Especialmente para las empresas en industrias altamente reguladas, como las reguladas por la FDA, cuando los temas de cumplimiento en la gestión de calibración son más sensibles, los compromisos en la funcionalidad del manejo de la calibración han sido difíciles de digerir.

Este artículo proporciona algunas ideas sobre la decisión de cuándo integrar una compañía externa para la solución del manejo de la calibración y de cómo ocurre el flujo de trabajo típico entre las dos aplicaciones en una solución integrada.

Introducción

La era de los departamentos que operan en silos, sin que nadie sepa o se interese por lo que el otro está haciendo está llegando a su fin. Nuevas regulaciones y la presión para mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio y aumentar las utilidades están conduciendo hacia una gran colaboración y armonización. Ahora las empresas están buscando soluciones para facilitar esta colaboración, reducir la entrada de datos redundantes y mejorar el flujo de información.

Con el aumento de la flexibilidad de las aplicaciones de software empresarial, más y más compañías están considerando la consolidación de aplicaciones. La capacidad de configurar campos y formas a su gusto y su propio mapa de procesos de negocios únicos en el software están haciendo posible que más personas consideren la posibilidad de ampliar el uso de sus aplicaciones existentes a nuevos departamentos y usos. Ya no es descabellado, por ejemplo, utilizar un EAM para la gestión de activos de TI o incluso como un sistema de CAPA (acciones correctivas y preventivas). Sin embargo, estas aplicaciones no han evolucionado al punto en que las decisiones sean pan comido. En la mayoría de los casos, la consolidación de aplicaciones conlleva concesiones significativas. Un EAM no está diseñado para la administración de activos TI en mente, puede cubrir el 80% de la funcionalidad requerida, pero se queda corto en algunos detalles clave. Un sistema de administración de la calidad centrado en los activos con un EAM en lugar de un sistema de CAPA como su base, proporcionará datos increíbles y el historial de los activos, pero puede quedar corto en algunas de las herramientas de análisis más sofisticados.

Los sistemas ERP se han enfrentado a desafíos tratando de expandirse a nuevas áreas. artículos enteros han sido escritos específicamente acerca de si alguno de los módulos de administración de mantenimiento del ERP son suficientemente sólidos para echar a un CMMS construido específicamente para ese propósito. La cuestión sigue sin resolverse, con las empresas que optan a retener un CMMS por separado, con algunos que tratan de integrar CMMS con el ERP. Mientras que los módulos de administración de mantenimiento en los ERP's están mejorando, la calibración, en general, ha dado la misma atención. Por lo tanto, el proceso de decisión para la administración de la calibración es único de aquel de la administración del mantenimiento.

¿Cuál es la motivación detrás de la Consolidación?

Las razones y las motivaciones detrás de la consolidación de las aplicaciones son bastante sencillos. Parte de la motivación viene de la sencillez y las consideraciones financieras. La compra, instalación y mantenimiento de una aplicación se espera que sea más fácil y menos costoso, que la compra, instalación y mantenimiento de aplicaciones múltiples. En particular, si una empresa ya ha implementado el ERP, con frecuencia se convertirá en el operador tradicional para cualquier necesidad adicional que pretende satisfacer.

En términos generales, sin embargo, la mayor motivación es el libre flujo de información. Los recientes escándalos financieros han aumentado la responsabilidad de la alta dirección para mantenerte informado de cualquier problema que podría afectar la viabilidad financiera de la empresa. Del mismo modo, la situación económica actual y las nuevas amenazas de la competencia siguen haciendo los indicadores de rendimiento clave de interés para los múltiples niveles de gestión y los tomadores de decisiones. La vinculación de más departamentos en la misma solicitud de información y enlaces a sus factores de coste también. En el caso de la gestión de activos, esto significa ser capaz de sumar un costo total más completo de la propiedad de un activo específico o clases de activos desde una sola aplicación.

