiado favorablemente en muchas empresas, pues las gerencias han aprendido a enfocar y evaluar sus recursos y necesidades y Mantenimiento ha empezado a manejar sus recursos gerencialmente; es decir ha ido abandonando el esquema exclusivamente técnico y ha adoptado uno administrativo, en el cual su papel es el de colocar en el momento y en la cantidad adecuada los recursos a su cargo, es decir ser oportuno.

La situación general que viven las áreas de mantenimiento de las diferentes empresas a nivel nacional y en general a nivel latinoamericano, se pueden considerar como un estándar, pudiendo decirse que se considera un mal necesario, como la causante de gastos y desviaciones de los objetivos de costos y de los objetivos de producción; se considera también el sitio a donde se trasladan aquellos empleados tipo problema o de bajo nivel de desempeño, otros afirman que es sinónimo de bajo rendimiento, falta de seguridad, falta de calidad, baja eficiencia, altos costos, etc.

• Altos Inventarios
• Formación Artesanal : Por falta de escuelas suficientes a nivel técnico y por la orientación a la reparación y al reemplazo de componentes. Se consideraba que la función mantenimiento, tenía características de trabajo burdo y poco calificado, aún en niveles propios de personas de conformación universitaria
• Especialización por área: Debido a la creación de “Repúblicas Independientes”, segmentadas y disgregadas, con falta de coordinación y de integración.
• Esfuerzos aislados con motivación personal: Sí se ha querido cambiar el Mantenimiento, pero no es apoyado el proceso por la gerencia y dirección de la empresa el éxito es remoto.
• Predominio de lo Empírico: Durante muchos años, las decisiones se tomaron basadas, casi exclusivamente, en las experiencias; el resultado se juzgaba como bueno si el equipo reparado presentaba un comportamiento satisfactorio.
• Mantenimiento como función: “Yo daño, tú reparas” pareció el principal vínculo entre Mantenimiento y sus clientes durante mucho tiempo. La subordinación de las áreas de Mantenimiento a las otras áreas de la organización era casi una norma.
• Talleres Industriales Sobredimensionados: Con el efecto de gobiernos proteccionistas y el deseo de hacerlo todo por el equivocado concepto de que “aquí no cuesta nada”.
• La Ausencia de Políticas de Reconversión: Posiciones diferentes impidieron la renovación de equipos con nuevas tecnologías, causando ineficiencia y sobrecostos de mantenimiento; lo importante es a veces sostener la operación, sin detenerse a analizar, hasta qué punto el desgaste de los equipos o la tecnología empleada afectaba los resultados económicos.
• Baja autoestima y posicionamiento por la falta de sentido de pertenencia: Ocasionado por la falta de resultados concretos o por lo menos la falta de evidencia de los mismos.
• Excelente atención a emergencias: Lo que originó un exceso de confianza en el cliente y por lo mismo un descuido en la coordinación y programación.
• Lenta contratación y adquisición de Recursos: Exceso de tramitología y falta de expertos en las áreas encargadas de estos procesos.
• Desconocimiento de Gestión: El no manejar cifras debido a la presión de tiempo y el funcionamiento de los equipos, hizo que las mediciones, valores, costos e índices pasaran a segundo plano.
• Ambiente no importante: “Si el equipo funciona es suficiente”, hizo que se descuidara el medio ambiente y el ruido; las emisiones de partículas y los afluentes pasaron a segundo plano.
• Alta carga de datos para procesar: Mantenimiento genera muchos datos que mal o no procesados dificultan el análisis y toma de decisiones. Se impedía la recolección ordenada de datos y naturalmente, se estaba muy lejos de convertir en información los pocos datos obtenidos. El intento de reunir datos o escribir experiencias que impidieran repetir la historia, se consideraba pérdida de tiempo.
• Grandes cuadrillas: El problema en Mantenimiento no es el número de personas, sino su coordinación que producirá productividad y rendimientos superiores.

