Es decir si se enfoca el trabajo de mantenimiento adecuadamente, cada esfuerzo que se haga para mejorar los procesos y controles, aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos humanos y físicos, debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso.

Por ello cada variable del sistema ha de estar representada y medida para poder estimar la contribución de cada área en el producto final. Por eso conocer indicadores tales como; el valor de un minuto de producción, el costo de mantenimiento por cada metro cuadrado de área, la distribución porcentual de los servicios, mano de obra y materias primas en el producto y el tipo de costo de mantenimiento, entre otros, permiten la comparación con los indicadores de la organización.

El concepto "Costeo" se refiere a un proceso que ocurre en un sistema de información y que lo refleja en una cifra que pretende mostrar el desempeño puntual de una gestión y que en el tiempo permite inferir una tendencia de utilización de recursos.

En otras palabras el ejercicio y la realización de actividades de mantenimiento exige un consumo de recursos que afectado por tarifas estándar permiten obtener un valor que en sí, no significa nada sino se contrasta o compara con unidades tipo que indican el concepto de bien, mal, mejor o peor; es decir el concepto "costoso" se debe referir también al resultado obtenido y a la respuesta en la operación o producción.

Por ejemplo: Una O.T puede consumir 10.000 unidades monetarias de mano de obra y 60.000 de repuestos; esto facilita sacar muchas conclusiones:

• Relación repuestos /mano de obra : 6 a 1
• Relación repuestos/total : 6 a 7
• Relación mano obra/total : 1 a 7

Sin embargo, todo esto puede ser poco atractivo para una organización si esa "inversión" en 70.000 unidades monetarias en una labor de mantenimiento, no se traduce en un beneficio mucho mayor para la empresa.

Por eso los costos de mantenimiento son útiles en dos sentidos:

• Para evaluar resultados internos de una organización de mantenimiento y
• Para comparar la inversión con los resultados operativos de la empresa.

Es decir, si se considera que por medios diferentes a un sistema de información de mantenimiento se conoce que en un período determinado se emplearon N miles de unidades monetarias en el mantenimiento y que se dividen en M miles en materiales, O miles en mano de obra y P miles en herramientas y puede también conocer que usó Q miles en la administración de estos recursos, no por eso se conocen los costos de mantenimiento, pues un modelo de los mismos busca conocer distribuciones internas, consumos puntuales, "picos", partes intervenidas con frecuencia, causas de las fallas y sobre todo tratar de encontrar una relación acción-causa-efecto que logre unir conceptos administrativos y técnicos que expliquen el origen de los trabajos de mantenimiento.

Si se expresa de otra manera: El mérito de mantenimiento no es conocer esos totales sino poder precisar su distribución por diferentes conceptos tales como:

• Área operativa
• Equipos o conjuntos
• Familia de equipo
• Partes de equipo
• Causa de falla
• Tipo de trabajo
• Origen del trabajo
• Por asignación contable de los consumos del repuesto.
• Oficios o Especialidades y por Especialistas
• Por intervención a componentes
• (causa de falla, síntoma y acción tomada)
• Área de responsabilidad
• Zona geográfica
• Cuadrilla
• Períodos de tiempo
• Sistemas o subsistemas

Estas relaciones son obtenibles de un sistema de información e integrados pueden proporcionar también los siguientes reportes:

• Costos por unidad producida
• Relación a los costos de operación totales
• Relación a las ventas

Si lo logra, entonces sí conoce sus costos y con los resultados en un período puede establecer metas y objetivos. La finalidad básica de una gestión de costos es estimular la optimización del uso de mano de obra, cantidad de materiales y tiempos de paro; estableciendo objetivos con diferentes bases de comparación, los objetivos son puntos de equilibrio (compromisos) entre un beneficio potencial y el costo de mantenimiento.

Aunque el capital no es el único factor a considerar en el acontecer del Mantenimiento, muchas de sus estrategias deben manifestarse como dinero; con lo cual la toma de decisiones es fuertemente influenciada, pues sólo planes que realmente impliquen beneficios tangibles tiene presentación; es decir si se enfoca el trabajo de Mantenimiento globalmente cada esfuerzo que se haga para mejorar los procesos y controles - aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos humanos y físicos-, debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso; es por ello que cada variable del sistema debe estar representada y medida para poder estimar la contribución de cada área en el producto final.

Conocer el valor de un minuto de producción, el costo de cada metro cuadrado de área, distribución porcentual de los servicios, mano de obra y materias primas en el producto, facilitan la visualización de las incidencias de las diversas estrategias que se quieran aplicar en la organización.

1. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO.

En las empresas organizadas, en donde existen buenos sistemas de información sobre las variables que miden el desarrollo de la operación, se visualizan fácilmente los costos de mantenimiento y manifiestan un alto grado de interés por el costo mismo y la rapidez de su crecimiento.

La falta de interés en el control de los costos de mantenimiento en muchas de las empresas del medio, es fruto solo de su ignorancia. 

