Conozca la diferencia entre EAM y CMMS

El mercado actual está repleto de cientos de sistemas de software, cada uno intentando posicionarse como la solución perfecta de mantenimiento y gestión de activos. No obstante, no todos son iguales. Comprender la diferencia entre un Sistema de Gestión de Activos Empresariales (EAM) y un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) y aprender a distinguirlos, entre todo el despliegue publicitario, es clave para abrirse camino entre la multitud con el fin de encontrar el sistema de información de activos ideal para su negocio.

Los sistemas EAM y CMMS, ¿no son lo mismo?

El mercado para software de mantenimiento y gestión de activos está dominado principalmente por dos tipos de productos: Sistemas de Gestión de Activos Empresariales (EAM) y Sistemas Computarizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS). Los dos términos se usan mucho, pero no queda del todo claro cuál es la diferencia, en especial cuando está intentando decidir qué sistema de software quiere comprar para su negocio. Y no ayuda a esclarecer la confusión el hecho que muchos productos CMMS verdaderos han empezado a promocionarse como sistemas EAM o como sistemas EAM/CMMS híbridos.

En la superficie, estos productos realizan afirmaciones similares y pareciera que también se desempeñan igual. Todos se orientan al mantenimiento; todos ofrecen suscripciones basadas en la nube; y la mayoría ofrece funciones adicionales como gestión de inventario y registro de activos. Algunos paquetes de software de CMMS incluso ofrecen funciones que tradicionalmente se han visto en el dominio de los sistemas EAM, como la compra de módulos o herramientas de gestión de sitios múltiples. Esto hace que nos hagamos dos preguntas importantes. En el mercado actual, donde la arquitectura web y las aplicaciones móviles son típicas y el soporte para sitios múltiples se está volviendo cada vez más común, ¿existe alguna diferencia notable entre un sistema EAM y un CMMS? ¿Hemos alcanzado un punto en que las líneas están tan borrosas que son básicamente lo mismo?

Las respuestas son: sí, hay una diferencia; y no, no son lo mismo. Seamos claros: no todos los productos que afirman ser un sistema EAM tienen verdadera funcionalidad EAM. Si bien es cierto que la línea entre EAM y CMMS no está tan claramente definida como hace 20 años, estos dos tipos de software siguen teniendo diferencias grandes en cuanto al abordaje y la funcionalidad.

¿Qué es un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS)?

Un CMMS está diseñado para ser exactamente lo que indica su nombre: un sistema computarizado de gestión del mantenimiento. Estos sistemas surgieron en la década de 1960 como una tecnología para gestionar órdenes laborales con tarjetas perforadas en lugar de gabinetes para documentos y archivos. Aparecieron como software informático en la década de 1980. A medida que estos sistemas evolucionaron, se agregaron más funciones para respaldar una gama más amplia de necesidades empresariales. En la actualidad, la mayoría de los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento cuentan con una especie de gestión de mantenimiento preventivo (PM), activos e inventario, además de funcionalidad móvil. Muchos ofrecen funciones adicionales, como gestión de proyectos, soporte para sitios múltiples o la posibilidad de comprar partes de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) desde un catálogo en línea sin salir del CMMS.

Más allá de su amplio rango de capacidades, la gestión de mantenimiento sigue siendo el eje de un paquete de software de CMMS. Los productos de CMMS más pequeños se enfocan exclusivamente en órdenes de trabajo y registro de equipos. Incluso hasta los más grandes no están diseñados para brindar mayor funcionalidad fuera de la gestión de mantenimiento y de materiales de MRO. Este enfoque limitado tiene sentido dado su historial y, en algunas situaciones, incluso puede considerarse una ventaja. Los CMMS son herramientas especializadas y simplificadas para gestionar las operaciones de mantenimiento. No están diseñados para satisfacer las necesidades de gestión de activos de toda la organización. Esto deja brechas, pero las empresas pueden resolverlas al integrar sus CMMS con otros sistemas de software que proporcionen servicios, como organización, compras y contabilidad.

