1. Explíquele a cada uno de sus empleados de mantenimiento que se estará realizando un estudio sobre el departamento. Usted le dirá a cada uno: “Escriba una lista de todas sus actividades y, después de crearla, por favor describa cada actividad con el suficiente detalle de tal manera que una persona ajena a su trabajo pueda entender lo que usted hace. Por favor, incluya el porcentaje (%) del tiempo dedica a cada actividad en una semana normal, cuáles son sus actividades más importantes, qué actividades le gustan más y cuáles menos. Finalmente, comparta cualquier comentario relacionado con su trabajo que pueda ayudar a este estudio. Importante: por favor, incluya cualquier actividad que se realice anual o trimestralmente”.

2. Al mismo tiempo, pídale al gerente de mantenimiento que escriba las funciones de cada empleado. El o la gerente definirá las funciones de cada posición. ¿Cuánto tiempo debería usar cada empleado para realizar cada una de sus actividades? ¿Cuál es la actividad más importante de cada uno y cuál es la “misión” de cada posición?

3. Aquellas áreas en las que las opiniones difieren entre los empleados y el o la gerente son las áreas que deben revisarse. Aquí es donde una “mente abierta” es esencial para obtener el éxito. Con bastante frecuencia, la persona que está realizando la actividad tiene una mejor idea sobre lo que es importante para que el departamento funcione sin dificultad que la idea que tiene el gerente.

Cuando termine de realizar el estudio, usted tendrá un excelente comienzo o sabrá qué revisar en la descripción del trabajo. Pero, aún más importante, usted tendrá la oportunidad de intervenir dentro del sistema de negocio que produce resultados útiles (en nuestro caso, los servicios de mantenimiento) y reestructurarlo como más convenga.

Consejo enviado por Joel Levitt, CRL, CPMM. El señor Levitt es Profesional Certificado en Gestión de Cambios por Prosci y Director de Proyectos del Reliability Leadership Institute™ de Reliabilityweb.com.