Un CMMS significa una inversión enorme de capital y recursos humanos en un instrumento, pero para obtener lo máximo de él debemos primero definir el alcance y los objetivos para utilizarla además como una herramienta de análisis; así que —parafraseando al físico Albert Einsten—pongamos, pues, la más poderosa tecnología a trabajar: nuestra mente.

Las computadoras y los programas de computación, prácticamente se quedan obsoletos al momento de instalarlos y el costo de sus actualizaciones o reemplazo nos ponen en medio de un gran dilema. Esta circunstancia no debe desalentarnos, numerosas empresas operan exitosamente programas diseñados varios años atrás, que sólo cuentan con algunas actualizaciones y ciertos ajustes en su programación para adaptarlos al avance tecnológico y al nuevo milenio.

SABIA VIRTUD

La razón por la que se efectúa la computarización del mantenimiento es la clave para el éxito. Debe ser acorde con la posición del departamento de mantenimiento. Si se considera a esta área como un elemento importante dentro del esquema organizacional de la planta, entonces es una decisión que nos permitirá reducir o evitar costos, mejorar los servicios, incrementar la confiabilidad y la calidad de la planta, controlar costos y disponibilidad del equipo.

Desafortunadamente, algunas empresas computarizan sólo porque trabajar el mantenimiento manualmente se ve mal y anticuado, o por que la competencia ya se ha modernizado. A esto se le conoce como el “factor porque” de Jay Butler (Maintenance Management). Aquellos que se encuentran comprando tecnología sólo “porque”, estarán desperdiciando tiempo y dinero en esa tecnología, y dejando pasar la oportunidad de ahorrar enormes cantidades de dinero para su organización.

La computadora tiene la capacidad de ejecutar tareas que consumen mucho tiempo en la gente. Un departamento de mantenimiento moderno debe tener una gran capacidad de análisis y los nuevos software de mantenimiento tienen funciones que no pueden ser duplicadas manualmente sin la utilización de grandes cantidades de recursos humanos.

La decisión de computarizar el mantenimiento es muy profunda. Implica tomar el mantenimiento como una profesión seria, de imponer una disciplina de trabajo al grupo de mecánicos (tradicionalmente independientes y difíciles de controlar) y aprovechar la información para analizar los costos de mantenimiento y detectar oportunidades de reducción de tareas y reparaciones repetitivas utilizando estrategias proactivas. La decisión de computarizar debe llegar al corazón del mantenimiento. Los gerentes de mantenimiento esperan que la computadora sea una herramienta mágica que les permitirá predecir, efectuar, analizar y controlar todo lo que exista en el mantenimiento. El camino está lleno de arduo trabajo para “cargar” el programa y frecuentemente de frustración por falta de recursos, tiempo y por la presión de dar el retorno de inversión del programa.

SIEMPRE EN LA MENTE

Cuando se decide computarizar el mantenimiento, generalmente se piensa en aspectos relacionados con la informática, como computadoras, programas, capturistas y programadores. Y lo preocupante es que nunca se analizan a fondo cuestiones de un enorme peso y de una gran trascendencia, como el verdadero papel que desempeña el departamento de mantenimiento, la visión a futuro, las herramientas y tecnologías disponibles, las filosofías de mantenimiento utilizadas actualmente, los sistemas de medición, comparación y eficiencia.

El momento de la determinación de computarizar es, entonces, el momento de pensar también en una reingeniería de los métodos y metrics del mantenimiento, así como reconsiderar lo crítico que suelen ser los equipos y las rutinas de mantenimiento seleccionadas.

El mantenimiento no mejorará sólo porque lo registramos en una computadora. Si nuestros procesos, rutinas y métodos son obsoletos, la computadora sólo nos llevará a un caos más organizado.

Los departamentos de mantenimiento carecen fundamentalmente de dos cosas: tiempo y recursos. Los líderes de mantenimiento consumen su tiempo en papeleo, inspecciones de calidad, juntas y tratando de conseguir recursos o dirigiendo tareas de reparación. Trabajan largas horas sólo para conseguir “mantener el bote a flote”. No tienen tiempo para siquiera leer un reporte o darse la oportunidad de analizar un caso de reparación repetitiva. Se deberán establecer prioridades y añadir recursos para permitir el proceso de análisis antes de tomar la alternativa de computarizar.

