La Gestión de Activos Vista como un Juego de Ajedrez
por Roberto Barrera
El ajedrez es un juego desafiante que pone a prueba la habilidad de pensamiento metódico y estratégico del jugador para poder vencer a un oponente. Requiere conocimientos y habilidades específicas, además de una estrategia. Los ingenieros podrían probablemente decir con confianza que todos los atributos usados para ganar un juego de ajedrez son aplicables a su trabajo. Los mismos son especialmente predominantes en el mantenimiento de equipos. Los atributos del ajedrez pueden ayudarle a implementar exitosamente estrategias de gestión de activos eficaces y ayudarle a ganar el juego contra sus competidores.
Cuando se implementa la gestión de activos en una organización, no siempre se trata de las herramientas y los sistemas disponibles. En el mundo de hoy, las organizaciones han reconocido que es esencial utilizar otras dimensiones para ayudar con la implementación. Este artículo explica estas dimensiones “fuera de la caja” mencionadas en los Estándares PAS55 para la Gestión de Activos y compara estos atributos con estrategias de ajedrez.
En un juego de ajedrez, los jugadores necesitan evaluar la posición de todas las piezas de ajedrez y planear acciones inmediatas y futuras para alcanzar el objetivo estratégico: Mantener la seguridad del rey. El rey es considerado el activo más importante sobre el tablero y debería ser defendido y protegido. Para lograr esto, los jugadores toman en cuenta diferentes factores, tales como el valor de otros activos y la posición de todas las piezas sobre el tablero, para establecer una estrategia que los lleve hacia el objetivo principal. Este tipo de planificación requiere un enfoque disciplinado para minimizar la pérdida de piezas y defender al rey, manteniéndolo con vida. De forma similar, la implementación eficaz de la gestión de activos basada en PAS55 requiere un enfoque disciplinado para permitir a una organización maximizar el valor y cumplir con los objetivos estratégicos a través de la gestión de sus activos. Esto debe ser cumplido a lo largo de su ciclo de vida completo para “mantenerlos con vida”.
En el ajedrez, los jugadores estratégicos configuran todos los movimientos desde el primero al último. Cuando mueven una pieza, a menudo han planificado para muchos movimientos adelante y toman en cuenta muchos movimientos potenciales. De forma similar, en la gestión de activos, es necesario considerar el ciclo de vida completo de los activos. Esto incluye la selección de los activos apropiados durante la fase de diseño, funcionamiento y mantenimiento eficacaz de esos activos y adopción de un programa óptimo de renovación y retirada de servicio. Una estrategia eficaz de gestión de activos proporcionará muchos beneficios asociados con muchos principios y atributos clave durante todo el ciclo de vida de los activos.
La Figura 1 muestra los siete principios y atributos clave asociados con los beneficios de la gestión de activos. (Extraido de PAS 55-2:2004)
Al alinear y usar todos los departamentos con un propósito, usted puede explorar todos los movimientos y decidir su mejor estrategia
Holístico: En el ajedrez, un enfoque holístico incluye el uso de las 16 piezas con sus respectivos movimientos a lo largo del tablero de ajedrez. Similarmente, en la gestión de activos, la estrategia debe ser multidisciplinaria (todas las piezas) y debe enfocarse en todos los distintos puntos de vista y opciones (todos los posibles “movimientos”) para ganar. Si usted juega sólo con los peones, o en este caso con sólo algunas de las partes implicadas en su organización, es poco probable que vaya a obtener la victoria. Al usar todas sus piezas con una organización alineada, usted incrementa sus posibilidades de ganar. Al alinear y usar todos los departamentos con un propósito, puede explorar todos los movimientos y decidir su mejor estrategia.
Sistemático: Para ganar el juego de ajedrez, se utiliza una manera de jugar rigurosa, racional, metódica y estructurada. En una estrategia de gestión de activos, utilizar un enfoque sistemático le permite fomentar acciones y decisiones consistentes, repetibles y auditables. Un enfoque al que le falte un plan sistemático fomenta decisiones caóticas, como en un tablero de ajedrez, dando como resultado el perder el juego. Antes de que el juego comience, necesita haber un plan organizado para garantizar la estandarización en cada movimiento hecho durante el ciclo de vida del “juego”. Como en el ajedrez, la gestión de activos necesita ser implementada y gestionada en una forma organizada, planificada y consistente.
Sistémico: Todas las piezas de ajedrez deben ser puestas en juego. En la gestión de activos, las piezas son todos sus activos. Todos los activos deben ser considerados y manejados globalmente. Considere todos los elementos que agregan o reducen valor para evitar estrategias confusas o ambiguas que podrían afectar el logro de sus objetivos principales. De la misma manera que un juego de ajedrez no puede ser ganado usando solamente alfiles o caballos, las organizaciones no deberían usar solamente activos individuales, ni aislarlos y manejarlos separadamente. Considere todos los activos, incluyendo su rendimiento y el riesgo (es decir, costo) de perderlos.