En otras, sin embargo se conocen las sumas invertidas en el Mantenimiento. Pero no se conoce en que rubros: ¿correctivo?, ¿sistemático?, ¿mano de obra?, ¿en repuestos?, y tampoco las posibilidades de su reducción.

Algunas Gerencias tienen la sensación desafortunada y algunas veces acertada de que grandes cantidades de dinero se desperdician en Mantenimiento; en algunos casos un gran porcentaje de los costos de mantenimiento pueden reducirse sustancialmente.

El manejo adecuado de los costos de Mantenimiento puede ayudar a vislumbrar para muchas empresas la barrera entre la competitividad y la ruina, como ha sido el caso de empresas que han perpetuado anacrónicos equipos y las que han innovado tecnológicamente sin estar preparadas para el reto de asimilar los nuevos conocimientos y procesos.

La infraestructura básica que permite adelantar tareas para controlar costos necesita de algunos elementos que faciliten el tomar acciones concretas.

Un elemento fundamental es el sistema de información que permite conocer los costos a tiempo, con exactitud y veracidad; además de ello, la información debe ser oportuna, es decir, es necesario diseñar el flujo de datos para que, tan rápidamente como sea posible, ellos sean procesados y también rápidamente sean analizados para tomar acciones correctivas.

Otro elemento es la comunicación y el ambiente propicio que genera una organización adecuada y comprometida, se requieren controles precisos, personal calificado, capacitación, objetivos claros, y gerentes competentes con capacidad para administrar una de las más difíciles operaciones de producción: El Mantenimiento.

Cualquier persona dentro de la organización debe estar muy conciente de la responsabilidad de velar por los costos, permaneciendo informado de su estado y de su contribución para controlar el sistema de ordenes de trabajo - documento fundamental en el sistema de control de costos -, pues debe diligenciarse con la mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la información necesaria en el sistema.

2. ENFOQUE DEL NEGOCIO DEL MANTENIMIENTO:

El área de mantenimiento es tratada, desde el punto de vista de costos, como un ente de servicio con criterio de costo cero. Es decir, mantenimiento debe "cobrar" sus servicios a los usuarios de forma que al final de un período dado, el valor "cobrado" tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese período.

O de otro lado, la diferencia entre lo facturado y lo invertido es "pérdida" para mantenimiento, que puede ser conocido para mejorar la productividad.

El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre Mantenimiento durante un período por la prestación de sus servicios debe recuperarse a través de las órdenes de trabajo en el mismo período. O sea la totalidad de costos presupuestados al inicio del período debe distribuirse en las OT que se ejecuten en el período (está referido al monto total).

Mantenimiento es un área de servicio con criterio de costos cero. Este punto se debe ampliar bajo el principio de que todo se distribuya entre los "clientes". Pero eso es aumentar el valor del servicio prestado y dicho aumento realmente significa improductividad, ineficiencia o desperdicio que en la empresa se puede trasladar al cliente, pero que necesita conocerse para disminuirse como elementos de mejoramiento.

Los resultados que se obtienen al final del período después de comparar los presupuestos y los valores reales de los costos no coinciden generalmente y esto es un signo de la necesidad de mejorar los procedimientos de presupuestación o un mejor desempeño y utilización de los recursos con un adecuado esquema de programación y planeación de mantenimiento.

El mantenimiento no debe generar utilidad económica para sí mismo. El valor que se carga a las ordenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del área de mantenimiento a las diferentes áreas usuarias del servicio. Los modelos de costos de mantenimiento son herramientas para la administración de los mismos que se han diseñado para asistir a los directores de mantenimiento en el proceso de toma de decisiones.

Para el “caso Empresa” el mantenimiento es una herramienta de gestión sin incidencias contables.

· La fuente primaria de costos es la orden de trabajo: Toda intervención de mantenimiento emplea recursos internos y externos y debe estar respaldado por una orden de trabajo (OT) y así todo recurso planeado, programado y empleado dentro de una OT debe referirse con su cantidad consumida; la OT facilita la aprobación de la actividad porque posibilita la estimación y en la posterior ejecución permite que se asocien sus insumos o elementos utilizados lo que permite involucrar un costo al "liquidar" estos recursos con tarifas establecidas.

Todo presupuesto de un contratista debe indicar claramente los montos de mano de obra directa, materiales, herramientas y de AIU (porcentaje de utilidad y costos administrativos). De la misma forma, toda factura resultante de un servicio prestado debe estar igualmente estructurada. La aplicación de esta medida permitirá la comparación elemento a elemento con el costo interno y midiendo la competitividad de la organización de mantenimiento.

· Tarifas estándar: El costeo del mantenimiento se basa en tarifas horarias estándar para los diferentes elementos de costo (mano de obra, herramientas y costos indirectos),excepto los materiales, los cuales se cargan al costo que se mantiene en el sistema de materiales; en cada caso se hará una detallada discusión de como logran dichas tarifas, que en la medida que se reflejen la globalidad y totalidad de su cobertura, expresarán de manera real la inversión en que incurra la empresa para realizar esa labor.