Uno de los preceptos de la reingeniería, por ejemplo, es el uso de la tecnología como un “facilitador” de nuevas soluciones que no se habían contemplado antes de que la tecnología estuviera disponible. Actualmente los  departamentos de mantenimiento se encuentran un tanto “parchados” por la adición durante años de instrumentos y técnicas de mantenimiento predictivo —vibración, termografía y análisis de aceite— que no han sido realmente integrados como una estrategia y que trabajan aislados sin en tregar el máximo de sus posibilidades. La mejor inversión de recursos está en añadir buenas herramientas que brinden la posibilidad de servir a las mejores herramientas: el personal.

Todo buen sistema de mantenimiento —manual o computarizado— depende de un buen inventario de activos a mantener y requiere de una constante actualización durante la vida de los equipos. La designación de una clasificación de criticidad de los sistemas y componentes, además de los esfuerzos necesarios para mantenerlos operando dentro de los parámetros de confiabilidad son tareas de las cuales depende la correcta aplicación de las filosofías de mantenimiento. Ya sea que se utilicen procedimientos formales como el RCM (mantenimiento centrado en confiabilidad) o que se haga de manera informal.

CAMBIA, TODO CAMBIA

Se trata de un proceso muy complejo, y ello debido a la naturaleza de la información. Los datos de mantenimiento son en general extremadamente detallados, utilizan nomenclatura inconsistente y provienen de diferentes personas y criterios. Es necesario preparar formatos para estandarizar la información y asegurar unos datos homogéneos.

Muchas organizaciones implementan un CMMS utilizando los procedimientos de mantenimiento actuales para sus equipos. Esta es una gran oportunidad para redefinir y revaluar por qué, cuándo y cómo se efectúa el mantenimiento, y obtener los beneficios de una reducción en los gastos y una mejora en la confiabilidad y disponibilidad del equipo.

En no pocas ocasiones, los gastos de mantenimiento se convierten casi en un costo “fijo”, porque la gran cantidad de tareas preventivas y el exceso de inventario de partes de repuesto son elementos que no varían mes con mes.

Uno de los principales beneficios es la información que se puede obtener del programa.

Generalmente los beneficios visibles de un CMMS son los de automatizar las tareas repetitivas de la programación de las tareas rutinarias y mantener el control de una base de datos, para saber si el mantenimiento ha sido efectuado y dar seguimiento a los costos de mantenimiento.

Lo anterior reflejará, en todo caso, una visión muy pobre, y pensando de esa manera, el retorno de la inversión será muy lento. Identificar por qué y cómo los equipos se desgastan y fallan, en contraparte, permitirá implementar estrategias proactivas para tratar de eliminar las causas de falla. Esto se debe tener siempre en mente cuando se ha decidido la implementación y, por lo tanto, la inversión de un CMMS, ya que de la forma en que se introduce la información será la manera en la que se podrá analizar y obtener estos beneficios.

Tradicionalmente al departamento de mantenimiento se le mide por lo que gasta y no se le atribuyen posibilidades de “producir”. Esto es debido a la inhabilidad de demostrar con datos y financieramente que mantenimiento realmente produce.

Sí, el departamento de mantenimiento produce disponibilidad, confiabilidad, calidad y seguridad. Cuando se decida a computarizar, tenga presente estos conceptos y construya su sistema de carga de información en función de metrics reales de mantenimiento que contribuyan a demostrar la eficiencia del departamento, así como a obtener información que le permita analizar las causas de falla de la maquinaria y localizar reparaciones crónicas.

UNA RAZÓN DE PESOS

La implementación y uso de un CMMS es un trabajo difícil y puede conducir a la frustración en sus resultados si no se planea cuidadosamente. Si usted está interesado en algo más que automatizar su trabajo, podrá obtener el real beneficio de un CMMS.

La alternativa de computarizar debe tener razones justificadas no solamente “porque”. Se trata de aprovechar la oportunidad para modernizar el programa de mantenimiento, que incluya estrategias y tecnologías modernas, tanto proactivas como predictivas, reevalúe sus rutinas preventivas, su inventario de partes de repuesto y las tareas repetitivas. Mida los efectos de su proceso de mantenimiento y logre demostrar que el departamento encargado de esta labor también produce dinero.