Logre que la instauración de su ERP sea un éxito

Probablemente tenga su propia lista de prioridades a tratar al instaurar un proyecto importante de sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero, según el papel de una persona dentro de una organización, la perspectiva de lo que se necesita para la instauración exitosa de un ERP probablemente cambie. Por ejemplo, el encargado de la puesta en marcha puede tener una visión muy diferente a la de un planificador de mantenimiento responsable de planear el trabajo futuro sobre factores clave para el éxito de un proyecto.

A menudo, la complejidad de gestionar eficazmente todas las partes móviles puede causar que los proyectos de ERP se salgan de su rumbo. Es útil permanecer enfocado en un panorama más amplio o los componentes principales que afectan regularmente el éxito o fracaso de un proyecto.

La creación de esta lista de factores se basa en los años de instauración de sistemas a nivel empresarial. Enumerados sin ningún orden en particular, estos factores pueden conducir al éxito del proyecto o, si no se hace bien, a fracasos deprimentes.

COMUNIQUE, COMUNIQUE, COMUNIQUE

Casi siempre, la comunicación está entre los primeros 10 puestos de cualquier lista relacionada con prácticas comerciales exitosas. Al instaurar un software complejo en un entorno comercial ya complejo, la comunicación clara y directa es imprescindible.

Durante un proyecto, ¿todo el personal afectado recibe actualizaciones regulares? ¿Las partes clave comprenden con claridad el software y su impacto? En este sentido, ¿todos comprenden bien las metas de la instauración? Usted debería esforzarse por comunicar en exceso e insistir en la teoría de que demasiada comunicación es mejor que muy poca.

DOCUMENTE Y ACUERDE

Después de la instauración exitosa de un proyecto, siempre se encontrará con muchísima documentación. Los documentos clave incluyen firmas de todos los miembros clave del equipo que trabaja en el proyecto. Con tantas partes móviles, es importante tener un registro de las decisiones y conversaciones de mayor impacto. Puede tener documentos de diseño funcional, documentos de diseño técnico, procesos acordados del negocio, diseños acordados de informes y más. Procure que todos estos diseños estén firmados. Esto puede parecer demasiado formal, pero a medida que se acerca a la puesta en marcha de un sistema, se vuelve muy claro por qué son importantes los acuerdos formales.

APOYO DE LA ALTA GERENCIA

Todos entienden que la instauración a gran escala tiene éxito o fracasa con base en el apoyo de la alta gerencia. Sin este apoyo, nadie tomará su proyecto seriamente y la instauración se verá perjudicada. Este apoyo debe ser expresado de forma enérgica y frecuente. Debería contar con mecanismos formales que impulsen este apoyo de manera visible a todas las partes involucradas.

PARTICIPACIÓN DE EMPLEADOS (GESTIÓN DEL CAMBIO)

Este factor puede equivaler a la pregunta “¿Qué me ofrece?”. Esta pregunta debe responderse con regularidad. Involucrar a los empleados en diversas fases del proyecto es una forma de contestar esta pregunta. Con bastante frecuencia, su personal de mantenimiento de primera línea verá estos sistemas como un obstáculo innecesario para cumplir con el trabajo. Sabiendo esto, haga frente a este desafío directamente y discuta con los empleados sobre los beneficios del sistema y sus inquietudes. Usted está fomentando el cambio dentro de la organización. Muchos ofrecerán resistencia.

GESTIÓN SÓLIDA DE PROYECTOS

Para que un proyecto tenga éxito, debe haber un gerente de proyectos fuerte (o dos) que asegure la alineación de todas las partes móviles. El gerente de proyectos se centra en cada uno de los ítems de la lista y mucho más. Es este gerente quien garantiza que sus estrategias de cambio, sus estrategias de comunicación y mucho más se sigan al pie de la letra.

EQUIPO SÓLIDO DEL PROYECTO

¿Qué hace que el equipo de un proyecto sea sólido? Hay muchos factores. Sí, necesita a miembros expertos y competentes. Pero dichos miembros necesitan trabajar en conjunto y comunicarse frecuentemente. Para un proyecto grande, es probable que tenga a los siguientes miembros (y muchos más): líder funcional, líder técnico, gerente de proyectos, integrador, redactor de informes, coordinador de proyectos y especialista en datos. Debido a que la mayoría de las cosas que suceden en un proyecto grande afectan a todos los miembros del equipo, es importante que el mismo sea una unidad cohesiva. Los lobos solitarios no trabajan muy bien en estos proyectos.

PLAN SÓLIDO DEL PROYECTO

Hay muchas derivaciones del plan o la carta del proyecto. Se enumera cada aspecto a abordar durante el proyecto. Se incluye el costo de cada fase. Calcular los costos de un proyecto puede resultar especialmente desalentador cuando predice todos los costos correspondientes a todas las fases de un proyecto que puede durar muchos años. El plan del proyecto debe entenderse bien y ser acordado por todos los miembros clave del equipo a cargo. Cada miembro necesita hacer sus aportes dentro de sus áreas de especialización. Este es uno de los primeros pasos que determinará el éxito o fracaso del proyecto.

TOTAL ENTENDIMIENTO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

Con demasiada frecuencia, los resultados de un proyecto de ERP se producen sin entender muy bien los procesos del negocio. Este enfoque generalizado en cuanto a la puesta en marcha de grandes proyectos simplemente no funciona. Cada organización es diferente. Definir y comprender los procesos del negocio antes de desarrollar soluciones es otro de los primeros pasos clave para el éxito del proyecto.

MANTÉNGALO SIMPLE

No personalice el sistema a menos que tenga otra opción. Usted eligió la solución por un motivo así que, ¿por qué necesitaría cambiarla masivamente? Solo cambie el sistema si se presenta un motivo firme y válido. Y no, querer que el sistema se vea igual al que va a reemplazar no suele ser un motivo válido. Necesita los aportes de todas las partes involucradas, pero no todos ellos se aplicarán de manera obligatoria. Aquí es donde se requiere a un buen asesor con años de experiencia. El asesor debería conocer las repercusiones de cada cambio en el sistema general.

INFRAESTRUCTURA

Antes de pasar a cualquier otro aspecto de la instauración de un sistema importante, es imprescindible que se asegure de que la infraestructura sea más que suficiente como para soportar el sistema. Si deja de usar funciones clave en una aplicación porque la infraestructura es insuficiente, quizás sea hora de ocuparse de mejorarla. Si los usuarios finales pasan muchísimo tiempo extra esperando que su sistema responda, es probable que lo utilicen de manera deficiente o no lo usen en absoluto. Asegúrese de que su infraestructura cumpla con, y supere, los requisitos mínimos recomendados por su proveedor de software.

Hay muchos otros aspectos importantes que componen una instauración. Las normas de la Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información (ITIL) puede ayudar a alcanzar las metas del proyecto. La fundación de la ITIL proviene de la necesidad de un proceso sistemático para cumplir con los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto establecido.

Por supuesto, muchos otros factores importantes pueden sumarse a la lista. Tal vez considere que una capacitación y entrenamiento completos sean los pasos a seguir. Incluso el proceso de evaluación para determinar cuál es el sistema que mejor se adapta a las necesidades de su compañía podría formar parte de la lista. ¿Cuáles son los principales factores que, según lo que ha descubierto, perjudican la puesta en marcha del sistema o ayudan a que la instauración sea exitosa?