Desde la perspectiva del software, el mensaje era muy sencillo: usted puede hacerlo porque se ahorra dinero mejorando la productividad de la mano de obra de mantenimiento y el tiempo que el equipo esté operando, al mismo tiempo que reduce los costos del MRO (Mantenimiento, Reparaciones, y Operaciones) y de energía. Todas las compañías de software para gestión de equipos hablan de estos métricos del ROI (Retorno Sobre La Inversión). Pero a la hora de implementar sus soluciones, a menos que sus clientes tengan un buen conocimiento de las mejores prácticas en gestión de equipos, sus soluciones jamás podrán implementarse correctamente y nunca podrán materializarse los resultados que se esperan.

En el mundo del software, yo pensaba conocer todo que había que conocerse acerca de la gestión de los equipos de la empresa (EAM). Pero necesitaba conocer aún más acerca de las mejores prácticas en confiabilidad. Para mí, el panorama se abrió de par en par cuando asistí a un curso llamado Excelencia En Confiabilidad Para Gerentes (RxM, por sus siglas en inglés). ¿Cómo podrían acaso mis clientes implementar una solución de software para gestión de equipos sin tener un diseño o bosquejo de aquello que querían alcanzar?

Al final de cuentas, la razón misma de la existencia de una organización de mantenimiento es para mantener trabajando al equipo. Típicamente, el departamento de operaciones ve al departamento de mantenimiento como una molestia, esto es a menos que necesite que el departamento de mantenimiento venga a reparar sus equipos para tenerlos trabajando y en marcha. En el taller de RxM, aprendí que los departamentos de operaciones y mantenimiento necesitan confiar el uno en el otro y crear además un pacto que les permita trabajar juntos de manera estrecha. Haciéndolo así, ellos reducen los problemas de mantenimiento y mejoran asimismo la productividad.

¿Típicamente, qué departamento es el que compra una solución de software para CMMS/EAM? El departamento de sistemas de información. El director de sistemas de información (CIO) está buscando consolidar las diferentes instalaciones de todo tipo de herramientas de gestión de equipos de la empresa en un solo sistema, haciéndolo más fácil de manejar y al mismo tiempo reduciendo los costos de tecnologías de información (IT). El problema con este abordaje es que es muy probable que IT no tenga una clara idea de cómo funcionan las áreas de mantenimiento y operaciones. La única manera de terminar adquiriendo un sistema de software que se convierta en una inversión sólida para la gestión de los equipos es logrando que la organización se tome el tiempo para efectuar una evaluación de los más importantes equipos críticos y crear una estrategia de gestión de equipos en base a riesgos antes de implementar una solución de software para gestión de equipos.

¿Para qué necesita la organización una solución de software para gestión de equipos? Ahora sí, la respuesta es sencilla – el software no es más que una herramienta. Está diseñada para convertirse en un almacén para la información que es capturada por las mejores prácticas en gestión de equipos y las actividades de gestión de los trabajos correctivos y preventivos, y para administrar los inventarios de manera más efectiva facilitándole a los usuarios el conseguir esas partes y para administrar mejor la información automatizada proveniente de los equipos inteligentes. El software para gestión de activos no es ninguna varita mágica que resolverá los problemas de mantenimiento y de confiabilidad de los equipos de su organización.

Veamos dos ejemplos de la corporación ACME:

En el primer ejemplo, ACME emite una licitación para la adquisición de software de gestión de equipos porque tienen 15 plantas usando diferentes productos de software para gestión de activos. Los requerimientos de la licitación incluyen mano de obra estándar para mantenimiento, gestión del trabajo, gestión de inventarios, historial de los equipos, etc. En total compiten tres proveedores diferentes de software por el contrato y uno de ellos gana la venta. El equipo de servicios de la empresa de software que implementará la solución instala el producto y luego pregunta a ACME cómo quieren ellos que funcione su sistema.

¡Wow! ¿Qué cómo quieren que funcione el sistema? ¿Acaso ven el problema aquí? Si ACME Corporation se habría tomado el tiempo de evaluar dónde se localizaban y cuáles eran sus problemas, definir sus áreas de oportunidad y juntos integrar un plan sobre cómo alcanzar la excelencia operativa, hubieran implementado la solución alrededor de esas mejores prácticas para alcanzar los resultados prometidos.

En el segundo ejemplo, ACME decide tomar el camino de la excelencia en la confiabilidad. Convocan a una junta donde se incluye a la alta dirección, operaciones, mantenimiento, ingeniería y sistemas de información (IT). Ellos juntos crean una plantilla de equipos, la cual envían a cada una de sus plantas para conseguir una lista de todos sus equipos. Luego, con el total de la información obtenida a partir de esta auditoría, identifican el 20% de activos y equipos críticos que hace funcionar al 80% de su negocio. A partir de allí, crean ellos una estrategia de gestión de equipos en base a riesgos para cada uno de esos equipos.

Ellos definen la jerarquía funcional, efectúan los análisis FMEA (Análisis de Modos de Fallas y Efectos), desarrollan un plan extensivo de mantenimiento de los equipos, desarrollan planes de trabajo, realizan análisis de refacciones críticas y desarrollan una lista de materiales. Una vez que seleccionan el nuevo software de gestión de equipos, su trabajo está terminado en un 75%. Lo único que necesitan es cargar esta información al software recién instalado y entonces ya pueden comenzar a dar seguimiento a su estrategia de gestión de activos en base a riesgos.

Lo que ahora veo con claridad es que si los grupos de interés, llamados “stakeholders” en inglés, no tienen una buena idea de las mejores prácticas en confiabilidad en lo tocante a su equipos (y sus procesos y su personal), jamás se podrá alcanzar la excelencia en confiabilidad. La excelencia en la confiabilidad es un abordaje integral, holístico, hacia la mejora continua que alcanza el desempeño de clase mundial sustentable al maximizar la vida útil y la producción diaria de los activos físicos (equipos), mejorando la estabilidad y repetitividad de los procesos claves tanto de procesos como de negocios, y creando asimismo una fuerza laboral bien capacitada y comprometida que busca de manera implacable la eliminación de desperdicios. 

Así que, al embarcarse usted en esa jornada de buscar comprar o mejorar su sistema de software de gestión de equipos, piense bien en lo que quiere lograr con este software. Recuerde, el software no es más que una herramienta. Lo que usted realmente está tratando de alcanzar es acercarse más y más hacia la excelencia en la confiabilidad. En el aprendizaje y adopción de las mejores prácticas en confiabilidad no hay atajos. Si no se tiene instrumentada una estrategia sólida de gestión de equipos en base a riesgos, es posible que la implementación de una solución nueva de software ni siquiera llegue a ser una solución.

Johnny Bofilios es Director de Soluciones de Confiabilidad en Life Cycle Engineering (LCE). Ha estado por más de 15 años en la industria de software y servicios de consultoría, ayudando a clientes a alcanzar mejoras sustentables en el desempeño de los equipos. www.LCE.com