Lo que hay que recordar sobre el control del inventario es que su objetivo es encontrar un equilibrio entre demasiadas y muy pocas existencias.

Gestionar correctamente los niveles de inventario puede marcar la diferencia entre la maquinaria que se descompone y retrasa la línea de ensamblaje y la maquinaria que funciona sin problemas y favorece la productividad.

En la industria competitiva actual, ninguna empresa puede permitirse tiempos de inactividad y retrasos en la producción debido a piezas faltantes. Con el aumento de la competencia, las empresas dependen de su cadena de suministro para ser más rentables, saludables y rápidas que la competencia.

Lo que hay que recordar sobre el control del inventario es que su objetivo es encontrar un equilibrio entre demasiadas y muy pocas existencias. Si tiene demasiadas herramientas y repuestos disponibles, está desperdiciando fondos de la empresa que podrían utilizarse mejor en otras partes.

La única forma de competir en el mercado actual es teniendo los niveles de existencias adecuados para satisfacer la demanda, pero no mucho más.

Si nos fijamos en una empresa promedio que requiere piezas, maquinaria y herramientas para mantenerlas en existencia, es probable que tenga un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) con un módulo de inventario. El CMMS generalmente viene con un módulo de gestión de inventario incluido, pero a menudo no se utiliza de forma suficiente. La razón principal de esto no es que usar el sistema sea difícil, sino más bien porque los técnicos intentan ahorrar tiempo a corto plazo manteniendo las piezas fuera del sistema o no devolver herramientas durante semanas.

La solución no es tan difícil. El programa de control de inventario es tan bueno como el proceso de control de inventario instaurado por el gerente de inventario. Si la aplicación de las políticas es poco estricta, dará lugar a una brecha entre la situación real del inventario en la planta y el inventario que aparece en el sistema.

Un sistema de control de inventario efectivo debe suministrar la ubicación, la disponibilidad y el propósito de cada artículo en existencia. Si la empresa garantiza que los procedimientos para la recepción y expedición de todas las herramientas, piezas y productos sean ingresados con prontitud, las cifras de disponibilidad serán precisas.

Un gran dolor de cabeza para los gerentes de inventario es que una vez la pieza de una maquinaria se vuelve obsoleta y se retira del servicio, las piezas de repuesto para mantenerla permanecen sin utilizar en existencia porque nadie se molesta en eliminarlas. Este problema también se puede resolver garantizando que la entrada de la información en el CMMS se realice diligentemente para cada expedición y devolución. Hacerlo le permitirá deshacerse de las piezas excedentes que ya no son útiles y así liberar valioso espacio de almacenamiento.

En el mercado actual, los gigantes del comercio electrónico como Amazon y Alibaba han elevado los estándares del servicio al cliente y la logística. Del mismo modo, los almacenes y los gerentes de inventario tienen clientes internos que son más exigentes y requieren un servicio y soporte más rápidos para sus maquinarias.

Ya sea que trabaje con aparatos de informática (TI) o repuestos para maquinaria pesada, sus niveles de inventario deben estar a la altura para permitir que sus clientes internos tengan éxito. Para los propietarios de negocios o los gerentes de inventario, instaurar una la cadena de suministro es fundamental para que su negocio funcione sin problemas. La clave para hacerlo bien es saber exactamente cuánto inventario se tiene en todo momento y esto solo se logra garantizando el cumplimiento de los procesos de gestión de inventario.

Saber cuánto inventario mantener requiere de un análisis continuo. Un buen software de gestión de mantenimiento enviará notificaciones automáticamente cuando los niveles de las piezas estén por debajo de los umbrales de los ajustes personalizados. De esta forma, usted inmediatamente sabrá en qué momento tiene pocas piezas críticas. Si sabe exactamente con qué cantidad de cada artículo cuenta, cuando haya pocas existencias podrá pedir más con suficiente tiempo de espera y evitar pedidos pendientes. El seguimiento del uso de las piezas, la observación de las tendencias estacionales y el pronóstico de la demanda se basan en datos precisos que son ingresados en el sistema de control de inventario.