Otra motivación importante es el potencial de mejorar la colaboración entre y dentro de los departamentos. Una vez más, volviendo específicamente al caso de la gestión de activos, hay un número de diferentes departamentos y personas implicadas en todo el ciclo de vida de un activo. Hay muchas personas y una gran cantidad de información que participan en la justificación de la necesidad de una pieza de equipo, y la decisión sobre qué modelo elegir. Hay, pues, a menudo otro grupo dedicado a la compra. Y luego todo un equipo se involucra en la puesta en marcha. Mientras que el activo está en uso, sin embargo, es cuando realmente comienza la colaboración. Usted tiene un elenco de personajes dándole servicio al activo, incluyendo el mantenimiento, personal de validación y metrología. Y usted tiene inclusive un mayor número de involucrados, incluidos los propietarios de los activos, responsables de calidad, los dueños de procesos, operaciones, compras (para piezas de repuesto) y, por supuesto, la administración.

Los sistemas de software son cada vez mejores en mantener a todas las partes interesadas informadas de lo que necesitan saber a través de vistas configurables en los datos y notificaciones automáticas a las personas adecuadas cuando existen ciertas condiciones o ciertos trabajos que se han completado. Por un lado, este tipo de colaboración puede traer ganancias de productividad resultantes de la eliminación manual de enrutamiento de la información y la coordinación de horarios para no tener que reprogramar o rehacer el trabajo por algo que hizo otro departamento. Por otra parte, también puede ofrecer una manera de controlar y garantizar que los procesos cumplen las normas, transfiriendo esa responsabilidad a un sistema informático que pueden cumplir los procesos y eliminar algunas de las posibilidades de error humano.

Por último, sigue siendo la razón mas simple para la consolidación de aplicaciones, y que es la eliminación de datos redundantes. Si una empresa mantiene dos sistemas separados y sin relación con la información de los activos que se necesitan almacenar gran parte de la misma información sobre los activos en dos sistemas separados. Esta redundancia no sólo implica la duplicación de esfuerzos para incorporar y mantener la información de dos sistemas, pero también trae a colación serias cuestiones de reglamentación y cumplimiento, además de la cuestión práctica de las posibles discrepancias entre los dos sistemas.

ERP todo el camino

Una vez que una empresa ve los beneficios de la colaboración y la consolidación, la primera reacción suele ser tratar de hacerlo todo en el ERP, en particular si la empresa está utilizando uno de los sistemas ERP mas sofisticados. El sistema ERP, dada su funcionalidad y la forma en que se vende típicamente en una empresa, fomenta un enfoque de arriba hacia abajo a la mayoría de preguntas. En muchos casos, puede empezar como una necesidad de información en la parte superior que baja como un llamado a extender el uso del sistema ERP en nuevas áreas de una organización.

Con la flexibilidad de las aplicaciones explicado anteriormente, es posible que muchos ERPs prometen funcionalidad en un ámbito como el de Metrología. Pero rara vez es más profundo que una sola línea con una casilla con el tema de "Calibración". Así, hasta el director financiero sabe, es la solución perfecta para reducir el número total de solicitudes utilizado, y por lo tanto, la reducción de los gastos de apoyo, y mejorar el flujo de información, tales como el costo total de propiedad, a través de la organización. El problema viene en los detalles.

Incluso para los ERP más complejos, la funcionalidad de calibración generalmente se limita a ser capaz de programar las órdenes de trabajo de calibración y registrar de que han sucedido. En algunos casos, se necesita la configuración personalizada dentro de la aplicación para llegar hasta aquí, y tratar de duplicar la funcionalidad tan común en los sistemas CCMS (Computing Center Management System, en español Sistema de Administración Central de Computo) como la medición de la recopilación de datos y la trazabilidad inversa es imposible o demasiado engorroso para ser práctico. El costo de desarrollar esta funcionalidad en el ERP se acerca al costo del mejor CCMS integrado con el ERP y todavía no ofrecen la característica de un robusto conjunto de uso múltiple construido en el CCMS.

El modelo de SAP es instructivo en este caso. Hace algún tiempo, SAP define un conjunto de funciones básicas para el software de SAP ®. Fue, sin duda, un amplio núcleo, incluyendo su mantenimiento de planta (PM) del módulo, sino que desarrollaron un mecanismo para decidir dónde invertir esfuerzo de desarrollo. En las regiones fuera del núcleo, donde la demanda sigue existiendo, que podría asociarse con otras empresas para integrar sus soluciones en el software de SAP para completar la solución. Se invirtió mucho en hacer esas integraciones más fácil. La calibración fue una de las áreas específicas para SAP asociación, en particular de calibración para las industrias con altos estándares para la calibración como la ciencias de la vida regulada. Así que encontraron una solución de calibración mejor software en su clase y ha desarrollado una solución integrada certificada para llenar lo que ellos denominan como un "espacio blanco" en su oferta.