Un CMMS es una solución atractiva para pequeñas operaciones de mantenimiento que necesitan una forma simple para gestionar órdenes de trabajo, registro de equipamiento o maquinaria y partes de repuesto. Estos sistemas no pueden hacerlo todo, pero a menudo cuestan menos que sus primos más grandes y poderosos: los sistemas EAM.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos Empresariales (EAM)?

Como el nombre lo sugiere, los sistemas EAM fueron diseñados para ser plataformas unificadas para gestionar los activos físicos de una organización a lo largo de la empresa. Salieron a escena después de los sistemas CMMS, una vez que la tecnología de red les permitió a las compañías vincular sistemas informáticos entre varios sitios. Los sistemas EAM incluyen capacidades de gestión de mantenimiento, pero tienen en cuenta el costo total de propiedad (TCO) de los activos físicos de una empresa. Además, brindan una variedad más amplia de funciones para rastrear, gestionar y analizar el desempeño de activos y los costos a lo largo de todo el ciclo de vida del activo físico, desde la adquisición hasta el desmantelamiento y todo entre medio.

Debido a que están diseñados para las empresas, los sistemas EAM prestan servicio a cada faceta de una organización que esté relacionada con la gestión de activos. Esto incluye funciones como el mantenimiento y el inventario de MRO, pero también abarca la adquisición de MRO; gestión de ingeniería y de proyectos; contabilidad; operaciones; gestión de la confiabilidad; seguridad y cumplimiento; e incluso inteligencia empresarial (BI) para respaldar la planificación estratégica a nivel empresarial.

El resultado de este diseño integral es un sistema individual que contiene toda la información sobre los activos físicos de una organización. Historiales de reparación, uso de energía, costos de ciclos de vida, registros de garantías, catálogos de partes, órdenes de compra, registros de auditoría y más; todo se almacena en el mismo sistema al que tiene acceso cualquier departamento. El departamento de mantenimiento puede usar el sistema EAM para gestionar las órdenes de trabajo y los registros de equipos. El departamento de gestión de materiales MRO puede usarlo para gestionar depósitos e inventarios. El departamento de adquisición de MRO puede usarlo para gestionar solicitudes de propuestas (RFP), contratos y órdenes de compras. El departamento de contabilidad puede usarlo para gestionar presupuestos y facturas de MRO. Debido a que es un solo sistema, todos acceden a los mismos datos; datos que se acumulan de distintas fuentes a lo largo de la organización y se actualizan al instante.

Desde que debutaron en la década de 1990, los sistemas EAM han sido la solución elegida por distintas organizaciones con uso intensivo de activos y que necesitan gestionar una gran cartera de activos físicos en múltiples ubicaciones. No obstante, en la última década, estos sistemas han sido ampliamente usados por pequeñas y medianas empresas (SMB) que quieren aprovechar las funciones agregadas de optimización del desempeño y gestión de costos que ofrecen los sistemas EAM. Con la llegada de los modelos de distribución de software como servicio (SaaS), el costo de poseer un sistema EAM se ha vuelto competitivo con el de CMMS. Además, debido a sus funciones adicionales, a menudo, el sistema EAM es la opción más rentable, incluso para operaciones pequeñas.

Figura 1: Un sistema EAM brinda servicios para todas las funciones empresariales que desempeñan un papel en la gestión de activos.

EAM y CMMS: diferentes enfoques para la gestión de activos

Como habrá notado, los sistemas CMMS y EAM tienen objetivos similares y comparten algunas de las mismas funciones, aunque los sistemas EAM ofrecen una variedad más amplia de características. Lo que los distingue realmente es su filosofía y alcance. Un CMMS se enfoca en el mantenimiento, mientras que un sistema EAM adopta un enfoque integral, incorporando varias funciones empresariales. Un CMMS comienza a realizar el rastreo después de que se compró e instaló un activo, mientras que un sistema EAM puede rastrear todo el ciclo de vida del activo físico, comenzando por el diseño y la instalación. Un CMMS está diseñado para gestionar una sola ubicación u ofrece soporte limitado para sitios múltiples. Por su parte, un sistema EAM viene con funciones extensas para gestionar empresas y sitios múltiples.