A veces, la retroalimentación por parte de otros departamentos que han enfrentado problemas con la falta de existencias de piezas causa que el gerente de inventario acumule dicho artículo, lo que causa problemas relacionados con el exceso de inventario. Tener un exceso de existencias significa que necesitará de más espacio de almacenamiento, el cual es costoso. También resulta en un flujo estrecho de efectivo y, que por lo tanto, hace que realizar negocios sea más difícil y arriesgado.

El exceso de existencias puede ocurrir incluso si no se puede predecir la disminución de la demanda de una pieza en particular. Los desafíos relacionados con el exceso de existencias incluyen que la maquinaria se vuelva obsoleta, la amenaza de artículos perdidos o robados, la degradación de los artículos a lo largo del tiempo, etc. Si una pieza no se utiliza y ya no se necesita, la empresa tiene algunas opciones para deshacerse del exceso de inventario.

Una solución es devolver la pieza o la maquinaria al vendedor. Esta opción generalmente da como resultado un reembolso o un crédito, pero no por el monto total pagado originalmente. Otras opciones incluyen liquidar o subastar el artículo, venderlo a la competencia o tienda de descuentos o donarlo a obras de caridad después de contabilizarlo.

Para evitar estas situaciones, gestione su sistema de inventario de manera efectiva para identificar la demanda, los requisitos mínimos y máximos de pedido y los niveles de existencias de seguridad para cada artículo. El CMMS debería poder monitorear los plazos de entrega y los precios para que la reposición sea rápida y fácil. Un CMMS tiene configuraciones para el umbral obsoleto. Si la pieza no se utiliza dentro de cierta cantidad de días, se enviará una notificación al gerente. De esta forma, si tiene una pieza y no la usa en un año, puede decidir si desea eliminarla del inventario.

A menudo, el mayor problema al que se enfrentan los gerentes de inventario no trata sobre los niveles de existencias, sino de conocer los niveles de inventario con precisión. Con el tiempo, las demoras en los informes de inventario pueden resultar en problemas de exceso de inventario y falta de existencias.

Las piezas de repuesto que no se utilizan ocupan un valioso espacio de almacenamiento, mientras que las piezas de alta demanda no están disponibles con rapidez, creando problemas a las plantas de producción. Con el tiempo, un retraso de incluso unas pocas horas para las industrias críticas (como servicios públicos o fábricas) puede ser costoso y provocar enormes pérdidas.

Hay varias desventajas por tener datos de inventario inexactos. Estos incluyen: mayor dificultad para detectar y prevenir pérdidas y robos; daños a la marca y reputación debido a retrasos en el trabajo; cierres de producción y problemas de confiabilidad; y, repercusiones en otras operaciones, como el pronóstico de ventas.

Incluso si sus niveles de inventario son perfectos al comenzar, tener deficiencias en sus datos de inventario resultará rápidamente a una situación de exceso o falta de inventario. Una buena forma de evitarlo es adjuntando códigos de respuesta rápida (QR) a cada pieza del almacén. Esto ayuda a realizar inventario manual, haciendo que sea mucho más fácil.

Idealmente, debe tener el inventario suficiente para satisfacer la demanda, dada la información sobre las tendencias, la temporada, los requisitos de los departamentos y la disponibilidad de los proveedores.

…El valor de la salida del Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) es directamente proporcional a la calidad de los datos ingresados.

Conclusión

El uso de un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) es útil, pero solo si se siguen estrictamente los procedimientos operativos estándar (SOP). Como cualquier sistema computarizado, el valor de la salida del CMMS es directamente proporcional a la calidad de los datos ingresados. El CMMS ayudará a rastrear los niveles de existencias, a reportar pérdidas o robos y a identificar los artículos que necesitan ser reabastecidos urgentemente.

El mejor método de control de inventario es hacer cumplir estas cuatro reglas para reducir la incertidumbre y el desperdicio. Un buen programa de control de inventario permite a las empresas superar a la competencia y sobresalir, al tiempo que reduce la pérdida de tiempo, energía y recursos.