¿Usted desarrolla una  justificación para el "retorno de la inversión" de este proyecto, prometiendo mejoras sustanciales en el rendimiento de los activos, reducción de tiempo de inactividad de los equipos, disminución de los niveles de inventario MRO y la disminución de los costos de compra? Comprometió una gran cantidad de dinero y tiempo para su aplicación? ¿Y están a la espera de que lleguen los ahorros y que se cumplan las promesas?

Si es así, tenga la seguridad, que usted no está solo. Lamentablemente, nuestra investigación indica que las implementaciones no llegan a cumplir las promesas hechas para justificar los costos del sistema. Esto es lamentable porque los ahorros posibles a partir de la correcta aplicación de un sistema de software EAM son auténticos y listos para cosecharlos. Las reducciones significativas en costos de mantenimiento y materiales, mejoras en la productividad laboral y el aumento de la eficacia de funcionamiento de los equipos (OEE) son todos posibles de obtener de manera realista.

Entonces, ¿cuál es el problema?

Un hilo común parece tejer su camino a través de las implementaciones de software EAM. Sólo un problema está en el corazón de cada operación de Administración de activos con problemas. Ese unico problema son los datos.

Compañías en dificultades no son capaces de generar los datos (y la inteligencia de negocios acorde) que necesitan para tomar decisiones de negocio y decisiones de negocios educadas acerca de su operación para mejorar el rendimiento de los activos, reducir costos y aumentar la productividad. Específicamente, ellos ...

• No conocen el ciclo de vida de los costos de sus equipos
• No conocen cuales fallas les cuestan más en tiempo y dinero
• No pueden generar datos utilizables precisos del inventario para poder optimizar los niveles de inventario
• No puede obtener suficiente detalle de cada rubro, a fin de negociar acuerdos de compra y racionalizar la base de proveedores

Todo es acerca de los datos. El contenido es el rey en EAM. Los datos son la base de la información. El desafío de la generación de información profunda y significativa comienza con sus datos.

Así que, ¿por qué no pueden nuestros clientes generar datos precisos y significativos EAM? Bueno, aquí hay algunas posibilidades:

• Los Procesos no están en su lugar.
• Los Procesos están fuera de control.
• Los Roles y responsabilidades no están claramente definidos.
• La capacitación del sistema es inadecuada.
• El proceso de auditoria para identificar los vacíos del desempeño está ausente.
• La funcionalidad del Sistema EAM está sub utilizada.
• No existe un programa de medición para monitorear y evaluar los procesos.
• Las bases de datos de los equipos y del inventario no están configuradas correctamente.
• El sistema EAM no está configurado propiamente.

Todas estas variables impactan la calidad de los datos EAM y en última instancia, de la información. Si podemos solucionar estos problemas, entonces podemos generar los datos que necesitamos para gestionar adecuadamente nuestra operación. Las Mejores Prácticas de datos EAM son datos limpios, consistentes, precisos y completos.

• Limpios: los datos no contienen errores de ortografía, están libres de sintaxis innecesariamente compleja y las tablas no contienen registros duplicados.

• Completos: todos los campos requeridos en cada registro se han llenado.

• Precisos: todos los campos requeridos en cada registro se ha completado correctamente.

• Consistentes: los datos que se describe en un estándar, de manera estructurada y se adhiere a un acuerdo sobre un nombre convencional.

Los datos de EAM deben cumplir estos requisitos con el fin de maximizar la presentación de informes, análisis y creación de información de calidad. En primer lugar, los retos de generar buenos datos - y, por lo tanto, información útil - se dividen en tres áreas: buenas prácticas, Tecnología y Administración del Desempeño.

Mejores Practicas

Las mejores prácticas se refieren al método más eficiente y eficaz para la ejecución de una determinada actividad o proceso. Información útil y confiable es impulsada en parte por las mejores prácticas. Los datos, procesos y personas son los componentes clave de las mejores prácticas que impactan la información.

