No más hojas de cálculo: El nuevo paradigma en la gestión de estrategias de activos

Microsoft Excel^® es una herramienta increíble. Sin embargo, tiene sus limitaciones y defectos para los ingenieros que no están capacitados en programación de computadoras.

El problema principal de las hojas de cálculo para gestionar programas de mantenimiento es el error humano. Independientemente de lo meticuloso que usted sea al crear una hoja de cálculo, una sola línea de datos que se ingrese incorrectamente o, peor aún, una fórmula inexacta definida por el usuario puede tener enormes implicaciones en el futuro.

De hecho, el estudio "What We Know About Spreadsheet Errors," conducido por Raymond Panko de la Facultad de Administración de Empresas de la Universidad de Hawai y que se publicó en el Journal of End User Computing, descubrió que el 88 por ciento de las hojas de cálculo tienen errores. Advierte:

“Estos índices de error son completamente consistentes con los índices de error encontrados en otras actividades humanas. Con índices de error en las celdas tan altos, la mayoría de las hojas de cálculo grandes tendrán múltiples errores, e incluso las hojas de cálculo relativamente pequeñas convertidas en “bloc de notas” tendrán una probabilidad de error significativa”.

Cuando se trata de mantenimiento, estos pequeños errores pueden acumularse rápidamente.

Piense en un proyecto de mantenimiento multimillonario. Un gerente de mantenimiento ingresa sin darse cuenta algunas estimaciones de costos incorrectos. Las decisiones se toman basándose en los cálculos resultantes de estos datos incorrectos y, en consecuencia, la maquinaria no recibe mantenimiento en el momento correcto.

O, la ecuación de probabilidad de falla no es del todo correcta. De acuerdo con la hoja de cálculo, no es probable que una pieza importante de la maquinaria falle pronto, entonces se retrasa el mantenimiento. Uh. La maquinaria falla y se debe parar toda la planta. El tiempo de inactividad cuesta decenas de miles de dólares por día.

Sí, Excel se puede usar para crear enlaces entre diferentes hojas, desarrollar relaciones jerárquicas y crear tablas pivote simples. Incluso puede ejecutar simulaciones de Monte Carlo complejas para determinar las probabilidades de falla de los activos. Es flexible y fácilmente adaptable. Pero ¿su organización puede permitirse el riesgo de errores de composición debido a datos ingresados incorrectamente o una fórmula defectuosa?

Comprender la gestión del trabajo

Como bien sabe cualquier ingeniero o gerente de mantenimiento, la gestión del trabajo es una pieza fundamental del rompecabezas del mantenimiento. Se trata de evaluar la maquinaria, decidir qué debe hacer con ella, programar el trabajo, completar el trabajo y, finalmente, revisar sus acciones.

Sería difícil encontrar una organización que no tenga instaurado un buen proceso de gestión del trabajo. Además, hay muchos sistemas de software empresarial para ayudar a gestionar la actividad.

Sin embargo, estos sistemas empresariales no son suficientes en un área fundamental: la gestión de estrategias de activos. El análisis de confiabilidad no está integrado en las herramientas, por lo que las organizaciones recurren a las hojas de cálculo para gestionar cosas como el análisis predictivo de fallas, modo de falla, análisis de efectos y simulaciones de confiabilidad.

¿La buena noticia? Instaurar una solución de gestión de estrategias de activos (ASM) elimina los resultados inconsistentes de las estrategias de activos e impulsa la mejora continua de la confiabilidad. La ASM ayuda a responder “qué” mantenimiento y “cuándo” realizarlo. Además, está demostrando que ahorra dinero, evita tiempo de inactividad y mejora el desempeño general del negocio.

Beneficios clave de la gestión de estrategias de activos

El uso de una solución ASM empresarial en vez de hojas de cálculo ofrece un gran valor para cualquier organización.

En primer lugar, como una solución estructurada, usted sabe que ha pasado por rigurosas rondas de pruebas realizadas por programadores experimentados. Los errores de fórmulas simplemente no existen.

¿Qué pasa con el error humano? La solución ASM le ayuda a evitar errores de entrada realizados por el usuario a través de la validación y la verificación de datos. Usted configura las reglas de negocio y la lógica que señala de inmediato cualquier error que se haya cometido. Por ejemplo, hay un campo común llamado condición del sistema. Puede configurar el campo como obligatorio, lo que significa que el usuario debe ingresar un número para avanzar al siguiente campo. Incluso puede estipular qué número o números pueden ser.

Además, la ASM ofrece grandes ganancias de eficiencia. Desarrollar una estrategia de gestión de la confiabilidad puede tomar casi tres años utilizando hojas de cálculo. Sin embargo, al usar una herramienta de software empresarial ASM, las estrategias de confiabilidad complejas de esa misma organización pueden estar listas y funcionando en seis meses.

La eficiencia también se encuentra en la reducción de los archivos que se están utilizando. Si usa hojas de cálculo para gestionar los cronogramas de mantenimiento, es común tener una hoja de cálculo diferente en cada sitio. Un cambio que debe instaurarse a nivel global requiere un gran esfuerzo y conlleva un riesgo de error. Cuando los datos se consolidan en un sistema ASM, los cambios se pueden hacer de manera individual y global.

Además, los estudios de confiabilidad interactúan perfectamente con el Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS), sin problemas de versiones o pérdida de datos.

Quizás el beneficio más significativo de una solución ASM es su capacidad para facilitar la toma de decisiones basada en el riesgo. Las hojas de cálculo no proporcionan análisis en tiempo real para orientar la toma de decisiones informadas. Sin embargo, con el sistema ASM adecuado, todas las métricas clave que necesita para tomar decisiones críticas, que podrían ser el éxito o la ruina para su negocio, están a su alcance.

En resumen

Si actualmente está tratando de gestionar sus estrategias de activos con hojas de cálculo como su herramienta empresarial, es posible que ya tenga dificultades con la colaboración y el almacenamiento de grandes datos. Es posible que también haya experimentado los efectos de los errores que pueden tener estos sistemas o, tal vez, no sepa dónde se encuentran los errores o qué tan significativos son. Los errores pueden conducir a una mala toma de decisiones, comprometiendo la disponibilidad y confiabilidad de la maquinaria o, peor aún, la exposición desconocida al riesgo crítico. Como alternativa, considere aumentar la confiabilidad y disminuir los costos de inactividad mediante el uso de una solución de software que sea apta para su objetivo y que pueda manejar las necesidades de una organización colaborativa de nivel empresarial.