El modelo de SAP es instructivo en este caso. Hace algún tiempo, SAP definio un conjunto de funciones básicas para el software de SAP ®. Fue, sin duda, un amplio núcleo, incluyendo su modulo de mantenimiento de planta (PM), sino que desarrollaron un mecanismo para decidir dónde invertir esfuerzo en el desarrollo. En las regiones fuera del núcleo, donde la demanda sigue existiendo, podrían asociarse con otras empresas para integrar sus soluciones en el software de SAP para completar la solución. Se invirtió mucho en hacer esas integraciones más fáciles. La calibración fue una de las áreas específicas para SAP, en particular calibración para las industrias con altos estándares para la calibración como la ciencias de la vida regulada. Así que encontraron el mejor software de solución de calibración en su clase y desarrollaron una solución integrada certificada para llenar lo que ellos denominan como un "espacio vacío" en su oferta.

El mejor CCMS en su clase

Como se mencionó anteriormente, los sistemas ERP tienen ahora un cierto grado de flexibilidad para permitir a los clientes desarrollar la funcionalidad básica de administración de calibración. Sin embargo, la calibración no ha sido el área de enfoque de desarrollo, por lo que los sistemas ERP no puede proporcionar la profundidad de la funcionalidad disponible en las soluciones existentes en los CCMS mejores en su clase. Por esta razón, la mayoría de las empresas aún tendrán que mantener un CCMS separado para satisfacer las necesidades de calidad y cumplimiento en materia de metrología.

El propósito de conducción y el valor de la metrología es garantizar que los instrumentos utilizados en la investigación, y aún más crítico en la producción, siga proporcionando la precisión requerida por los procesos definidos. Para lograr este fin, los metrólogos trabajarán con sus colegas en sus departamentos para establecer los procesos de tolerancias. Desde los márgenes de tolerancia, se determinará un intervalo de calibración y las tolerancias de calibración para cada instrumento fundamental para ayudarles a determinar cuándo se requieren ajustes. Cuando la calibración se vence, el metrólogo determinará en primer lugar el estado del instrumento, ver si se requiere un ajuste basado en la tolerancia de calibración. Si se realizaron ajustes, otra serie de mediciones para cada punto de ajuste se hará para asegurar que los ajustes tuvieron éxito.

El área dentro de la metrología en donde los sistemas ERP decepcionan mas, es la recolección de datos de medición. En general, es posible crear una red de entrada para la recolección de datos dentro de un sistema ERP, pero que no proporcionan la riqueza de los datos de medición comunes de un CCMS. Si dos rejillas de medición de datos, para ambos "como se encuentra" y "como se dejo" de datos, son aún posibles, por lo general son muy difíciles de navegar entre ellos. Además, a diferencia de un CCMS, no hay avisos dentro de un sistema ERP, cuando una medida se encuentra fuera de tolerancias. No puede, por tanto, enviar de forma automática una señal de fuera de la tolerancia de investigación partir de los valores reales. Más datos de medición sofisticados tales como: los niveles de tolerancia asíncrona, múltiples lecturas por punto de juegos con resumen estadístico y lectura de las tolerancias, las tolerancias estándar, y el cálculo de las correspondencias entre el instrumento y las unidades estándar, quedarían fuera del alcance de un sistema ERP. A lo sumo, algunas de esta funcionalidad de datos de medición se puede lograr, pero con una increíble cantidad de desarrollos a medida en la aplicación.