Un sistema EAM es más que solo un CMMS reforzado. Es una herramienta integral para gestionar activos físicos y maximizar su desempeño en la empresa. Es un CMMS combinado con un sistema de gestión de inventario, un sistema de gestión de compras, un sistema de gestión de documentos, un sistema de contabilidad, un sistema de gestión de proyectos, herramientas de gestión de sitios múltiples, herramientas de gestión de desempeño y herramientas de BI, todos integrados en una sola pieza de software.

Las organizaciones que toman en serio la gestión de activos confían en los sistemas EAM para realizar su trabajo porque estos ofrecen un conjunto de funciones amplias, potentes y unificadas que necesitan las operaciones que usan muchos activos para aprovechar al máximo los activos físicos que tienen. Por eso resulta engañoso describir un CMMS como un sistema EAM; la diferencia entre ambos es más que algunas pocas funciones adicionales. Son dos tipos de productos de software distintos que representan dos enfoques diferentes de cómo gestiona una organización sus activos.

¿Cuál es el sistema ideal para su empresa?

Para las grandes organizaciones con sitios múltiples y muchos activos, los sistemas EAM son la opción obvia. Son la única herramienta en el mercado que combina capacidades potentes de mantenimiento y gestión de activos con funciones de avanzada para el rastreo y análisis de costos del ciclo de vida, soporte empresarial para varias empresas y ubicaciones y funcionalidad para departamentos que no son MRO, como contabilidad e ingeniería. Los sistemas EAM también ofrecen la misma variedad de opciones de integración que los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento, conectando a la empresa de sistemas de BI en la cima con sistemas de control de supervisión y adquisición de datos (SCADA) y sistemas de automatización de edificios (BAS) en la base.

Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas (SMB), la opción no siempre es tan clara. La mayoría de los sistemas CMMS son más que capaces para manejar las necesidades de gestión de mantenimiento e incluso los requisitos de inventario de MRO de operaciones pequeñas. Suelen costar menos que los sistemas EAM. Si lo que está buscando es instaurar un programa de mantenimiento preventivo (PM), quizás el CMMS sea la mejor opción. Pero incluso para operaciones pequeñas, hay motivos sólidos para tener en cuenta un sistema EAM.

Si tiene planes de crecimiento, necesita una herramienta que pueda crecer a la par. Un CMMS es genial para operaciones pequeñas, pero no es tan bueno al momento de brindar soporte para las necesidades de una empresa en crecimiento. Si está pensando en agregar otro sitio, por ejemplo, necesita la funcionalidad empresarial de un sistema EAM. O, si decide el próximo año poner en marcha un programa de mantenimiento centrado en confiabilidad (RCM), querrá contar con las herramientas de análisis de fallas que brinda un sistema EAM. Quizás un CMMS satisfaga sus necesidades inmediatas, pero un sistema EAM le brindará herramientas para seguir mejorando el desempeño a largo plazo.

Si quiere adoptar un enfoque integral para la gestión de activos —uno que tenga en cuenta el costo total de propiedad (TCO) y busque maximizar el valor a lo largo de todo el ciclo de vida del activo físico—, entonces necesita la funcionalidad profunda y la mentalidad empresarial que viene con un sistema EAM. La gestión de activos va más allá del mantenimiento para abarcar todas las funciones de la empresa que funcionan en conjunto. Necesita una plataforma de software que satisfaga las necesidades de toda la operación, no solo de una función. Un sistema EAM ofrece las herramientas para rastrear costos, gestionar recursos y optimizar el desempeño a lo largo de toda la organización.