Un departamento de mantenimiento puede representar entre el 10% y el 35% del capital operativo, este numero dependerá en primer lugar de la capacidad instalada, tipos y complejidad de los procesos, tecnología e incluso la ubicación geográfica. Los presupuestos de mantenimiento deben traducirse en generar disponibilidad y confiabilidad de los procesos productivos, sin embargo, pocas empresas han logrado t raduci r financieramente la función mantenimiento para medir el impacto que puede tener en los estados financieros.
Los Objetivos Corporativos que se dirigen al Departamento de Mantenimiento se basan en el eficiente manejo de los costos, esto hace que este sea uno de los primeros afectados a la hora de efectuar una reducción de costos, los enfoques modernos del mantenimiento permi ten est imar financieramente cual es el impacto que este puede tener en las organizaciones e incluso es posible medir la correlación que existe entre el mantenimiento y los niveles de ganancias por medio de herramientas matemáticas así como la posibilidad de estimar el punto máximo hasta donde el mantenimiento es beneficioso financieramente y agrega valor a la organización, sin embargo, no todo se debe limitar a estudios financieros, se requiere tener escenarios de reducción de costos a fin de generar planes de contingencias e identificar cuales son las áreas factibles para dichas medidas, todo esto sin comprometer la funcionalidad de los activos, al mismo tiempo identificar los mecanismos de control idóneos para cada caso.
Las políticas de reducción de costos deben ser medidas temporales, es muy distinto a aplicar medidas de eficiencia en los costos, la diferencia radica en que las políticas de reducción de costos impactan la capacidad del departamento de mantenimiento en sus recursos o en la rapidez de respuesta en atender la perdida de la función de los activos, también se afectan los planes de mantenimiento y otros los costos asociados tales como: adiestramiento o capacitación técnica, reuniones de comité, incorporación de tecnología, rediseño, contratación externa, logística, etc. El desarrollar un programa de eficiencia de costos no necesariamente se traduce en recorte de recursos sino en adaptar la gestión de mantenimiento a la realidad del ciclo de vida de los activos, las empresas deben diseñar planes estratégicos de acuerdo a la longevidad de los activos e ir moldeando la gestión de mantenimiento a las realidades a fin de poder ser eficientes y lograr los objetivos planteados, hacer el mantenimiento de otra forma significa ir incrementando los niveles de reactividad e ir perdiendo control sobre la dinámica del mantenimiento hasta llegar al punto donde los activos son los que dictan la pauta del mantenimiento y no el departamento.
Antes de efectuar una reducción de los costos de mantenimiento necesariamente se tienen que identificar aquellas áreas donde una reducción en los recursos o actividades de mantenimiento no genere riesgos a la integridad del personal, medio ambiente o instalaciones, entendiendo por riesgo todos aquel los eventos que puedan tener consecuencias bien sea por su impacto o por su frecuencia. La forma mas sencilla de identificar dichas áreas es desarrollando una matriz que contemple los siguientes aspectos: frecuencia, impacto operacional, flexibilidad operacional, costo de falla, seguridad y medio ambiente, con esos elementos se identifican aquellos sistemas o equipos con mayores indices de impacto, el generar ese tipo de matrices permite poder categorizar por indice global o por cada uno de los parámetros, permitiendo identificar los equipos y las áreas con bajos factores y que una reducción de costos no afectaría significativamente la operatividad o la seguridad de los mismos.
Sin un programa de reducción de costos no se efectúa de manera controlada puede acarrear consigo serias consecuencias al departamento de mantenimiento, por ejemplo:
Incremento del mantenimiento reactivo.
Diferimiento en la planificación del mantenimiento preventivo (Backlog)
- Aumento en el horario extra para atender actividades de mantenimiento.
- Compras de emergencia y todos los costos adicionales que estas incluyen.
- Incremento en el riesgo de accidentes y eventos no deseados en las actividades de mantenimiento.
- Distorsión en el programa de formación técnica del personal de mantenimiento.