Datos

Los datos de EAM se componen de elementos estáticos y de transacción. Los datos estáticos forman la columna vertebral del Sistema EAM. Está compuesto de información de la tabla maestra de Designación y Codificación de estructuras, mientras que los datos de transacción se crean como resultado de un proceso.

Las tablas maestras de Inventario y Equipos son los dos pilares de una base de datos de software EAM. Cómo obtener datos correctos se inicia con estas dos tablas.

Tabla de Equipos - Esta Tabla contiene información sobre los activos de la empresa, tales como descripciones, clasificaciones, y ubicación, empezando por el nivel de la planta. También debe definir la estructura jerárquica (o lineal del equipo) de activos dentro de cada planta. Una estructura bien definida del equipo identifica las relaciones de activos y niveles, tales como los equipos "padres" y los "hijos". Estas relaciones facilitan el análisis tanto en el "rollo" o niveles agregados (como por planta o por período de tiempo) y también en los niveles detallados (por ejemplo, por departamento o por activo).

Tabla de Inventario -La tabla de inventario contiene el catálogo de material corporativo y de información sobre los inventarios de piezas de recambio de cada planta. Los números de Inventario de artículos no deben ser inteligentes. Deje la inteligencia en otros campos en la base de datos. Los productos deben ser descritos en un formato consistente de sustantivo modificable. El Inventario debe ser clasificado en varias maneras para mejorar el sistema de clasificación y de informes. El catálogo debe ser global: registros de documentos son compartidos entre las plantas y la seguridad del sistema permite la visibilidad de la empresa de los inventarios. Vea los datos de inventario que se muestra en la Tabla 1.

Estructura de Código de Datos EAM - Esta estructura de codificación son las más ignoradas y subestimadas en el sistema EAM. Esta ayuda a ordenar, agrupar y organizar la información. Códigos de EAM como criticidades de equipo, tipos de órdenes de trabajo, prioridades, status, los motivos de interrupción, las clases de inventario, tipos de órdenes de compra y los códigos de servicio de proveedores, son todos ejemplos de codificación de datos EAM para apoyar las buenas prácticas.

Los códigos de EAM también son críticos para la presentación de informes del sistema y la capacidad de análisis, ya que son el núcleo de muchos de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Por ejemplo, un KPI para medir el porcentaje de mantenimiento reactivo, requiere que el código de la orden de trabajo separe el trabajo de mantenimiento reactivo de otros tipos de trabajos de mantenimiento. La tabla 2 es un ejemplo de buenas prácticas EAM de estructuras de codificación de datos para Tipos de órdenes de trabajo.

Desarrollar estos códigos ricos y comprensibles permite a las estructuras de datos ser vistas y poder reportar en una variedad de maneras diferentes. También proporcionan la penetración en el mantenimiento, inventario y procesos de compra, convirtiendo los datos transaccionales en información significativa.

Procesos

Los procesos son las actividades del sistema que apoyan al activo. Por ejemplo, una transacción de conteo de inventario se crea cuando un artículo de inventario es contado. Una transacción de orden de trabajo se crea cuando una orden de trabajo se introduce en el sistema para una pieza de equipo. Los  datos transaccionales, mencionados antes, se crean como una salida de un proceso. EAM de datos transaccionales es el corazón y el alma del sistema EAM, porque conduce los reportes e informes y resultados de análisis y ayuda a vigilar y medir el rendimiento. Transaccionales de datos es tan bueno como el proceso que se emplea para recogerla. Por ejemplo,

• Emisión de los materiales incorrectamente desde el almacén se traducirá en operaciones de uso inexacto o incompleto de inventario.
• No cargar las piezas a órdenes de trabajo se traducirá en costos de ciclo de vida inexacta al equipo.

Los procesos deben ser eficientes y, lo más importante, efectivos, a fin de generar buenos datos transaccionales. Un proceso inexacto o inconsistente producirá datos debajo del nivel estándar. Las reglas de negocio se debe poner en el lugar que proporcionan la estructura y establecer directrices para el proceso. Por ejemplo, una orden de trabajo que se requiera para emitir partes de la bodega. La documentación de los procesos es una gran manera de facilitar la aceptación y la estandarización.