Todos estos hechos explican la pésima imagen del Mantenimiento en muchas industrias, pues la vocación de servicio del mismo se confundía con una imagen servil, falta de Gerencia y de Ingeniería.

¿Cuál de éstas o cuáles más pueden ser las causas para que la función mantenimiento sea tan desconocida, o sabiendo que siempre ”sirve” se considere que no es así?

La forma tradicional como se hizo mantenimiento circunscribiéndose casi de manera exclusiva a la reparación del equipo deteriorado, restó importancia a los aspectos analíticos de la función mantenimiento y originó una imagen de dedicación a la tarea, como respuesta, imprecisa y poco sistemática, a los requerimientos de quienes han operado el equipo.

Las decisiones tradicionales de Mantenimiento, fomentan la permanencia de los procesos, aún cuando cambien la producción y los requerimientos del cliente.

Esto es, mantenimiento continuamente reacciona a los cambios en los requerimientos de producción - siendo reactivo, más que proactivo.- Además, típicamente Mantenimiento se resiste el cambio, antes de promoverlo.

2. EL MANTENIMIENTO DE HOY O DEL FUTURO?

Circunstancias diversas como crisis y éxitos de tipo administrativo, financiero económico y comercial han obligado a muchas empresas a reflexionar y reaccionar sobre sus diferentes áreas para hacerlas más efectivas, hasta el punto de tratar de crear un ambiente empresarial en cada una, con el fin de lograr actitudes gerenciales en cada responsable para garantizar la rentabilidad de su gestión con un manejo eficiente de recursos.

Indudablemente esto ha generado fuertes choques en las organizaciones, pues costumbres y necesidades superfluas se han eliminado con un alto grado de fricción y adicionalmente por un excesivo sentimiento de pertenencia de detalles materiales; es por ello que el desconocimiento del costo del área ocupada, la efectividad de gestión y el número de equipos utilizados no han permitido visualizar si la función mantenimiento es justificable dentro de la empresa.

En la búsqueda de costos óptimos ha sido necesario replantear la función del Mantenimiento orientándolo a hacerlo más efectivo y así al tiempo que su influencia en los costos totales se minimice.

Luego de un período de crecimiento económico, durante el cual predominaron en las empresas los criterios orientados hacia la producción, se le ha dado prioridad a otros aspectos tales como operación fácil, baja emisión de ruido, economía durante todo el período de funcionamiento, seguridad de los trabajadores y Mantenimiento adecuado.

Las razones son las cambiantes condiciones de la competencia, que no admiten ningún desperdicio de recursos tales como materias primas, tiempo, personal, repuestos, etc., la mayor complejidad de las instalaciones, así como también el grado creciente de interrelación de unidades productivas lo que ha aumentado considerablemente los costos de paros de producción y reparaciones. En consecuencia, los tiempos de detención breves y un bajo porcentaje de fallas son factores que desempeñan un papel decisivo en el éxito económico.

Las nuevas tendencias en materia de mantenimiento, son entre otras:

" Mantenimiento basado en condición en vez de horas "
" No hacer en vez de hacer "
" Prevención de fallas en vez de mantenimiento preventivo "
" Muchas horas de servicio, mínimas horas de parada "
" Centralización de planeación y programación "
" Aplicación de indicadores de resultado "
" Calidad de gestión "
" Mantenimiento Oportuno "

Que implican un cambio radical en la actitud tanto de la dirección de las empresas como del personal responsable del mantenimiento, planteamientos que conllevan a una revisión y adecuación de las estructuras organizacionales de las empresas.. Por eso un Mantenimiento debe caracterizarse por:

• Mayor Sentido de Pertenencia: Fruto de un esquema de trabajo por resultados y satisfacciones en el cumplimiento de objetivos que conseguirán credibilidad y posicionamiento.
• Mantenimiento como gestión: Responsabilidad compartida y no como función: El Mantenimiento se inicia en la selección de los equipos, sigue en la instalación, se respalda con una correcta operación y un buen Mantenimiento con apoyo de compras e inventarios.
• Análisis de Puntos débiles: El análisis de fallas es el principal respaldo del mejoramiento continuo con la identificación de componentes de repetitivas fallas.
• Efectividad de contratación y adquisiciones
• Inmediata atención al cliente o socio: Con la prestación de un servicio Integral con responsabilidad compartida.
• Participación en la selección de tecnología: Como conocedor del acontecer y desempeño de los equipos.
• Definición de políticas de reposición de equipo: El análisis de vida residual posibilita el análisis del costo del ciclo global del equipo, proyectando y analizando conveniencia de las reparaciones y reacondicionamientos.
• Apropiación del almacén e inventarios: Es un error pensar en que el Mantenimiento con un papel pasivo y antagónico podrá ser exitoso; la gestión de Materiales es su principal aliado, por eso codificar, describir y estimar repuestos a consumir en el primer paso para lograr un buen Mantenimiento.
• Equipo de levante, transporte y herramienta adecuados.
• Procedimientos estandarizados: La normalización posibilita el autocontrol y la institucionalización de conocimiento.
• Sistema de Información apropiado: El uso efectivo de sistemas computarizados para la administración de mantenimiento y logística es fundamental para el mejoramiento de la empresa.
• Ambiente y salud importante en su gestión (Relación con el medio ambiente)
• Planeación y programación de actividades: Factor crítico de éxito que tiene como misión administrar bien los recursos.
• Mantenimiento de primera línea por el operario
• Control presupuestal: Iniciativa antes que normas
• Inspección Sistemática antes que desarmes por horas
• Documentación Apropiada: Catálogos planos y manuales son el soporte de la información de Mantenimiento.
• Personal capacitado y convencido
• Intercambiabilidad y Modularidad de los equipos : Para mejorar los tiempos de respuesta con cambios rápidos de ensambles ó partes para su posterior reparación.

Esto redunda en mayores exigencias al desempeño del Mantenimiento. Las nuevas tecnologías han ampliado las tareas, responsabilidades y exigencias en cuanto a tiempos, calificación, exactitud en la ejecución y organización de las tareas de Mantenimiento.

Las técnicas aplicadas al mantenimiento han evolucionado y se han logrado nuevas herramientas básicas, entre otras, los sistemas de información, capaces de facilitar la toma de decisiones a través del suministro de información sobre aspectos técnicos y económicos, programas de mantenimiento, control de trabajos, diagnóstico de condición de equipos y estadísticas de comportamiento y falla; los planteamientos sistémicos que integran las funciones, la gerencia de procesos.

El énfasis en los años del milenio nuevo está en confiabilidad equipo/sistema, control de riesgo y control de costo ciclo de vida. El impacto de conceptos como Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM), Mantenimiento Productivo Total (TPM) y Costeo Basado en Actividad (ABC) está borrando los linderos tradicionales entre organizaciones al punto de que se necesitan conceptos nuevos de función y de los procesos de negocios

CARLOS MARIO PEREZ JARAMILLO

Ingeniero Mecánico de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín y especialista en Sistemas de Información de la Universidad EAFIT de Medellín (Colombia).

Asesor y Consultor de Dirección y Gerencia de Mantenimiento en varias compañías con Soporte y Cía. Ltda.; en su experiencia laboral ha desempeñado cargos en El sector automotriz, en la industria cerámica y en el gremio cafetero.

Profesional en RCM de Aladon Network , Soporte y Cia posee la franquicia para el Pacto Andino del concepto RCM II

Ha sido profesor en la Universidad Pontificia Bolivariana, Universidad EAFIT, Universidad Industrial de Santander, Escuela de Ingeniería de Antioquia y Universidad de América, en Medellín y Santafé de Bogotá D.C. Colombia, Universidad Industrial de Santander, Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia.

Ha sido Consultor e Instructor en Dirección de Mantenimiento y ha participado en la Sistematización de más de cien (150) empresas en Colombia, Perú y Ecuador, Mexico y Costa Rica

Conferencista y Consultor en Ecuador, Perú, España, Chile, Argentina, Cuba y Colombia.