La administración y el control de este proceso de medición de recopilación de datos es otra área que sería difícil de reproducir en un sistema ERP. Dentro de un CCMS, las plantillas de los datos de medición son generalmente creadas para instrumentos similares para que todos los puntos de ajuste y las tolerancias sean pre llenados y estén listos para cuando cada instrumento es calibrado. Esto no sólo proporciona un ahorro de tiempo dramático cuando es el momento de realizar la calibración, sino también puede ayudar a asegurar que los datos apropiados de los puntos de medición se están siguiendo constantemente, y las partes apropiadas firman cada una de las tolerancias del proceso. Estas relaciones entre los registros y medición de datos y configuraciones así como firma de procedimientos sería difícil, si no imposible, en un sistema ERP.

Otra área de decepción en la mayoría de los ERPs son los estándares de la administración. Cuando se realiza una calibración, un estándar se utiliza para proporcionar un valor conocido contra el que probar la unidad. El CCMS debe ser capaz de no sólo asegurar que el estándar que se utiliza ha sido calibrado con éxito a tiempo, sino que también debe hacer cumplir el estándar correcto de usar basado en lo que se está midiendo y la precisión requerida. Y, si el problema con un estándar se descubre, es necesario ser capaz de determinar qué instrumentos fueron calibrados sobre la base de ese estándar, ya que era conocido por última vez para ser fiables. Tener la capacidad para este tipo de trazabilidad es un requisito en algunas industrias y una buena práctica en todas partes.

Esto es sólo una revisión limitada de la funcionalidad única que los metrólogos confían para garantizar la calidad y el cumplimiento sin necesidad de recurrir a costosos manuales y soluciones basados en el papel más común en los últimos años. El CCMS también simplemente permite el acceso a los metrólogos a la información que necesitan para hacer su trabajo de una manera que mejor se adapte a sus necesidades, mejorando la productividad, eliminando muchos pasos adicionales necesarios por lo general en la gestión y el registro de calibraciones en un sistema ERP.

Sistemas Integrados

Algunas compañías, ya sea motivadas por el cumplimiento, la calidad, la productividad, o alguna combinación, insisten en lo mejor de estas dos primeras opciones. Estas necesitan la funcionalidad de una calibración mejor en su clase de un CCMS y los beneficios del flujo de información de una sola solución. Para ellos la única opción es la integración de los CCMS con el sistema ERP. En algunos casos, esto significa la integración de un sistema completo de administración de activos que incluye tanto la calibración como mantenimiento, en otros mediante la funcionalidad de mantenimiento del sistema de ERP con un sistema diseñado para la calibración.

Uno de los primeros pasos en el proceso de integración es determinar qué tipo de información debe ser transmitida y en qué condiciones. Lo ideal en este caso es permitir que los procesos de negocio continúen en todas las aplicaciones. Debido a esto y las variaciones en cómo las empresas configuraran tanto el sistema ERP y CCMS, cualquier solución integrada tenderá que requerir una integración personalizada para satisfacer los negocios específicos de una compañía y las necesidades técnicas.

En un escenario típico, la entrada de nuevos equipos se centralizaría en el sistema ERP. El trabajo de calibración, se programa en el CCMS, con un número de orden de trabajo oficial obtenido del sistema ERP. De esta manera las calibraciones pueden seguir siendo manejadas con un enfoque más centrado en instrumentos mientras que aun puede enviar reportes dentro del sistema ERP de orden de trabajo. El metrólogo utiliza el CCMS para organizar su trabajo y recoger la información adecuada de la calibración. Una vez que el trabajo esté terminado y revisado, el estado de orden de trabajo se actualiza y el costo de seguimiento de datos e indicadores de resultados se transmiten al sistema ERP para agregar análisis para mejores decisiones empresariales.

A partir de estos parámetros básicos, el grado en que la integración se tendrá dependerá de la visión y los objetivos de la empresa y las capacidades de los paquetes de software específicos. Algunas de las preguntas a responder son: ¿Qué información es común a ambos sistemas y qué sistema es el registro maestro de la información? ¿Cómo trabajará el flujo a través de las aplicaciones? ¿Cómo los usuarios del sistema ERP necesitan interactuar con los usuarios de CCMS? ¿Qué información se requiere del CCMS a analizar y comunicar con el sistema ERP?

