Objetivos Correctos y Seguimiento y Revisión Correctos
La parte 3 de esta serie se enfoca en establecer objetivos y KPIs para el monitoreo de condiciones.
Lea la Parte 1: Objetivos Correctos
Lea la Parte 2: Gente Correcta y Liderazgo Correcto
Figura 1: 10 componentes de un programa de monitoreo de condiciones
El personal de mantenimiento va a trabajar y hace su trabajo tomando medidas y escribiendo informes, a menudo con mucho cuidado y habilidad. Sus informes y recomendaciones viajan entonces hacia adentro de un profundo abismo del cual nunca salen. ¿Suena familiar? Esta situación es por demás común en el mundo del monitoreo de condiciones (CM).
Los informes sobre la condición de las máquinas son generados para ayudar a los planificadores a planificar y a los programadores a programar, pero los planificadores y los programadores podrían no mirar nunca los informes o no darles valor. Una máquina saludable podría ser reemplazada en un cronograma de mantenimiento preventivo (PM), aunque no haya nada malo con la misma. Otra máquina podría fallar catastróficamente, aun cuando había mucha evidencia disponible para predecir su falla inminente.
Un programa de CM necesita tener objetivos claramente declarados. Se necesita un proceso de seguimiento y revisión para verificar que los objetivos declarados están siendo alcanzados. Por lo tanto, el seguimiento y la revisión correctos están directamente ligados a los objetivos correctos. Sus objetivos deberían estar alineados con la visión y misión más amplias de la compañía.
Muchos programas fallan antes de comenzar porque los objetivos del programa o bien no están claramente definidos o no son realísticamente alcanzables en el lapso de tiempo deseado. Les puede faltar la inversión necesaria en financiamiento, mano de obra, tiempo, habilidad, tecnología, etc. Generalmente, se adquiere una nueva herramienta o tecnología o se comienza una nueva iniciativa con la vaga esperanza de que de alguna manera solucione uno o todos sus problemas, aún si no está claro para nadie cuáles son exactamente esos problemas. Sus objetivos pueden ser tan vagos y elevados como el deseo de reducir las fallas, reducir el tiempo de corte no planeado, ser más rentable, o reducir el trabajo de reparaciones de emergencia – los cuales son todos objetivos válidos si se crea un puente entre estos objetivos y las estrategias, tácticas y herramientas que serán usadas para alcanzarlos.
Como dice el dicho, la manera de comerse un elefante es un bocado a la vez. Este es un concepto importante a recordar cuando defina sus objetivos. Los objetivos deberían ser específicos, medibles, factibles y de una duración determinada. Ya que el dinero será invertido inevitablemente para alcanzar el objetivo, es útil si el objetivo en sí mismo puede ser declarado en términos financieros así el retorno de la inversión puede ser calculado fácilmente.
Comience de a poco con algo que pueda alcanzar fácilmente en un periodo relativamente corto de tiempo. Comience con algo que tenga resultados medibles y un retorno de inversión grande. Comience donde usted tenga áreas de apoyo, pruebe que su estrategia está funcionando y luego expanda. Divida las tareas en sub-tareas y comprenda que va a aprender a medida que avanza. Cuando establezca un programa de monitoreo de vibraciones, por ejemplo, comience con máquinas simples a las cuales sea fácil acceder y estén siempre funcionando. Complete todas las etapas de configuración del programa para estas máquinas antes de seguir con el siguiente grupo. Esto le permite cometer equivocaciones y aprender y mejorar su proceso con riesgos mínimos antes de que entre en aplicaciones más complicadas.
El seguimiento y revisión correctos involucran indicadores clave de desempeño (KPIs). Los KPIs deberían ser desarrollados según los objetivos del programa. Si un objetivo es darle a los planificadores un margen de tiempo de tres meses para una reparación, entonces debería existir un KPI para asegurarse de que esto esté ocurriendo. Si un objetivo es detectar un desbalance en los ventiladores en una etapa temprana y balancear los ventiladores para extender la vida de los rodamientos, entonces esto necesita ser medido (por ejemplo, ¿cuántas veces se ha detectado desbalance, cuántos ventiladores han sido balanceados, cómo ha aumentado el tiempo medio entre fallas (MTBF) en los rodamientos de los ventiladores?).
