La gestión de activos: ¿una expresión de moda o un generador de valor?

La gestión de activos es la ciencia de tomar decisiones acertadas y optimizar la entrega de valor.

Introducción a la Gestión de Activos

¿Es la gestión de activos (AM, por sus siglas en inglés) una expresión de moda o una iniciativa administrativa pasajera? La gestión de activos se está convirtiendo en un término de uso frecuente en la industria alrededor del mundo. Y es un término usado tanto por ingenieros y diseñadores como por planeadores y reguladores de instalaciones.

Desafortunadamente, el término está desarrollando los síntomas iniciales de una expresión de moda. Esta tendencia es peligrosa en diferentes aspectos. Primero, los dueños y gerentes de activos pueden ver este término como algo nuevo que potencialmente les implicará realizar una tarea adicional y costosa. Y segundo, algo que probablemente es más importante, el concepto en sí pierde contundencia e impacto si se convierte en una expresión de moda. Una novedad fastidiosa y pasajera que esperan desaparezca pronto. Sin embargo, ninguna de estas dos ideas puede estar más alejada de la realidad. La gestión de activos no es algo nuevo ni es, al menos así lo esperamos, una moda pasajera. Es una realidad que añade valor real si se hace de manera adecuada. La gestión de activos es la ciencia de tomar decisiones acertadas y optimizar la entrega de valor.

Además, hemos notado que la mayoría de compañías que se dedicaban únicamente al mantenimiento de maquinaria o hacían parte del campo de la confiabilidad, ahora se han convertido en compañías de gestión de activos o han añadido “gestión de activos” a su nombre. Si usted hace una búsqueda sobre gestión de activos por Internet, obtendrá más de 101 millones de resultados. De esos resultados, el 90 % de las entradas están relacionadas con compañías o proveedores de servicios financieros o similares.

Entonces, ¿qué es a fin de cuentas la gestión de activos?, ¿por qué hay tantas personas que no saben nada sobre ella? y ¿por qué algunas compañías están tratando de unirse a la tarea de la gestión de activos con tanto afán? Este artículo le ayudará a entender qué son los activos y la gestión de activos y cómo estos pueden añadir valor.

Para empezar, la gestión de activos no es algo nuevo y su práctica ofrece beneficios tangibles a corto y a largo plazo cuando se adopta como parte de una estrategia coordinada.

El diccionario en línea BusinessDictionary define la palabra activo de la siguiente manera: “Algo de valor que es propiedad de una entidad, la cual se beneficia de tenerlo o usarlo para generar un ingreso. Un activo puede ser algo físico, como dinero, maquinaria, inventarios, terrenos y edificaciones”. Por su parte, The Uptime® Elements™ Dictionary for Reliability Leaders and Asset Managers, que aún no se ha traducido ni publicado en español, define la palabra activo como: “Un objeto, con valor potencial, propiedad de una organización que lo usa para crear valor y del cual la organización se responsabiliza de cuidar. Su valor puede ser tangible o intangible, monetario o no”. La Norma de Gestión de Activos ISO55000 establecida por la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) define un activo como: “Ítem, objeto o entidad que tiene valor real o potencial para una organización”.

El Institute of Asset Management (IAM, por sus siglas en inglés) expone que la gestión de activos envuelve el balance de costos, oportunidades y riesgos contra el desempeño deseado de los activos para alcanzar los objetivos organizacionales. Este balance puede necesitar ser calculado durante diferentes periodos de tiempo. La gestión de activos permite la aplicación de acercamientos analíticos para el manejo de un activo a través de las diferentes etapas de su vida activa. Un objetivo común es minimizar el costo de los activos durante todo su ciclo de vida activa; sin embargo, podrían existir otro tipo de factores críticos, como la continuidad de riesgo o del negocio, que deben ser considerados para tomar esta decisión.

Estrategia basada en el desempeño vs. Estrategia basada en el valor

En el pasado, la estrategia de mantenimiento se había limitado al manejo de maquinaria (activos). Usted realiza mantenimiento preventivo (PM, por sus siglas en inglés) en los activos para reducir las fallas o estos se mandan reparar lo más pronto posible cuando se dañan. Además, usted también trata de usar mantenimiento basado en condiciones (CBM, por sus siglas en inglés) cuando es una opción viable. El objetivo de esta estrategia es asegurarse que la maquinaria siga trabajando. Algunos llaman a esta modalidad una “estrategia basada en el desempeño”. Con esta estrategia usted sigue arreglando la maquinaria continuamente y a cualquier costo para asegurar que esta siga fabricando productos o proveyendo servicios. Sin embargo, y en realidad, esta estrategia es un desafío que puede costarle bastante.