Escogiendo entre las Opciones

¿Cuál de las tres opciones (que se muestran en la Figura 2) una empresa debe elegir depende de dos criterios principales. La primera es la cantidad y la criticidad de los instrumentos de la empresa. El segundo es la rentabilidad que la empresa puede esperar de un flujo de información y productividad mejorado. Se trata de sopesar los costes de las diferentes opciones.

En la mayoría de los casos, el sistema ERP es un costo hundido por el tiempo de estos cálculos. Para muchos sistemas ERP, utilizar el sistema para además programar las calibraciones implicaría agregar pocos costos adicionales. En muchos casos, por lo tanto, utilizando el ERP para todo lo que puede a menudo, al menos en la superficie, parece ser la opción de bajo costo. Sin embargo, dadas las limitaciones en la funcionalidad de gestión de calibración de los sistemas ERP detallados anteriormente, cualquiera que sea el aumento de la productividad del flujo de información y colaboración, por lo general se verá compensado por la productividad y la pérdida de información de los alojamientos realizados en la utilización del sistema de ERP más allá de sus puntos fuertes, sobre todo si la empresa tiene incluso un pequeño número de instrumentos críticos.

Para muchas empresas, en el corto y mediano plazo, la mejor opción puede ser mantener dos

sistemas separado y no integrados, manejando la colaboración y el flujo de información manualmente. Esto es, por supuesto, lejos de ser ideal, pero sólo unas pocas empresas dan mayor importancia al flujo de información y colaboración que es mayor que el costo de la integración. Tampoco pueden darse el lujo la mayoría de las empresas de comprometer la funcionalidad de la administración de la calibración, debido al impacto sobre el cumplimiento, calidad, productividad, e incluso la moral.

Pero en el modelo de sistemas separados, aún hay decisiones importantes que hacer, así como oportunidades de colaboración y flujo de información. La principal decisión es dónde romper entre los dos sistemas. Una vez que una empresa decide ir con sistemas separados, podría valer la pena considerar un sistema único para calibración y mantenimiento, con lo que todas las tareas habituales de administración de activos estarían juntas. Actualmente hay sistemas que permitirán estos dos departamentos trabajar juntos sin tener que comprometerse. El flujo automático de información es más limitado que una mayor consolidación, pero puede haber mayores beneficios de la colaboración entre el mantenimiento y calibración que entre mantenimiento y servicios financieros, por ejemplo.

Líderes de la industria, independientemente de su tamaño, tienden a favorecer las inversiones de capital para reducir los gastos de operación y están dispuestos a ser más agresivos en su postura de IT. Es por estas empresas que la integración de un CCMS mejor en su clase con su sistema ERP tiene sentido. Tienen una visión de todo - desde la alta dirección y gestión financiera a través de las instalaciones y los directores de calidad, a los ingenieros de mantenimiento y metrología - con la información que necesitan de inmediato a su alcance para que puedan realizar su trabajo eficientemente. Si se considera parte de la inversión en el ERP, la integración entre el CCMS es una pequeña parte de un panorama más amplio. El mayor escollo para justificar este gasto está tratando de justificar desde solo el punto de vista de la metrología. La recompensa viene en dar a todos el sistema que tiene más sentido para ellos al tiempo que permite que la información fluya y se produzca la colaboración.

En el caso de la integración, como con distintos sistemas autónomos, la decisión sobre donde deben de establecerse las responsabilidades para cada sistema debe hacerse desde el inicio en el proceso. Las interacciones dentro de una única aplicación será más suave que entre las soluciones integradas. La decisión debe, por tanto, hacerse donde la continuidad tiene más valor. Si, por ejemplo, la administración del mantenimiento se maneja a la perfección en el ERP o sin problemas como parte de una solución completa de administración de activos? Esta decisión podría tener algún impacto sobre la selección de productos de software y, ciertamente, las decisiones de impacto en la puntos de integración.

SAP es marca registrada de SAP AG en Alemania y en varios otros países.

Bryce Johannes es Director de Marketing de Blue Mountain Quality Resources, Inc.un desarrollador de soluciones tecnológicamente avanzadas de software de administración de activos para las organizaciones de ciencias de la vida regulados por la FDA desde 1989. En su papel de Director de Marketing, Bryce se mantiene al día con las últimas tendencias de la industria, puede ser localizado en marketing@coolblue.com