El dilema del MRO: más tiempo, menos gastos.

U na situación universal en el mundo de la cadena de suministros del mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) es que la gestión del proceso consume demasiado tiempo de todos los departamentos de la planta. El gasto de MRO es solo del seis al 10 por ciento del total de la planta, pero absorbe del 70 al 80 por ciento de todas las transacciones y causa el 50 por ciento de las emergencias que afectan la confiabilidad de la planta.

Muchas empresas aplican las ideas de mejora presentadas en diferentes publicaciones, entonces, ¿por qué persisten estas condiciones? La falta de efectividad proviene del hecho de que las disciplinas de las plantas son múltiples y variadas. Muchos tienen ideas sobre cómo ejecutar la operación del MRO y con qué proveedores trabajar según cómo el proceso del MRO afecta su desempeño laboral individual. Las ideas de mejora a menudo encuentran resistencia y las continuas “discusiones sobre MRO” hacen que se deje de lado cualquier debate sobre el cambio. Los gerentes renuncian a la oportunidad de cambio que presenta el MRO y, en su lugar, encaran otras mejoras con más posibilidades de dar frutos. Irónicamente, los mayores impedimentos para las mejoras en el MRO son las emergencias de producción causadas por un MRO no confiable. No hay tiempo para considerar las mejoras de la cadena de suministro del MRO debido a los problemas de MRO existentes.

En un almacén típico de MRO, una empresa incurre en costos significativos para tener piezas a mano cuando es necesario. Estos costos se asumen para asegurar que los activos de la planta sean confiables, se mantengan las instalaciones y se cumplan las normas de seguridad.

ESTOS COSTOS INCLUYEN:

1. IMPACTO FINANCIERO.
   • Precio de las piezas;
   • Costo del inventario;
   • Transporte;
   • Costos directos de personal (p. ej., personal de almacén);
   • Costos indirectos de personal (p. ej., procesamiento de documentos y contabilidad de devoluciones).
2. IMPACTO NO FINANCIERO.
   • Tiempo de inactividad prolongado;
   • Costos de oportunidad de gestión;
   • Ineficiencias de trabajadores;
   • Piezas incorrectas;
   • Existencias duplicadas o no controladas.

Dado que el MRO constituye solo del seis al 10 por ciento del gasto total de una empresa, la inefectividad en la gestión de la cadena de suministros del MRO existe sin reconocer que hay un valor considerable que se puede obtener de las operaciones del MRO. En porcentaje, el MRO tiene el nivel más alto de reducción de costos disponible. ¿Cómo? Primero, considere los costos asumidos por el impacto financiero.

El precio es el área que se aborda con mayor frecuencia en los programas de reducción de costos. En realidad, la reducción de precios es uno de los valores recuperables más bajos del MRO. Las piezas se despachan (es decir, se venden) al precio de compra sin margen de beneficio. El almacén es una “tienda” y cualquier tienda que vende (es decir, despacha) materiales sin margen de beneficio pierde dinero; por lo tanto, el hecho de que exista un almacén de MRO en la empresa representa una pérdida de ganancias.

¿Por qué el precio es lo importante al seleccionar un proveedor?
Las respuestas son:

1. las comparaciones de precios se encuentran entre las formas más fáciles y mejores de medir el valor.
2. el precio es la manera en que la gerencia mide el desempeño de compras.
3. la gerencia ordena comprar por menos, incluso si las partes más baratas generan costos totales más altos.
4. inventario: generalmente, el inventario de MRO rota menos de una vez al año. Si el almacén de MRO es una tienda, entonces, ¿cómo una tienda puede obtener ganancias con una rotación de inventario negativa?

¿Por qué se permite esta situación de rotación de inventario?

1. La amenaza de tiempo de inactividad debido a la falta de disponibilidad de piezas justifica el aumento de los niveles mínimos y máximos de pedidos en caso de que algo salga mal.
2. Los niveles mínimos y máximos de pedidos rara vez se ajustan, incluso cuando una pieza particular ya no se usa o se usa muy poco.
3. Hay partes duplicadas bajo diferentes descripciones y diferentes números de referencia SKU, lo que ocasiona niveles de inventario duplicados y excesivos.
4. No se fomentan programas de recuperación de inventario obsoleto principalmente porque el departamento de mantenimiento es reacio a deshacerse de las piezas que pueda necesitar y el departamento de finanzas se resiste a absorber un impacto negativo en el balance cuando el inventario MRO se considera un activo.
5. Mercancía entrante: ahora tiene un acuerdo de mercancía deseable, entonces ¿por qué no usarlo con su proveedor?
6. Personal directo: ¿Quién emite las órdenes de compra? ¿Ya se ha efectuado el pedido antes de compras lo reciba? ¿Realmente necesita todas las piezas solicitadas? ¿Las descripciones son precisas y consistentes? ¿Recibió la pieza correcta?

