¿"Debo autorizar tiempo extra la semana próxima"? ¿"Debo extender la frecuencia en la máquina XYZ"? ¿"Mi Programa de PM trabaja de la manera que debe"? ¿"Dónde utilizo más la mano de obra y donde los recursos materiales"? Todas estas son preguntas típicas que encaran los Gerentes de Mantenimiento cada día. Los malos gerentes contestan con "agallas de sentimiento"; los buenos Gerentes contestan con datos. ¿De dónde vienen estos datos? Obviamente, muchos de ellos son proporcionados por un sistema que funciona apropiadamente de órdenes de trabajo. Otras fuentes son la producción y los sistemas de control de calidad.

Los datos también proporcionan una oportunidad de crear un conjunto de indicadores de rendimiento que le dicen cómo se esta desenvolviendo contra sus objetivos y donde caen sus oportunidades de mejora. Los indicadores de rendimiento conducirán al comportamiento; el conjunto correcto de indicadores conducirá las conductas correctas. Por lo tanto, deben ser ligados a los objetivos del negocio para evitar el peligro de sub-optimizar la función del mantenimiento a costa de las instalaciones en general.

Es siempre más fácil vender una idea de mejora a la Administración mayor si la justificación utiliza los datos objetivos. Muy pocos Gerentes en posiciones mayores tienen una comprensión profunda de la función del mantenimiento; los méritos de una idea no pueden ser tan obvios para ellos, como para el personal del taller. Las ideas presentadas junto con datos basados en hechos, como "mejorando esta máquina tendrá como resultado la reducción de X toneladas de perdida a un valor de Y dólares", esto será una oportunidad mejor de éxito.