Basado en Riesgos: En el tablero de ajedrez de la gestión de activos, todos los riesgos deben ser evaluados. Todas las decisiones, acciones y planes deben estar basados en este enfoque basado en riesgos. Las piezas no pueden ser movidas y las acciones no pueden ser ejecutadas si la probabilidad de un resultado esperado es desconocida. Una vez que se hayan identificado los riesgos; recursos, costos, efectos y acciones deben ser considerados y priorizados para poder implementar las medidas de control necesarias. Y todo esto debe ser llevado a cabo antes de elegir el próximo movimiento. Un buen jugador del ajedrez de la gestión de activos es caracterizado como una persona proactiva. Esta persona siempre está mirando tres o cinco movimientos más adelante. Pensar de esta forma puede evitar costos adicionales de salud, seguridad y del medio ambiente.
Óptimo: Además de considerar riesgos tanto en el ajedrez como en la gestión de activos, cada decisión y movimiento llevado a cabo debe asegurar el menor impacto a las otras piezas sobre el tablero para que éstas puedan continuar la batalla y sobrevivir desafíos a corto y largo plazo. Los planes de gestión de activos deben incluir métodos claros para obtener los mejores resultados de parte de los activos. Para llevar esto a cabo, es necesario examinar todos los factores, tales como costo, riesgo, rendimiento, durabilidad, disponibilidad y tiempo de reacción. Todos estos factores deben ser comparados, analizados y balanceados para garantizar resultados óptimos.
Sustentable: Los buenos jugadores de ajedrez y de la gestión de activos no triunfan haciendo movimientos aleatorios. Pensar antes de cada movimiento y mantener una estrategia puede asegurarles la victoria en el largo plazo. Todos y cada uno de los movimientos en el tablero tendrá un impacto sobre todo el ciclo de vida de un juego de ajedrez. En la gestión de activos, usted debe considerar todas las consecuencias a largo plazo de las actividades a corto plazo. En ajedrez, cuando los buenos jugadores hacen un movimiento, generalmente tiene un efecto a largo plazo. Sin embargo, cuando el contendiente contraataca, el jugador que inicia el movimiento debe estar preparado para mantener o modificar la estrategia. En la gestión de activos, tomar la primera acción o decisión tendrá consecuencias a largo plazo. Deberían mantenerse disposiciones adecuadas para requerimientos o cambios futuros. Las mismas incluyen adaptaciones ambientales, financieras o de desempeño humano para mejorar y sustentar la estrategia a lo largo de todo el ciclo de vida sin pérdidas.
Integrado: Por definición, la integración es la combinación de dos o más cosas para crear algo nuevo. Para la gestión de activos esto significa que todas las partes deben estar combinadas y alineadas. Es lo mismo en el ajedrez. Es muy importante reconocer interdependencias entre las piezas en un juego de ajedrez. En la gestión de activos, integrar capacidades individuales incrementa la posibilidad de alcanzar el éxito. Ganar el juego requiere una combinación de atributos individuales coordinados para proporcionar un enfoque basado en el grupo. En el ajedrez, un jugador no puede ganar usando sólo caballos y peones. Esto equivaldría a usar sólo supervisores o personal de recursos humanos en una organización. Para ganar el juego o ser exitoso en una implementación, el jugador debe utilizar todos los atributos de todas las piezas. A menudo, algunas piezas puedan necesitar ser sacrificadas, otras serán intercambiadas, otras pueden ocultarse; pero todo con el propósito de ganar el juego.
Similar a una estrategia eficaz de gestión de activos, un jugador de ajedrez habilidoso utiliza un enfoque holístico para integrar todos los distintos atributos durante el ciclo de vida del juego. En el ajedrez, después de los movimientos de apertura, el jugador comienza a desplegar el plan o estrategia para alcanzar el objetivo específico de ganar el juego. Muchos jugadores se rendirán incluso antes del final del juego. Esta rendición ocurre cuando la estrategia e implementación no son eficaces o no fueron adaptadas a las circunstancias del juego.
La misma rendición o renuncia puede ocurrir durante un programa de gestión de activos. La falta de consideración de principios clave puede crear barreras que harán que la implementación de la gestión de activos sea más difícil o imposible. Además de no considerar los principios clave esbozados en la serie de estándares PAS55, hay otros factores que pueden fomentar el fracaso de una estrategia de gestión de activos. Estos riesgos incluyen: no conocer qué activos usted posee ni sus capacidades (falta de conocimiento de las capacidades de sus piezas de ajedrez); falta o exceso de mantenimiento (sub/sobre utilización de piezas de ajedrez); realizar operaciones inapropiadas (ignorancia de las reglas del juego); y subestimación de las capacidades de sus activos (subvaluación del poder de sus piezas de ajedrez).
Cuando considere una estrategia en gestión de activos, considere el juego del ajedrez. La preparación, junto con una integración holística, puede ayudar a producir un resultado exitoso y mantener a su rey con vida.
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