El informe de la condición en la que se encontró es un aspecto importante del seguimiento y revisión correctos. Si el analista de vibraciones reporta que un rodamiento de motor está defectuoso y esto impulsa un reacondicionamiento del motor, entonces el rodamiento necesita ser abierto e inspeccionado para verificar que estaba, de hecho, en mala condición. Esto no necesita hacerse para cada reparación, pero debería ser hecho de una manera que sea estadísticamente significativa. No sólo quiere usted verificar que el informe es preciso, usted también quiere aprender de la experiencia determinando si fue el mejor momento de hacer la reparación y si el rodamiento no estaba en malas condiciones, entonces comprender cómo malinterpretó los datos. El informe de la condición en la que se encontró se trata tanto de aprender como de evaluar la eficacia del programa.
Los KPIs no deberían solamente abordar la precisión técnica del diagnóstico, sino también los beneficios para la planta en términos de tiempo de funcionamiento incrementado, menos horas extra de trabajo, una relación más alta entre el trabajo planeado respecto al no planeado, menos trabajos repetidos, plazos más grandes para la compra de repuestos, menos accidentes, menos lesiones, menos derrames, etc. De nuevo, los KPIs necesitan coincidir con los objetivos declarados del programa. Si usted indica que el programa tiene un objetivo específico, entonces necesita medir si está alcanzando ese objetivo. Si el objetivo de un programa de monitoreo de vibraciones es el reducir el número de eventos de no cumplimiento por año, entonces necesita existir un KPI para observar si usted está alcanzando ese objetivo. Como con los objetivos del programa, los KPIs también deberían ser medidos en términos financieros. Tal vez usted haya sido capaz de incrementar el tiempo de actividad de la planta en un dos por ciento desde que comenzó con su programa de CM, pero ¿cómo se traduce esto a términos financieros?
Los KPIs deberían existir para monitorear el costo del programa. Los costos vienen en la forma de tiempo promedio usado en la recolección de datos, número de puntos recolectados, capacitación, análisis, informes, costo del equipo, etc.
Por último, los KPIs deberían medir los resultados del programa o lo que está contenido en los informes. ¿Cuántas fallas fueron detectadas? ¿Cuáles fueron sus niveles de severidad? ¿Qué fallas específicas fueron detectadas? Estos KPIs lo ayudan a comprender dónde se encuentran los problemas en la planta, especialmente cuando se confirma con los informes de la condición en la que se encontró. Si usted diagnosticó 50 defectos de rodamientos de motor el año pasado y 100 defectos de rodamiento este año, esto implica que sus rodamientos de motores se están volviendo menos confiables. Tal vez sea porque se realizó un cambio mal aconsejado en sus procedimientos de lubricación. Si los números estuvieran invertidos, esto podría indicar que los procedimientos nuevos están teniendo un impacto positivo. En cualquiera de los casos, usted necesita saber qué está ocurriendo, y si usted no lo mide, no lo sabe.
Algunas precauciones al seleccionar KPIs:
- No seleccione demasiados KPIs.
- No lo mida si el resultado de la medición no cambiará su comportamiento.
- No use KPIs para lucir bien. Úselos para llegar a la verdad.
- Asegúrese de que hay una relación de causa y efecto entre su accionar y los KPIs que está usando para medir los resultados de sus acciones.
Las auditorias y revisiones del programa deberían ser una parte integral de cualquier programa. Usted debería estar siempre preguntando, “¿Cómo estamos?” y “¿Cómo podemos mejorar?”. Pero recuerde, esto no ocurre naturalmente para la mayoría de la gente. La mayoría más bien respondería, “Está lo suficientemente bien, sólo déjenme tranquilo y déjenme hacer mi trabajo” o “¡Por favor no miren muy de cerca lo que estoy haciendo!”. Es por esto que es tan importante integrar el proceso de seguimiento y revisión dentro del programa mismo para que no se sienta como una intrusión acusatoria en el trabajo de alguien más. La responsabilidad debería ser algo asumido. Las mejoras continuas deberían ser lo usual. A veces, es difícil hacer una auto-evaluación precisa, por lo cual siempre es una buena idea contratar a una persona ajena y objetiva para que venga y audite su programa.
Los objetivos correctos y el seguimiento y revisión correctos son sólo una parte del rompecabezas. Para tener un programa exitoso, usted necesita tener activos los 10 componentes: Objetivos correctos, personas correctas, liderazgo correcto, herramientas correctas, entendimiento correcto, recolección de datos correcta, análisis correcto, reportes correctos, seguimiento y revisión correctos, y procesos y procedimientos correctos.
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