La creación completa y precisa de datos transaccionales EAM impulsa los informes, análisis e indicadores de rendimiento clave. Los procesos deben ser controlados, medidos y comprobados sobre una base regular. Los procesos deben ser parte de un programa global de administración del rendimiento para garantizar la mejora continua y el cumplimiento de las mejores prácticas.  

Personal

El Personal ejecuta los procesos que, a su vez, crean los datos. Por lo tanto, el personal tiene un impacto significativo en la calidad de los datos, por lo que debe estar comprometido con la generación de datos completos y precisos.

La Generación de buenos datos requiere una estrecha coordinación e integración de las funciones clave de EAM: Ingeniería, Mantenimiento, Administración de Materiales, Compras y funciones de contabilidad forman la cadena de valor EAM. Estas funciones deben colaborar armónicamente y sin fisuras con el fin de apoyar adecuadamente la administración de activos y las necesidades de confiabilidad. Estas funciones son sumamente interdependientes: ninguno de los procesos pueden lograr plenamente sus metas y objetivos sin la participación activa, el respeto y el apoyo de las otras funciones.

Dentro de cada función, las funciones y responsabilidades deben ser definidas y controladas. Los planificadores de mantenimiento, Almacenistas, compradores, supervisores de mantenimiento, y otros deben conocer su papel en la generación de datos completos y precisos de EAM. Las Funciones EAM deben tener documentados sus procesos, publicados internamente y disponibles para uso personal. Todo el mundo en la instalación debe saber cómo hacer negocios con estas operaciones. En conjunto, estas funciones crean valor en EAM.

Tecnología

La Tecnología consiste en el software EAM y su integración a las aplicaciones de apoyo. La tecnología ayuda a manejar los datos precisos. Realizar una buena configuración de los grupos de Usuarios del Sistema EAM y la configuración de seguridad es fundamental para generar y mantener datos precisos. Sólo usuarios autorizados deben tener acceso a escritura en las áreas clave de la base de datos (es decir, equipo, inventario, cuadros de proveedores, etc.) Por ejemplo, el permitir que muchas personas tengan la posibilidad de crear registros del equipo, dará lugar a incoherencias en los datos.

El instalación y configuración del sistema EAM debe ser fácil de usar. Los grupos de usuarios deben reflejar las funciones y responsabilidades. Los formatos del Sistema EAM complejos deben reducirse y centrarse exclusivamente en la recolección de datos críticos. Los campos no utilizados deben ser ocultados de la vista. El sistema EAM debe enmarcar los procesos de negocio y facilitar las actividades repetibles.

Una muy unida y cerrada configuración del software EAM mantiene a los usuarios en el buen camino y facilita la creación de buenos datos.

Administración del Rendimiento

La Administración del Rendimiento es el nexo donde os datos limpios y precisos, generados por las mejores prácticas y tecnologías, se transforma en información útil y confiable. Esta Administración le dice cómo está haciendo su operación. ¿Está en buen camino? ¿Está fuera de control? ¿Esta obteniendo los resultados que esperaba de sus prácticas? La Administración del rendimiento consiste en medir los valores reales de los criterios específicos de rendimiento y comparar los resultados a:

• Normas
• Los valores históricos y / o
• Los resultados del grupo de compañeros de trabajo

La Administración del Rendimiento consiste en los Indicadores Claves de Rendimiento (KPIs), Informes y Auditorias de Desempeño.

KPI - Los KPI miden qué tan bien un centro, departamento o función de negocios (es decir, Administración de Materiales) se está desempeñando. Por ejemplo, para medir la precisión del Inventario del Almacén transmite lo bien que la función de Administración de Materiales está manejando los inventarios.