Rara vez se ajustan los procedimientos de MRO porque el MRO está entre las últimas prioridades, no hay tiempo para considerar el cambio y hay poco acuerdo sobre cuál debería ser el cambio.

Con respecto a los costos indirectos de personal, en general, las transacciones que involucran piezas de MRO representan el 80 por ciento de todas las transacciones procesadas y menos del 10 por ciento del total de dinero gastado. Las transacciones se pueden consolidar instalando una única fuente de MRO con rastros de auditoría quincenales.

Luego, observe el impacto no financiero. Cualquiera de los siguientes puede exceder todos los costos enumerados en la lista de impacto financiero.

• TIEMPO DE INACTIVIDAD. El costo de un activo con tiempo de inactividad es excesivo y afecta a toda la producción.
• COSTOS DE OPORTUNIDAD. ¿Qué valores se podrían obtener si el tiempo dedicado a problemas del MRO se pudiera recuperar y reasignar?
• EMPLEADOS INACTIVOS. ¿Cuánto cuesta pagarle a un empleado por no hacer nada?
• PIEZAS INCORRECTAS. Usted pensó que tenía la pieza correcta, pero no es así, por lo que abundan los envíos y precios de emergencia. A más tiempo de inactividad, más empleados inactivos.
• EXISTENCIAS DUPLICADAS. Usted cuenta con existencias adicionales porque el almacén no es confiable, lo que crea una carga innecesaria en el presupuesto. ¿En qué podría emplear dicho presupuesto adicional si no necesitara estas existencias y pudiera confiar en la eficacia del almacén de MRO?

¿Cómo puede tomar las medidas necesarias para resolver el dilema del MRO? ¿Tiene tiempo para hacerlo usted mismo? ¿Tiene el conocimiento o la experiencia para instaurar y mantener un plan que tenga éxito? Incluso con la experiencia necesaria y el incentivo para el cambio, las disciplinas generalmente no interactúan entre sí; lo que significa que los procedimientos de MRO están sujetos a las peculiaridades de las partes interesadas con diferentes prioridades. Las partes interesadas se encuentran entre las principales razones por las cuales la condición se sigue presentando.

Hay muchos artículos, blogs y libros sobre los procedimientos para fomentar el MRO que le ahorrarían dinero, liberarían tiempo para asuntos más importantes, mejorarían los procedimientos, aumentarían la confiabilidad, etc. Sin embargo, usted aún sigue desperdiciando tiempo en la cadena de suministros de MRO. Se pueden obtener beneficios si se emplean algunas de las mejoras recomendadas, pero sus problemas de MRO seguirán existiendo y no estará en su nivel óptimo.

¿Por qué hacerlo? Porque la solución óptima existe. ¡Salga del negocio de MRO! Deje que un experto se encargue. Esta es la forma:

• seleccione un proveedor que comparta todos los costos y tenga la experiencia y el compromiso para tener éxito; asegúrese de que este proveedor tenga un departamento de instauración exitoso y sea lo suficientemente flexible para satisfacer las necesidades de todas las funciones de MRO de la planta.
• el proveedor debe ofrecer servicios de gestión de activos, análisis de números de referencia SKU y un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) y tener un compromiso corporativo para alcanzar el éxito en la gestión de la cadena de suministros de MRO in situ.
• dígale al proveedor el precio que pagará y que cumple con sus objetivos de reducción de precios; no se aparte de la cotización.
• prepare una declaración de trabajo con el proveedor seleccionado que resuelva su situación de suministro de MRO.
• exija indicadores clave de resultados (KPI) con incentivos que aseguren el éxito.
• consiga la cooperación y el apoyo de todas las disciplinas de la planta.
• ¡Instaure apropiadamente! Una instauración deficiente es una de las principales causas del fracaso.
• audite, mida, informe y mantenga.

Al hacerlo, tendrá tiempo libre para enfocarse en sus principales oportunidades de negocios: sus áreas de especialización. La situación del MRO se resuelve con un costo total de propiedad (TCO) óptimo. Se liberará del lado malo del MRO a la vez que obtiene un control de clase mundial de las contribuciones de MRO a la confiabilidad de la planta.