Figura 1: Estrategia basada en el desempeño vs. estrategia basada en el valor

Si su equipo de confiabilidad en mantenimiento hace parte del proceso de desarrollo de la maquinaria (activos) desde el principio, es decir que su equipo forma parte de la fase de adquisición de la maquinaria, entonces ellos podrán proveerle a usted aportes valiosos referentes a las especificaciones escritas y el diseño de soporte de la maquinaria. Esto asegurará que los activos sean diseñados desde una perspectiva de confiabilidad, disponibilidad, mantenibilidad, seguridad y sostenibilidad (RAMS², por sus siglas en inglés). Al mismo tiempo, su equipo podría involucrarse en las fases de construcción, instalación y comisión de los activos. Los operadores y personal de mantenimiento necesitan estar comprometidos y entrenados apropiadamente antes que los activos entren en funcionamiento. Estos mismos individuos necesitan saber cómo operar o realizar mantenimiento a los activos de manera adecuada, es decir, correctamente. Además, ellos deben entender cómo no dañar ni emplear indebidamente los activos mientras los usan.

Estudios han indicado que más del 40 por ciento de las fallas de activos son causadas por omisiones o errores operacionales. Es necesario entender bien cómo funcionan los activos ya que esto puede ayudar a reducir a un mínimo este tipo de fallas. Por lo tanto, es importante crear una cultura de apropiación con respecto a los activos. A partir de este concepto, el operador se convierte en “dueño” de la máquina/activo que él o ella está operando. Esta aproximación crea una mentalidad diferente, en la que los operadores cuidan la maquinaria como si fuera suya. De esta forma, la maquinaria es mantenida desde una perspectiva de costos o gastos a lo largo de su ciclo de vida. Este concepto o estrategia de administración de maquinaria es lo que llamamos gestión de activos (AM, por sus siglas en inglés).

La gestión de activos es un proceso sistemático de implementación, operación, mantenimiento, actualización y desecho de activos de una manera rentable. La Norma ISO55000 define la gestión de activos como: “Actividad coordinada de una organización para obtener valor a partir de los activos”. Por tanto, la gestión de activos es una estrategia basada en el valor. Esto significa que usted trata de hacer lo correcto, con respecto a los activos, desde el momento en el que bosqueja ideas sobre los activos hasta el momento en el que los desecha con el fin de obtener el valor posible máximo a lo largo de su ciclo de vida. Usted los diseña, construye, opera, mantiene y actualiza de forma correcta, para que a lo largo de su vida activa estos activos le cuesten a usted menos. Esta aproximación difiere completamente de aquellas estrategias anticuadas en donde las decisiones se toman dependiendo del desempeño de los activos y se realizan cueste lo que cueste, especialmente durante las fases de operación y mantenimiento (O&M, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, los operadores pueden haber abusado de los activos para fabricar más productos y así alcanzar los requerimientos de producción o tal vez sus activos han tenido más fallas debido a un diseño deficiente, mala instalación, entre otros casos.

Figura 2: Los 10 aciertos para la gestión de activos

Para establecer una buena estrategia de gestión de activos usted debe utilizar un plan de diez puntos llamado 10 Rights of Asset Management (en español podríamos referirnos a “los 10 aciertos para la gestión de activos”) que se muestra en la Figura 2. Este plan incluye:

Sin embargo, usted no solo tiene que reconocer las cosas que debe hacer de forma acertada. Diariamente usted debe fomentar, educar, recordar y practicar estos 10 puntos junto a su equipo de trabajo. De esta manera, usted está atento a realizar mejoras donde no se habían considerado anteriormente y, al mismo tiempo, usted se convierte en el promotor de la ciencia de la gestión de activos y su uso.

Beneficios

La implementación de “los 10 aciertos de la gestión de activos” asegura un proceso sólido de AM que provee los siguientes resultados:

• fallas mínimas y alta confiabilidad;
• mayor tiempo de funcionamiento y disponibilidad;
• menores tasas de accidentes con acciones y procedimientos más seguros;
• repetibilidad de procesos;
• menores costos totales de posesión durante el ciclo de vida de los activos;
• mayor confianza; y
• accionistas muy satisfechos.

La gestión de activos no es una expresión de moda pasajera. A través de la implementación de “los 10 aciertos de la gestión de activos” usted ayudará a mejorar el balance de su compañía. Gracias a los resultados obtenidos, los accionistas apoyarán y seguirán los procesos necesarios para cumplir a conformidad la norma ISO55001. Este proceso de “los 10 aciertos de la gestión de activos” hará que los accionistas y trabajadores se comprometan a trabajar en conjunto y, de esta manera, su compañía se convierta en un creador de valor a través de la toma o aprobación de decisiones acertadas.

Referencias

1. Gulati, Ramesh and O’Hanlon, Terrence. 10 Rights of Asset Management: Achieve Reliability, Asset Performance and Operational Excellence. Fort Myers: Reliabilityweb.com, April 2017.
2. Davies, Rhys and Humphrey, Danielle. ISO55000 Asset Management – A Biography. Fort Myers: Reliabilityweb.com, December 2016.
3. Gulati, Ramesh. Uptime® Elements™ Dictionary for Reliability Leaders and Asset Managers, Second Edition. Fort Myers: Reliabilityweb.com, March 2017.
4. Gulati, Ramesh. Maintenance and Reliability Best Practices, Second Edition. New York: Industrial Press, August 2012.
5. The Institute of Asset Management (IAM), https://theiam.org/
6. The International Organization for Standardization (ISO), https://www.iso.org/home.html