· Costos diferidos: Los costos de mantenimiento se aplican en el período en que se causan y se pueden diferir en el tiempo de acuerdo a políticas empresariales, de tipo contable o administrativo, no obstante desde el punto de vista de gestión de mantenimiento se debe analizar los costos en el momento en que realmente se "cargaron" a un equipo.

El objetivo de diferir es netamente contable con el propósito de no afectar los costos de operación en un período de tiempo determinado. Cuando se practica un mantenimiento cuyo costo es demasiado elevado como para aplicarlo en un sólo período, lo general en algunas empresas es diferir durante varios períodos a fin de suavizar su impacto en el precio de la operación.

En un modelo de costos esto no se aplica por que el objetivo no es dispersar los "picos" en los costos de mantenimiento, sino el de dotar a la empresa de criterios de costos plenamente identificados en su periodo de incurrencia.

En el caso de una parada mayor o reparación total que logra un valor que aumente el valor del activo o el bien capital, la empresa puede cambiar la orientación fiscal - valor invertido -, pero eso no cambia el costo que haya causado en un período definido porque los recursos realmente se consumieron en esa fecha y desde el punto de vista de la gestión de mantenimiento es mejor conocer ese "pico" para proyectar mejores compras, cuadrillas, herramientas y equipos auxiliares que se traducen en menor consumo de recursos y ofrecer un costo menor a la empresa como un mejor empleo de insumos.

· Definición de criterios de análisis: Se deben agrupar y analizar los costos que se "cargan" a los equipos, con la asociación de todo equipo a un centro de costos, sistema, áreas, parte intervenida, causa de intervención, origen del trabajo, tipo de labor y así el modelo permite el obtener información con el grado de detalle que se desee, esto facilita diferentes mecanismos de análisis y diferentes distribuciones de un mismo valor global.

3. TIPOS DE COSTOS INVOLUCRADOS EN EL MANTENIMIENTO

El Mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos y generales.

3.1 COSTOS DIRECTOS:

Están relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservación de los equipos es mejor; influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atención que requiere. Estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo:

• Costos de mano de obra directa y contratada
• Costos de materiales y repuestos directos y contratados
• Costos de la utilización de herramientas y equipos directamente y con contratación.
• Costos de contratos para la realización de intervenciones

3.2 COSTOS INDIRECTOS:

Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo específico. Por lo general, suelen ser: la supervisión, almacén, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administración, servicios públicos, etc.

3.3 COSTOS GENERALES:

Son los costos en que incurre la empresa para sostener las áreas de apoyo o de funciones no propiamente productivas y que a su vez dan soporte a las áreas que desempeñan labores que se relacionan directamente con el negocio.

Para que los gastos generales de mantenimiento tengan utilidad como instrumento de análisis, se deben clasificar con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, que en algunos casos se asignan como directos o indirectos. Generalmente, los costos asignados a las áreas de mantenimiento por influencias indirectas de áreas de apoyo no son considerados pues sobre estos -según unos modelos de análisis -, la administración de mantenimiento no tiene ninguna acción, sin embargo a la hora de prestar el servicio, no habría infraestructura de administración del dinero, seguridad, etc.

Es cierto que los costos que asumen las áreas de mantenimiento por concepto de costos de administración se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van más allá de las áreas de mantenimiento. Y también que generalmente estos costos no se consideran, debido a que ellos no son controlables por la organización de mantenimiento, pues son manejados por sistemas externos de información y su determinación es dispendiosa.

Este punto es discutible porque si bien es cierto que generalmente no se tiene en mantenimiento dominio sobre estos aspectos, también es verdad que mantenimiento "consume" de esos recursos para poder ejercer su función. Una manera de visualizar esto es la abstracción de que mantenimiento es una empresa, por lo tanto sino tuviese ese apoyo, lo tiene que asumir y adquirir para poder funcionar.

Vale la pena reconocer la dificultad para "prorratear" o calcular la contribución global de mantenimiento en ese empleo de recursos. Existe la siguiente posibilidad: determinar cuánto de ese costo global corresponde a mantenimiento y en ese punto lo mejor es hacer una distribución proporcional, por ejemplo:

• Por persona: Es razonable pues, así se tiene como un factor de "posesión" del recurso un valor que exige la administración, relacionado con el número de personas de mantenimiento respecto al total. Eso permite posteriormente que se pueda asociar al trabajo así:
• Por actividad: Es bastante apropiado, por que se implica sobre un consumo global, la idea es hacer una relación directa del costo de la realización de la OT y distribuir los costos generales con base en un valor de los costos totales.

CARLOS MARIO PEREZ JARAMILLO

Ingeniero Mecánico de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín y especialista en Sistemas de Información de la Universidad EAFIT de Medellín (Colombia).

Asesor y Consultor de Dirección y Gerencia de Mantenimiento en varias compañías con Soporte y Cía. Ltda.

Profesional en RCM de Aladon Network , Soporte y Cia posee la franquicia para el Pacto Andino, Centroamérica y Mexico del concepto RCM 2.

Conferencista y Consultor en Ecuador, Perú, España, Chile, Argentina, Mexico, Costa Rica, Cuba y Colombia.