• Identificar los KPI correctos para dar seguimiento y analizar es crítico. Los KPI correctos están directamente relacionados con el departamento o los objetivos de la organización y el nivel de madurez. Por ejemplo, el intentar medir el tiempo de respuesta de una Orden de trabajo sin un efectivo sistema de solicitud de trabajo, no tiene mucho sentido.

• Identificar el número correcto de KPI's para dar seguimiento y analizar ayuda a la organización a mantener centrada la atención. Como dice el viejo refrán, "no se puede hervir el océano." Demasiados KPI pueden diluir el enfoque y crear parálisis. Por el contrario, muy pocos KPI's ofrecen una evaluación de los resultados incompletos. Importantes procesos van sin control y las oportunidades de mejora se  pierden.

KPI existen para todas las funciones EAM, pero no cometamos el error de identificarlas en un vacío. A pesar de que las funciones EAM son organizaciones independientes, sus actividades son integradas. Por ejemplo, la planificación efectiva y la programación son difíciles de lograr sin un operación efectiva de los departamentos de almacenes y de compras. Al adoptar un enfoque holístico y la evaluación de toda la cadena de valor, usted asegurará una visión coherente a través de las operaciones de administración de activos.

Presentación de informes - Las herramientas para la elaboración de informes del sistema EAM son necesarias para extraer, agregar y analizar datos. Las Herramientas de informes deben ser fáciles de usar y facilitar la visualización de datos. La Presentación de informes consta de tres áreas: operacional,  presupuesto y costos e informes de rendimiento.

• Los informes de operaciones se centran en las operaciones diarias o en las operaciones tácticas de la instalación.
• El Reporte de Costo se centra en la mano de obra, materiales y gastos de los servicios y cómo estos costos se distribuyen a través de los activos de la instalación.
• El Informe de rendimiento se centra en los resultados de KPI.

La tabla 3 muestra algunos ejemplos de informes. La Entrega de información le da vida a los datos. Cuadros, gráficos y tablas como los de la Figura 3 son la mejor manera de visualizar y tendencias los datos.

Auditorias de Rendimiento - Estas auditorias son un componente clave de la mejora continua. Las Auditorias lo mantienen a uno enfocado. En muchos casos, una implementación de un sistema EAM comenzará rápidamente, el entusiasmo aumentará, pero el proceso perderá atracción después de su lanzamiento. Auditorias periódicas ayudan a asegurar que la instalación sigue su trayectoria, sigue mejorando y se cierra brechas en Mejores Prácticas. 

Resumen

La implementación de un sistema EAM que crea valor a través de la organización, sobre una base sostenible, puede ser difícil. Integración de sistemas, personas, procesos y datos requiere una buena coordinación y dedicado esfuerzo. Pero el esfuerzo que se necesita bien vale la pena, ya que los ahorros son reales y significativos. La clave para la generación de estos ahorros se encuentra en los datos y la información.

• Generar datos precisos y completos requiere la aplicación de mejores prácticas y tecnologías EAM.
• La transformación de estos datos en información requiere un programa de Administración de Rendimiento basado en la presentación de informes, KPI's y mejora continua.

En última instancia, "el éxito con AEM" se encuentra en la feliz unión de las mejores prácticas, la Tecnología y la Administración del Rendimiento.

Así que de el primer paso. Identifique lo que es importante para su organización. Comience con el estado final en mente. Defina los datos de rendimiento que necesita para tomar decisiones informadas y educadas de negocios. A continuación, identifique las actividades y procesos necesarios para apoyar estos datos. Una vez que estos diseños estén completos, impleméntelos y manténgalos.

Al dar estos primeros pasos, usted iniciara su viaje de crear y transformar datos EAM en información de negocios de recursos e inteligente que crea valor a través de la organización, mejora la rentabilidad y conduce a una mejora continua.

Tracy Smith y Clay Bush son socios de Stratum Consulting Partners en Superior, Colorado, EEUU. Stratum es una consultoria de EAM. Clay y Tracy pueden ser contactados en tracy.Smith@Stratumcp.com o Clay.Bush@Stratumcp.com