Cuando contratamos un servicio de mantenimiento, usualmente no nos detenemos a pensar sobre los puntos realmente más importantes asociados a la contratación de dicho mantenimiento, simplemente, deseamos realizar el servicio al "costo mas bajo", sin pensar mas allá en otros aspectos. Dependiendo del tipo de organización, algunas empresas utilizan a los departamentos de compras como canal primario para realizar las adquisiciones tanto de bienes como de servicios; otras utilizan los departamentos de mantenimiento para tal selección, mientras que algunas otras combinan ambos recursos para separar los aspectos técnicos de los comerciales. Antes de entrar en las consideraciones propias del tema en cuestión, vamos a aclarar algunos puntos relevantes que diferencian notoriamente el proceso de procura de un bien del de un servicio. Por ejemplo si Ud. Solicita del Dpto. de compras la adquisición de un equipo, el cual se especifico hasta el detalle, entonces es relativamente fácil determinar en el mercado, quienes ofrecen las mejores condiciones comerciales y tiempos de entrega para su empresa; véalo en su vida diaria, cuando Ud. adquiere un producto en el supermercado: tendiendo ya predefinido el producto, solo se dedica a buscar quien ofrece el mejor precio. Cuando desea adquirir un equipo, del cual sólo conoce algunas funciones, entonces, recurre al Dpto. de ingeniería y generar así unas especificaciones que luego permitan evaluar a los posibles oferentes en el mercado; esto incluye entre otras cosas el uso de normas tales como ASTM, BSI, CSA, NEMA, ANSI, IEEE, IEC,NEC, etc. Cuando necesite contratar un servicio de mantenimiento, entonces la cosa se vuelve un poco más complicada, ya que usualmente carecemos de la información con la que se maneja una adquisición de un bien y podríamos pasar totalmente al campo de lo subjetivo; de hecho, casi todas las premisas que poseemos en materia de compras de bienes, ahora no están presentes. Por lo general, cuando solo se usan a los departamentos de compras, se termina fijando al precio como el único patrón de comparación y quien cotice mas bajo, literalmente se gana la orden; la evaluación de la calidad del trabajo, se transforma en un postevento. Muchas organizaciones, entre ellas, las de mayor prestigio, se limitan a evaluar a las empresas de servicio mediante la revisión de documentación escrita sobre aspectos legales y administrativos, ya que la parte técnica realmente no se puede evaluar de esta manera. Son muy pocas las empresas que realizan una evaluación previa efectiva, que determine las capacidades reales de las empresas.

Esto ha ocasionado, desde hace bastante tiempo, que en nuestro país, hallan aparecido empresas de maletín y las del tipo "Fuller", empresas de servicio en el sector industrial, sin infraestructura y capacidades técnicas reales, usando grupos de trabajo de bajo adiestramiento pero con gran experiencia en la limpieza de equipos.

Si Ud. desea realmente obtener la mejor relación costo beneficio de los servicios a contratar y ser exitoso en dicha contratación, siga los siguientes pasos:

• Precalifique a las empresas de servicio por tipo de trabajo y separe las evaluaciones técnicas de las comerciales en todas las ofertas.
• Revise detalladamente lo que técnicamente Ud. necesite y sólo después de esta evaluación pase a la revisión de las ofertas comerciales.
• Revise la infraestructura de las empresas, equipos de pruebas, personal técnico de experiencia y procedimientos a seguir. Exija documentación certificada que corrobore dicha información.
• Verifique las referencias de trabajos realizados a otras empresas, tómese un tiempo y contacte a los ingenieros de esas empresas; solicite copia de reportes técnicos.
• Evite a toda costa, el contratar empresas de maletín o del tipo FULLER; representan muy a menudo el precio mas bajo en las ofertas, pero a la larga, representan el costo mas alto a pagar.
• Solo Contrate con empresas calificadas y que siguen estándares reconocidos de mantenimiento.

Consejo enviado por nuestro lector el Ing. Esp. Euclides Prieto
Supervisor de Equipos Propósitos Especiales
PDVSA CRP - Refineria de Amuay Judibana, Venezuela